Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

5 - Classificatie

Definitie: Samenvoeging van archiefbestanddelen tot één nieuw geheel met een eigen identiteit.
Waardering: Verplicht i.v.t.
Waardering Richtlijn: Verplicht
Herhaalbaar: Ja
Overerving: Ja
Toelichting:

Pas zoveel mogelijk classificatie op dossierniveau toe (vandaar dat de subelementen verplicht indien van toepassing zijn, d.w.z. indien van overerving geen sprake is).Laat het classificatieschema herkenbaar aansluiten op de processen en activiteiten. Maar zorg tegelijkertijd voor een stabiel classificatieschema, dat niet bij iedere wijziging van de processen hoeft te worden aangepast (zie ook 15C-2).

Koppel aan de klassen in het classificatieschema bewaar- en vernietigingstermijnen. Een archiefstuk erft de termijn van de klasse waarin het wordt geplaatst. Deze termijn kan op stukniveau worden aangepast, wanneer de situatie daartoe aanleiding geeft.

Advies: Tracht aan de klassen op vergelijkbare wijze ook andere informatie-eigenschappen te koppelen (Gebruiksrechten, Vertrouwelijkheid, Openbaarheid, etc.). Hiermee wordt bereikt dat dergelijke eigenschappen automatisch aan stukken worden toegekend.

Het element bestaat uit de subelementen:

Wanneer op een bepaald moment een nieuw classificatieschema wordt ingevoerd, worden bestaande stukken naar het nieuwe schema geconverteerd, waarbij de oude classificatie-informatie bewaard blijft. Dat betekent dat bij elk record waarbij de bestaande classificatie vermeld is, element 5.4 van een einddatum voorzien wordt en een tweede set aan elementen 5.1 – 5.4 van waarden voorzien wordt overeenkomstig de nieuwe classificatie. Element 5 is immers herhaalbaar.

Waardenverzameling: Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Voorbeelden: -

Weergaven: 600

Berichten in deze discussie

Het zou handig kunnen zijn om 5.3 en 5.4 samen onder te brengen in een “moeder-element”. Ik bedoel:

5 Classificatie
5.1 Code
5.2 Omschrijving
5.3 Classificatie-bron
5.3.1 Naam
5.3.2 Datum

Deze twee elementen horen immers bij elkaar. De datum zegt niets over de classificatie, maar wel wat over de classificatiebron.

Kan hier verwezen worden naar een lokale zaaktypecatalogus? 

TMLO stelt dit element verplicht, indien van toepassing. Dat zou je kunnen interpreteren als verplicht op één van de aggregatieniveaus (bijvoorbeeld dossier) of als verplicht indien aanwezig.

Afgeraden wordt om werkprocessen uitgangspunt te nemen voor classificatie (niet voldoende stabiel). Wat ik me afvraag is of iemand voorbeelden kent van, of werkt met, systemen zijn die een ander ordenings-/structuurelement bevatten dan classificatie. Zo ja, wat is dat element dan?

BAC? Het lijkt daar letterlijk vandaan te komen.

Op zich correct door Joost geconstateerd dd. 23-9-2015 (5.3. en 5.4 onder één groep-subelement). En dan tevens met begin- en einddatum. Maar, is de sop de kool waard?  
 
Marco Klerks zei:

Het zou handig kunnen zijn om 5.3 en 5.4 samen onder te brengen in een “moeder-element”. Ik bedoel:

5 Classificatie
5.1 Code
5.2 Omschrijving
5.3 Classificatie-bron
5.3.1 Naam
5.3.2 Datum

Deze twee elementen horen immers bij elkaar. De datum zegt niets over de classificatie, maar wel wat over de classificatiebron.

In het TMO staat dat het element Classificatie bij elk record gevuld moet worden, tenzij dit door overerving afgeleid kan worden. Maar, is het zinvol en mogelijk dit een waarde te geven voor series en archieven? Oftewel, moet het niet beperkt worden tot dossiers en archiefstukken?

Niet mijn constatering, @Arjan.. Terecht, dat wel.

@Mike: ik bedoel andere ordeningssystemen dan classificaties..
 
MGroels zei:

BAC? Het lijkt daar letterlijk vandaan te komen.

Uitkomst van de discussie over deze vraag tijdens een van de workshops:

Zou verplicht moeten zijn voor het niveau Dossier. Optioneel op de overige niveaus.
 
Arjan Kloosterboer zei:

In het TMO staat dat het element Classificatie bij elk record gevuld moet worden, tenzij dit door overerving afgeleid kan worden. Maar, is het zinvol en mogelijk dit een waarde te geven voor series en archieven? Oftewel, moet het niet beperkt worden tot dossiers en archiefstukken?

@Joost: Er wordt afgeraden om werkprocessen te gebruiken, daar kan ik me wel in vinden, maar een andere classificatie hebben wij niet aanwezig. Het werkproces(type) leggen we dan vast bij 15, terwijl we element 5 gebruiken om de DSP structuur vast te houden (Categorie en Product), dat is veel robuuster dan de procestypes zelf.

[uit de werkgroep Informatiemodel TMLO]

Ander onderwerp, is het onderscheid tussen Archiefstuk, Dossier, Serie en Archief in combinatie met de Classificatie voldoende om bijvoorbeeld dossiers te kunnen rubriceren? Of hebben we nog extra metadata nodig? 

De combinatie identificatiekenmerk, aggregatieniveae en classificatie zouden mijns inziens een dossier uniek moeten kunnen maken in een omgeving.

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden