Stand van zaken KPI en waarstaatjegemeente.nl

Stand van zaken KPI en waarstaatjegemeente.nl

Wijziging van procedure van uploaden/aanleveren KPI gegevens.

Bij aanvang van het openstellen van de archief KPI op waarstaatjegemeenten.nl (wsjg.nl) kon men na het aanvragen van een inlogcode het KPI excelbestand direct uploaden en verzorgde KING voor conversie en plaatsing op wsjg.nl. De conversie naar wsjg.nl verliep soms om verschillende redenen moeizaam en tijdrovend. Tevens bleek ook dat het protocol van de aanlevering van de gegevens vaak onvoldoende formeel was geborgd.

Het huidig protocol is als volgt.

  • Aanvragen van inlogcode op de website van wsjg.nl;
  • na ontvangst code inloggen, archieftoezicht selecteren en de KPI gegevens invullen. Deze gegevens kunnen worden overgenomen uit de het KPI excelbestand, en moeten worden ingevuld door een vakspecialist, bijvoorbeeld hoofd DIV of daarvoor aangewezen vakspecialist en na controle site afsluiten;
  • na afsluiting site genereert KING op basis van de ingevulde gegevens automatisch een generiek rapport. Dit rapport is na die na + 2-3 dagen zichtbaar voor betreffende gemeente binnen hun eigen inlogomgeving.
  • alle gegevens zijn nu gereed voor controle en definitieve accordering door de interne toezichtcoördinator;
  • na controle en akkoord kan toezichtcoördinator met de daarvoor bestemde akkoordbutton de formele goedkeuring geven;
  • deze formele accordering is voor KING het signaal om de gegevens op waarstaatjegemeente.nl te plaatsen.

 

Doorontwikkeling KPI en wsjg.nl

De KPI excelversie zoals die vanaf januari 2014 van de VNG site is te downloaden bevat nog onvolkomenheden die worden gemuteerd. Deze verbeterde versie kan vanaf januari 2015 worden gedownload. Om versieverwarring is er voor gekozen om niet telkens tussentijdse versies te vervangen. Daarnaast heeft Het landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) aangegeven dat de huidige KPI indicatoren zoals deze op wsjg.nl worden weergegeven niet toereikend voor de verticale toezichthouder (provincie).  

Inmiddels zijn de VNG, KING en LOPAI in overleg om te kijken op welke manier de indicatoren voor dit doel kunnen worden verbeterd.

 

Beoogde situatie vanaf januari 2015

  • De zoekstructuur van wsjg.nl zal worden verbeterd zodat het navigeren naar de afzonderlijke toezichtdomeinen waaronder de Archiefwet wordt vereenvoudigd.
  • Afhankelijk van de resultaten van het overleg tussen VNG, KING en Lopai zullen de KPI indicatoren voor wsjg.nl wellicht enige aanvullingen of andere wijzigingen ondergaan.
  • Het huidige te downloaden KPI excelbestand zal worden vervangen door een geactualiseerde versie. Deze versie zal worden voorzien van een sheet die de resultaten 1:1 weergeeft zodat deze eenvoudig en snel zijn in te voeren op wsjg.nl, ongeacht in welke vorm deze worden opgevraagd (huidige of app).

 

Zie voor de huidige presentatie op wsjg.nl de volgende links:

-         Selecteer een gemeente en vervolgens het toezichtdomein voor de rapportageweergave.

-         Selecteer: Instrumenten -> Toezichtinformatie -> Dienstverlening -> Archiefwet voor de benchmarkweergave.   

Weergaven: 658

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Marius Jansen op 18 April 2016 op 8.28

Zie dat de tekst hier en daar helaas is versprongen. De functie waarbij je na toevoeging nog enkele minuten kreeg om de tekst te bewerken voordat deze definitief werd gepubliceerd. Deze functie kon ik nu niet meer vinden. Maar misschien zie ik iets over hoofd.

Reactie van Marius Jansen op 18 April 2016 op 8.19

Archief KPI E-formulier versie april 2016 beschikbaar

Het heeft lang op zich laten wachten, maar eindelijk is het dan zover, de geactualiseerde versie van het E-formulier archief KPI is vanaf nu te downloaden op de websites van Brain en de  VNG. De versie van januari 2014 is vervangen door een geactualiseerde versie van april 2016.

