Het was al een dagje eerder bekend, maar vandaag, 14 september 2011, lees ik in De Volkskrant dat alle senatoren van de Eerste Kamer een iPad hebben gekregen. Men neemt afscheid van de papieren stukken. De iPad is voorzien van een speciale app. Met een ‘krijtje’ waarmee digitaal aantekeningen kunnen worden gemaakt. Een interessante ontwikkeling. Met de foto erbij roept het artikel bij mij echter wel een beetje het beeld op van een digitaal leitje met een digitaal krijtje. Maar toch, een…

In de Automatiseringsgids van 9 september staan twee interessante items. Het ene item gaat over de “Digitale ‘zolder’ maakt cloud milieuramp” en het andere item “Documentmanagement nu nog in huis”.

In de ‘cloud zolder’ komt nu –en straks nog veel meer- digitale rotzooi, zowel qua applicaties als qua informatie. Kort door de bocht worden vier strategieën aanbevolen om dit te lijf te gaan:…

Googelen lijkt heel eenvoudig, het is zelfs een werkwoord in de Nederlandse taal geworden. Google is sinds enkele jaren geheel ingeburgerd in onze maatschappij. Het vinden van informatie blijkt echter ook met google een vak apart.

Bij jongeren zou je veronderstellen dat die in tegenstelling tot de oudere generaties nog beter in staat zijn informatie te zoeken en vinden.  Dat blijkt volgens een artikel in de NRC afgelopen week tegen te vallen. Sterker nog Ewoud Sanders, vaste…

Digitalisering van documenten verandert soms de juridische bewijskracht. Hoe zit dat precies en wat kun je doen om "goed te zitten" bij de rechter?

Archiveren moet

U bent wettelijk verplicht om een administratie bij te houden waaruit te allen tijde uw rechten en plichten blijken. U wilt dat zelf ook doen, omdat u bij een geschil wilt kunnen aantonen dat u juist hebt gehandeld. In de regel moet u stukken 7 jaar bewaren (voor bedrijven). Voor de overheid gelden…

Kwaliteit randstedelijke digitale archivering onder druk

Het provinciale archieftoezicht heeft tot goede resultaten geleid: 93% van alle gemeenten in de Randstad zijn eind 2010 aangesloten bij professionele archiefdiensten of hebben een eigen archivaris benoemd. De publieke belangstelling voor archieven is de laatste jaren flink toegenomen, gestimuleerd door de nieuwe publieksfuncties en websites bij veel archiefdiensten. Wel zijn er zorgen over de voortdurende…

Wat  houden die veranderingen in ? Allereerst BREED zelf, er komt een nieuwe lay-out en themadossiers worden aangelegd. De veranderingen in de informatiewereld om ons heen worden veelvuldig besproken. Papierloos vergaderen door gemeenteraadsleden bijvoorbeeld, maar ook de archivering van social media en Het Nieuwe Werken, ook wel HNW genoemd. Wat  is de rol van de informatiespecialist ? Moet die blij zijn met een ramp om die rol te kunnen spelen ?

Wat de toekomst…

U bent verantwoordelijk voor het archief en houdt twee archieven bij: een papieren archief en een digitaal archief. Vaak staat er ook nog dezelfde informatie in ook! Niet handig, wel duur. U kunt uw budget wel beter gebruiken...

U hebt een machtiging nodig

Het liefst zou u archiefstukken alleen nog digitaal willen…

In juni 2011 was nog slechts twintig gemeenten in Nederland klaar met de koppeling GBA en BAG.  gemeenten zijn bronhouders van beide registraties. Met de koppeling kan het GBA gebruik maken van de authentieke adressen uit de BAG. Andersom kan de BAG voor het GBA signalen afgeven, die consequenties hebben voor het GBA.

In sommige gemeenten is het GBA ook gekoppeld met het DMS, maar ook sociale diensten zijn afhankelijk van de juiste registraties in deze systemen.  De actuele stand van…

Documentaire informatievoorziening en het archief hebben een imagoprobleem. Zoals zoveel ondersteunende diensten van een organisatie is de afdeling DIV volkomen onzichtbaar. Totdat er iets misgaat.…

In Nederland zijn er twee wetten, die de toegang tot de overheidsinformatie regelen,de WOB en de Archiefwet 1995. Er zijn ooit plannen geweest om beide wetten ineen te schuiven naar een Algemene Wet op de Overheidsinformatie, maar dat heeft het niet gehaald.