 

Waarom het op zich liet wachten

Zoals al eerde in mijn blog van oktober 2014 beschreven waren er wat problemen met waarstaatjegemeente (WSJG). Voornamelijk de uploadprocedure van het e-formulier wat problemen en kende het e-formulier enkele onvolkomenheden. Tevens was KING bezig de website van WSJG opnieuw in te richten, was de rapportweergave een tijd uit de lucht en was ook de uitvraag aan herziening toe. Daarnaast hebben in de loop van 2014 en 2015 veel gebruikers hun ervaringen, geconstateerde fouten en suggesties ter verbetering met ons gedeeld, en zijn deze voor zover mogelijk verwerkt in de nieuwe versie. Om versieverwarring te voorkomen is gekozen om de vervanging samen te laten vallen met het beschikbaar komen van de nieuwe website en uitvraag van KING. In maart zijn deze beschikbaar gekomen, dus ook het moment om de versie 2014 te vervangen door de versie 2016.

 

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen

  •     Gedeelde ervaringen en suggesties van gebruikers zijn voor zover                  doorgevoerd.
  • ·        Aangepaste kleurfunctionaliteiten maken directer zichtbaar of er sprak is van taakverwaarlozing (TVW) of risicoaandacht vraagt. TVW van toepassing op 43 KPI vragen indien niet aan eis kan worden voldaan.
  • ·        Enkele hulpsheets zijn vervallen/verwijderd en vervangen door een sheet die beter en gebruiksvriendelijke aansluit op de uitvraag van WSJG.
  • ·        De sheet “handleiding” is aangepast en zijn de functies en betekenis van de afzonderlijke (hulp)sheets uitvoeriger toegelicht. Het is aan te raden deze eerst te raadplegen.
  • ·        Bij de sheet "Invulsheet-O" (overgebracht) zijn de indicatoren 1.1-1.6, 2.2.a/b, 3.2, 4.1-4.2 gegroepeerd verborgen omdat deze al in de sheet "Invulsheet-NO" (niet overgebracht) zijn afgedekt en niet in verschillende antwoorden kunnen resulteren (doublering).
  • ·        De hulpsheets ‘meterTB-NO’ en ‘meterTB-O’ zijn aangepast en voorzien van nieuwe titels respectievelijk: ‘% opgenomen NO’ en ‘% beschreven overgebracht O’. Belangrijkste aanpassing is de optie om aan te geven in welke eenheden de % zijn berekend (m1-GB-omvang zaken/dossiers). Feitelijk zeggen meters of GB’s niet zoveel het is meer een logistiek gevolg. De meest betrouwbare eenheid waarbij de vorm (analoog/digitaal) niet meer relevant is om het percentage vast te stellen is de omvang van het aantal processen/zaken/dossiers i.p.v. op basis van meters/GB-TB. De sheets zelf zijn voorzien van uitleg.
  • ·        De sheet ‘Uitvraag WSJG’ is voorzien van een veld voor een algemene toelichting op de WSJG indicatoren die kan worden overgenomen in de uitvraag van WSJG. O.m. op welke eenheid de percentages zijn gebaseerd, meters/GB of omvang geregistreerde processen/zaken.
  • ·        Het E-formulier wordt beveiligd beschikbaar gesteld om te voorkomen dat tijdens het invullen cellen die vaste waarden/formules bevatten niet per ongeluk worden gewijzigd/verminkt. Het wachtwoord om de beveiliging op te heffen is in de handleiding opgenomen.

 

Wat is het E-formulier niet

  • ·        Het is niet bedoeld als uploadfunctie voor WSJG (vervallen) of alleen om WSJG te voeden, maar biedt als extra service wel een sheet die na invulling de resultaten voor de 10 WSJG indicatoren genereerd die kunnen worden overgenomen voor het invullen van de uitvraag voor WSJG (in de praktijk een kwestie van minuten waardoor uploadfunctie geen toegevoegde waarde meer heeft, en voorkomt daarmee ook het risico van uploadfouten).
  • ·        De resultaten zijn niet geschikt als KPI verslag voor het college voor de raad, maar vormen wel de basis hiervoor. Het kan eventueel naar keuze wel als bijlage, geheel of op onderdelen, in het verslag worden opgenomen.

 

Wat is het e-formulier wel

  • ·        Een excelversie 1:1 van alle 94 KPI indicatoren van de VNG handreiking versie 2013. Een voor de gebruiker extra optie voor de praktische uitvoering van de KP Handreiking. De gebruiker blijft uiteraard vrij om de PDF-versie van de handreiking te gebruiken om alle antwoorden te verzamelen als basis voor het verslag.
  • ·        Een instrument dat de gebruiker de mogelijkheid biedt om alle indicatoren met ja-deels-nee kan beantwoorden, met de mogelijkheid voor een korte toelichting op de antwoorden.
  • ·        Vertaald de antwoorden van de 94 indicatoren naar resultaten in %, grafieken en maakt met kleurfuncties direct zichtbaar wanneer en in welke mate er sprake is van taakverwaarlozing (bij 43 KPI’s).
  • ·        De resultaten bieden de basis voor het op te stellen KPI verslag voor het College aan de raad.
  • ·        Het kan eventueel naar keuze als bijlage, al dan niet op onderdelen, in het verslag worden opgenomen, of voor intern gebruik gedeeld/aangeboden.
  • ·        Bij een volgende KPI cyclus kan het eerder ingevulde bestand weer als basis dienen en hoeven alleen die indicatoren worden aangepast waarvan de situatie is gewijzigd. Tijdsbesparing.

 

Relatie en verschillen tussen de 10 KPI groepen VNG Handreikingen de 10 WSJG indicatoren

  • ·        De KPI handreiking kent 10 KPI hoofdgroepen die op zich niet met ja, deels of nee zijn te bevestigen. Dat kan alleen bij de feitelijke 94 indicatoren met mogelijkheid voor toelichting.
  • ·        De 10 WSJG indicatoren hebben géén 1:1 relatie met de 10 KPI groepen van de handreiking.
  • ·        Deze indicatoren betreft slechts 10 kern KPI indicatoren van de 94 van de handreiking.
  • ·        Niet alle KPI hoofdgroepen komen terug op WSJG.
  • ·        Niet alle taakverwaarlozingscriteria komen in de WSJG indicatoren tot uitdrukking.

 

 

Alles blijft mensenwerken. Doen er zich zaken voordoen die aanleiding geven tot vragen of verbetersuggesties zijn deze van harte welkom, graag zelfs.

Succes!

Reactie van Yvonne Welings op 24 Oktober 2014 op 13.59

Er zijn natuurlijk altijd meerdere wegen die naar Rome leiden is een bekend spreekwoord. Maar wat is dan Rome,een goed bestuurlijk proces waarmee het informatiebeheer wordt verantwoord en die de basis vormt voor het toezicht door de provincie ? Of is er meer zoals de publicatie op waar staatjegemeente.nl. Het eerste doel staat voorop, het tweede is een afgeleide.

Standaardisatie is in ieders belang. Stel dat alle gemeenten in Nederland voor beide doelen gaan, dan staat nog de vraag open hoe gemeenten dat doen. We hebben het woordelijke KPI verslag, dat gangbaar is en het excell bestand ter ondersteuning op waarstaatjegemeente. Het uploaden van het bestand is sinds enige tijd niet meer mogelijk en is wachten op een betere versie begin 2015. Nu staat al vast dat het onderdeel overgebrachte archieven, dat al verouderd was bij de introductie, niet wordt verbeterd. Er zijn veel suggesties in 2011 aangedragen om tot verbetering te komen, die niet altijd zijn gehonoreerd. Een voorbeeld, DIVA bijvoorbeeld bestaat al sinds eind 2010 niet meer.

Het is nu twee jaar geleden dat de Wet Generiek Toezicht is ingevoerd en het is goed om te evalueren wat is goed gegaan en wat kan beter en vooral hoe ? Behalve de inbreng van het oude LOPAI ontbreekt draagvlak om verbeteringen aan te dragen uit het veld en het excell bestand wordt door veel gemenetelijke inspecteurs niet gebruikt. M.i. is het ook een signaal dat minder dan 10% van gemeenten gebruik heeft gemaakt van het uploaden. Biedt het een toegevoegde waarde voor gemeenten ?