Een burger kan beroep doen op de WOB wanneer de informatie nog niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De burger heeft op grond van de WOB recht op informatie, niet op inzage van de documenten zelf. In principe zijn…

Er worden binnen en buiten BREED vaak vragen gesteld over de beleidsregels vervanging.  Dit alles heeft mede te maken met de verandering van het provinciale archieftoezicht in het kader van de commissie Oosting. Hiervoor worden de provincie- en gemeentewet aangepast.

 …

Gisteren donderdag 30 juni vond het symposium e-depot plaats. Toevallig of niet, alle deelnemers namens de VNG, Rijk, IPO en waterschappen kregen aan het einde van de dag een hardcopy mee van de archiefvisie. De NRC berichtte gisteren er over onder het kopje 'twitteren voor het nageslacht'. Bekend is dat digitale informatie snel vervliegt en dat hiervoor adequate maatregelen nodig zijn.…

Na het papierloos werken is er nu ook sprake van papierloos vergaderen.  Vanaf juni 2010 heeft er een pilot gedraaid bij de gemeenteraad Tilburg om te kijken of dit mogelijk is.

Spelregels:

• Per fractie nam één lid deel aan de proef;
• Als tablet werd voor de iPad gekozen, document distributie via Notubox en Dropbox;

            De iPads werden geleased.

• De proef…

De taak van de Erfgoedinspectie is de bewaking op nationaal niveau over een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed en over de informatiehuishouding bij de centrale overheid middels een toezichtfunctie. Vorige week publiceerde de inspectiedienst het jaarverslag 2010.

Bij de rijksoverheid schijnt de achterstand op papier niet in te lopen te zijn, dat terwijl de digitale ontwikkelingen op het gebied van de archieven en de informatiehuishouding in snel tempo verder gaan. Zo…

Deze uitspraak  citeerde Wouter Keller op het druk bezochte Zomerevent van KB en P vandaag in het Kurhaus. Zoals altijd was hij even prikkelend en ook komisch. De brede midoffice werd bepleit en een reis naar de gemeente Midden-Drenthe werd een ieder aangeraden. En dan die vervelende provinciale ? archiefinspecteur met eisen over substitutie, DIV medewerkers die dan…

"BREED is een netwerk voor kennisuitwisseling, discussie en best practices

op gebied van (D)IV, Records Management en Informatie Management. "

Zo luidt de doelstelling die op de homepage van dit platform prijkt. Iedereen is hier welkom om kennis en ervaring te delen met anderen. Delen, dat is brengen én halen. En dat gaat goed! Iedere organisatie is bezig met het oplossen van…

Het Waterschap Brabantse Delta organiseerde op dinsdag 24 mei een studiemiddag rondom het genoemde thema. De plaats van de bijeenkomst is werkelijk betoverd mooi, de kapel bij het Huis van Bouvigne in Breda. De organisatie had veel vragen van derden gehad over hoe zij nou het project Delta Digitaal deel  1 in de praktijk hadden vorm gegeven.  Het was one chance in a lifetime om er kennis van te nemen, na deze middag wil het…

Het vakgebied worstelt met de transitie van analoog naar digitaal. Hoe wordt de digitale handtekening van de te ontvangen stukken geborgd ? Wat doen we eigenlijk met digitale bestanden zoals cd's en dvd's ? Is het einde van de beleidsregel vervanging nabij met ingang van 1 januari 2013 ? Een wijziging van artikel 7 in de Archiefwet 1995 is in de maak. De gemeente Putten heeft de stap gezet om digitaal te gaan werken en er blijkt meer dan een handboek voor nodig te zijn om een papierloze…

Met enige regelmaat worden de highlights uit de discussies toegelicht in het blad Overheidsdocumentatie oftewel het OD. Dit nam voor kort Ton de Looijer voor zijn rekening. Ik heb het stokje overgenomen en de zaken die op BREED in maart aan de orde zijn gekomen als volgt aangeleverd als tekst op 9 april:

De teller op BREED staat op 850 leden op het moment dat ik de bijdrage voor het OD instuur.

 

Aan sommige vraagstukken aan BREED lijkt geen einde te komen zoals…

*Bericht van de Breed-redactie*

Per 1 januari 2011 heeft de “founding father” van Breed om persoonlijke redenen besloten zijn rol als redactielid en moderator van Breed stop te zetten.

Ton heeft samen met Yvonne Welings in 2008 deze “social community” opgezet. Zij gaven daarmee antwoord aan een groeiend regionale behoefte tot clustering van kennis en boden een makkelijk toegankelijke plaats om met vakgenoten van gedachten te wisselen. Al snel bleek…