En als je dat kiest voor het afgeleide doel op waarstaatjegemeente.nl, is het dan veel efficiënter dat er rechten komen voor de toezichthouders om rechtstreeks in te voeren op de website van KING i.p.v. eerst een formulier invullen. Dat zijn met recht vragen , die je kunt stellen. Je kunt je tijd maar een keer besteden en dat doe je dat het liefst zo efficiënt mogelijk.

Om tot een beter product komen , dat door gemeenten gebruikt zal worden, is inbreng niet alleen nodig van archiefinspecteurs, maar van medewerkers die verantwoordelijk zijn het informatiebeheer en gemeentearchivarissen, die expertise hebben op het gebied van beheer van statische archieven. Die kunnen heel fris naar verbeteringen kijken.

Samen met de gehele keten kom je m.i. tot een beter product. Dat moet wel georganiseerd komen, dat gebeurt niet vanzelf.

Reactie van Marius Jansen op 23 Oktober 2014 op 22.56

@Mark: Ook de toegankelijkheid en navigatie moet vanaf januari 2015 zijn verbeterd. Nu is dat inderdaad nogal zoeken. Dat kom ook omdat waarstaatjegmeente twee webadressen gebuikt, www.waarstaatjegemeente.nl/instrumenten/toezichtinformatievoor de rapportweergave en https://wsjg.databank.nl/quickstep/ voor de benchweergave. Waarom weet ik niet. 

Reactie van Marius Jansen op 23 Oktober 2014 op 21.22

Om misverstanden te voorkomen. Er is geen sprake van dubbele invulling wanneer je een KPI excelbestand gebruikt. Het idee dat je alle gegevens van een ingevuld KPI excelbestand nog eens over zou moeten doen voor wsjg.nl is een misvatting. Waarstaatjegmeente.nl vraagt slecht een 10-tal aspecten van de totale KPI.

De feiten op een rijtje:

KPI: ->10 hoofdgroepen -> 67 deelvragen/indicatoren -> 106 subvragen (totaal 173 vragen)

Wsjg.nl:  vraagt op dit moment hiervan slechts 10 antwoorden, alleen de vragen: 2.1.a/ 3.1.a/ 3.2.a/ 3.6.a / 5.1.a/ 5.3.a/ 6.1.a/ 7.2.a/ 7.3.a en 8.2.  

Een KPI invullen is in ieder geval een tijdrovende klus, met of zonder het gebruik van een excelbestand. Wanneer je in de veronderstelling verkeerd dat je het excelbestand zou moeten gebruiken om die 10 vragen voor wsjg te beantwoorden moet je het zeker niet doen.

Bovendien reikt het excelbestand nu juist deze antwoorden en % op een afzonderlijke sheet zodat je deze direct kan overnemen. Het bespaart je dan juist tijd.

 

Naar mijn ervaring dekken de KPI vragen de gehele levensketen van het archiefbeheer voldoende af. Voor de vragen mag het juist niet meer uitmaken in welke fase het archief zich bevindt (recordcontinuüm).

Een KPI stelt de vraag ook niet aan een archiefdienst maar aan een zorgdrager. De wet kent ook geen gemeentelijke archiefdiensten. Wel gemeentelijke zorgdragers die hun archief in goede, toegankelijke en duurzame staat moeten beheren in archiefruimten voor te bewaren archiefbescheiden en na 20 jaar in archiefbewaarplaatsen. Hoe de zorgdrager dit dan organiseert doet er eigenlijk niet toe. Een archiefdienst kan immers ook gewoon een gemeentelijke dienst zijn. Is dit geregeld in een GR of zelfs privaat dan blijft de zorgdrager nog steeds verantwoordelijk, ook al vult de archivaris als beheerder de KPI vragen in. Zit het daar dan niet goed moet het college daar verantwoording voor afleggen aan de raad en het IBT, niet de archiefdienst. Het college kan dan weer wel de archiefdienst aanspreken op tekortkomingen in de uitvoering. Of heeft dit zelf onvoldoende geborgd in protocollen of overeenkomst waarin dit goed geregeld had moeten zijn.

Maar concrete verbetervoorstellen die nu gemist worden voor overgebrachte archiefbescheiden zijn natuurlijk altijd welkom. Dan zal dit wel aan de ontwikkelaar/beheerder van de KPI worden gemeld zodat de handreiking kan worden aangepast. Die is leidend, het excelbestand volgt de handreiking slechts.

Reactie van Mark Hoogland op 23 Oktober 2014 op 15.44

@Marius, ik heb het voor elkaar gekregen. Maar die link die jij in het originele bericht hebt geplaatst valt slecht te vinden vanaf de website www.waarstaatjegemeente.nl. Blijft een nadeel van die website. Je bent binnen no-time de weg kwijt.

Goed dat meerdere gemeente het invullen. Meer delen is altijd goed. Ik moet nog wel zien wat we er echt aan hebben.

Reactie van Yvonne Welings op 23 Oktober 2014 op 15.06

Goed advies, wachten tot er betere versie is en afwegen of dat het invullen meerwaarde heeft t.o.v. de extra inspanning van het twee keer invullen !

Voor wat het overgebrachte deel van het excellbestand heb ik die meerwaarde tot op heden niet ervaren. Daar moet inhoudelijk nog echt veel aan verbeterd worden en dat wordt niet in de nieuwe versie van januari meegenomen.

Reactie van Marius Jansen op 23 Oktober 2014 op 14.42

Inmiddels hebben er ruim 30 gemeenten hun gegevens aangeleverd en juist de laatste maanden is dit toegenomen. Er zit dus een stijgende trend in. Je kan ervoor kiezen om het gebruik van het excelbestand los te laten, maar waarom zou je dat doen? Misschien onnodige excelvrees? Het excelbestand staat feitelijk op zichzelf en los van wsjg.nl. Bovendien moet je nog steeds alle KPI vragen beantwoorden en die blijven even moeilijk en lastig. Dat wordt niet veroorzaakt omdat deze vragen nu in een excelbestand worden gesteld. Die bevat dezelfde vragen 1:1 overgenomen van de Handreiking in PDF. De gevraagde
gegevens en kengetallen moet je toch in beeld brengen. Je wint niets aan inspanning, in tegendeel. Maar je verliest wel het gemak en inzicht/overzicht dat het excelbestand je biedt door alle gegevens in meer aansprekende matrixen, percentages en grafieken weer te geven. Ook handig om in je verslag te gebruiken. Misschien is het goed om de gebruiksvriendelijkheid van de versie vanaf januari
2015 af te wachten.

Reactie van Yvonne Welings op 23 Oktober 2014 op 13.02
Mark, het gebruik is inderdaad minimaal, ik meen 9 van de ruim 400 gemeenten.
In de ledenbrief VNG van september 2014 wordt gevraagd dit wel te doen. Ik vraag me af of je dat ook zonder het excellbestand te gebruiken dat kunt doen, uploaden is nl. niet meer mogelijk.
In de provinciale verordening van Noord-Brabant wordt het plaatsen van de toezichtinformatie op waarstaatjegemeente.nl gelijk gesteld met het toezenden van de informatie aan GS.
Reactie van Marius Jansen op 23 Oktober 2014 op 11.45

@Mark: Vermoedelijk heb jij per ongeluk op de link rapportweergave geklikt. Tenminste die krijg ik wanneer ik op jouw voorbeeldlink klik. Hier kan je alleen je eigen gemeente selecteren of een gemeente waarvan je weet dat die op wsjg.nl heeft aangeleverd.

Om te zien welke gemeenten hebben aangeleverd en om deze onderling te vergelijken moet je op de link Benchmarkweergave klikken. De staan alfabetische volgorde en niet op aangeleverde volgorde. Om alle gemeenten die hebben aangelever op een rij te krijgen moet gewoon het pijltje klikken boven de eerste indicator. Heb het net nog even op breed gecontroleerd en bij mij werk het gewoon.

Succes!

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden