Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

3 - Aggregatieniveau

Definitie: Het niveau waarop een record kan worden beschreven.
Waardering: Verplicht
Waardering Richtlijn: Verplicht
Herhaalbaar: Nee
Overerving: Nee
Toelichting:

Het aggregatieniveau geeft aan op welk niveau in het archief het record betrekking heeft oftewel een metagegeven van toepassing is. Met uitzondering van een record op het laagste aggregatieniveau, bevat een record op enig aggregatieniveau records op het naastlagere niveau. Door het werken met records op aggregatieniveaus kan metadatering op het zo hoog mogelijke aggregatieniveau plaatsvinden.

Een record op een bepaald aggregatieniveau overerft de metagegevenswaarden van het naasthogere aggregatieniveau, indien van toepassing. De desbetreffende metagegevens bij het record op het lagere niveau hoeven dan niet van waarden voorzien te worden.

Waardenverzameling:
  • “archief”: Geheel van informatieobjecten, ontvangen of opgemaakt door een archiefvormer.

  • “serie”: Verzameling van dossiers, fysieke archiefbestanddelen en/of stukken, numeriek, alfabetisch, chronologische of logisch geordend, ontstaan vanuit een identieke "handeling", dan wel een identieke vorm hebbend dan wel verwante inhoud bevattend.

  • “dossier”: Geheel van fysieke of virtueel gekoppelde informatieobjecten die op één zaak betrekking hebben.

  • “archiefstuk”: Enkelvoudig informatieobject of informatie-eenheid.

Voorbeelden: -

Weergaven: 1253

Berichten in deze discussie

Ik geloof dat het handiger zou zijn om een aggregatieniveau “versie” te hanteren. Dit is overzichtelijker als je een digitaal dossier raadpleegt.
Dit helpt o.a. wanneer je documenten in zowel het oorspronkelijke formaat wilt bewaren (bijvoorbeeld .doc) als in een duurzaam formaat (bijv. PDF/A) en toch een schoon overzicht wilt hebben van de inhoud van een dossier

Zit dat niet eerder in de herhaalbaarheid van element 21 Formaat? Het is in jouw voorbeeld volgens mij hetzelfde record ('archiefstuk'), maar in verschillende formaten afhankelijk van hoe je het bestand wilt presenteren/gebruiken. Ik zou 'versie' eerder gebruiken in de zin van documenten die inhoudelijk verschillen (versie 0.1, versie 0.2, versie 1.0).

Joost, het versie-vraagstuk loopt ook bij element 2.

Jouw suggestie daar om scenario's uit te werken lijkt mij een goeie, al helemaal om consensus te krijgen over wat een 'versie' allemaal kan zijn. (Daar zijn voor mijn gevoel verschillende definities van.)

In welke zin, de case als aggregatieniveau 'zaak'? Kun je de case in een dergelijk geval niet beter als zaakdossier zien; dus van het aggregatieniveau 'dossier'? Je kunt veel gegevens van case-velden ook in een dossier zetten; maar niet allemaal, denk aan de event geschiedenis. Heeft BCT hier wellicht over nagedacht?

In Corsa kun je via de Case archiefbescheiden koppelen aan diverse tabbladen w.o. Poststukken (Agenda's), (Zaak)dossiers en andere Cases.

Bij een omgevingsvergunning is het niet handig om via de Case alle archiefbescheiden te koppelen aan het tabblad Poststukken, maar via een goede DSP/ZTC te koppelen aan (van te voren aangemaakte) (sub)dossiers tbv van een goede hiërarchie voor bijv. het e-Depot en publicatie op het internet.

Helaas niet. Het papier is nog het uitgangspunt. 
 
Jean-Luc Rouvroye zei:

Hans, gebruiken jullie een case voor het binnenhalen van documenten vanuit het OLO?
 
Hans Dekker zei:

In Corsa kun je via de Case archiefbescheiden koppelen aan diverse tabbladen w.o. Poststukken (Agenda's), (Zaak)dossiers en andere Cases.

Bij een omgevingsvergunning is het niet handig om via de Case alle archiefbescheiden te koppelen aan het tabblad Poststukken, maar via een goede DSP/ZTC te koppelen aan (van te voren aangemaakte) (sub)dossiers tbv van een goede hiërarchie voor bijv. het e-Depot en publicatie op het internet.

@JL: Volgens mij is zo'n Case geen extra aggregatieniveau, maar levert het waarden op die je (meestal) bij de documenten wil vastleggen. Ondertekening kun je vastleggen in 12. Event Geschiedenis toch? Dat één case dan waardes voor een veelvoud aan documenten moet schrijven hoeft volgens mij geen probleem te zijn. Daarin zou je dan ook alle bij artikel 24 genoemde punten moeten kunnen vermelden m.i.

Misschien begrijp ik het verkeerd hoor, maar je trekt die zin bij event geschiedenis enigszins uit z'n verband meen ik. Met de Corsa Case creëer je gegevens die voor een groep documenten binnen een zaak gelden. Wat is dan het euvel om voor enkel die documenten de waardes vast te leggen (bij 12. maar voor mijn part onder een ander element). De overige documenten binnen een zaak krijgen die waardes dan niet en de zaakelementen evenmin. Er vindt dan helemaal geen overerving plaats. Er wordt nergens verplicht dat dat moet en "aggregatinveau" staat niet voor niets tussen haakjes in jouw geciteerde zin.

Als ik de discussie zo lees dan lijkt me die sterk beïnvloedt te zijn door de inrichting en mogelijkheden van een specifieke applicatie i.c. Corsa. Daar moeten we voor oppassen. Leidend is hoe we werken en documenteren. Algemeen geaccepteerd is dat we zaakgericht werken. Een zaak betreft een bedrijfsproces en gedurende de uitvoering bouw je een zaakdossier op (aggregatieniveau: dossier). Je kunt metagegevens vastleggen bij dat dossier en bij de archiefstukken die daarvan deel uit maken. Aan de uitvoering van een zaak kun je invulling geven door de successievelijke uitvoering van werkprocessen, deelprocessen binnen de zaak. Dat hoeft niet maar kan. Sommige organisaties doen dit voor bijvoorbeeld het ondertekenen (en noemen dat een deelzaak wat geen bedoeld gebruik van deze term is). In dat werkprocesje worden archiefstukken gevormd die je, met bijbehorende metadata, in het zaakdossier kunt opnemen. Dat kun je ook m.b.t. die handtekening doen (elementen activteit en actor). Ik meen uit de discussie te lezen dat er sprake zou zijn van meerdere archiefstukken bij dat werkprocesje die gezamenljke metadatawaarden hebben. In dat geval kun je er voor kiezen daarmee een (zaak)deeldossier te creeren (aggregatieniveau: dossier) met metagevevens op dossierniveau (i.p.v bij de afzonderlijke archiefstukken)dat je relateert aan het zaakdossier (eveneens aggregatieniveau: dossier). Vergeet dan niet in element 15.2 te registreren wat de aard van de relatie is (iets als "deeldossier").   

Een extra aggregatieniveau is m.i. dus niet nodig. Maak optimaal gebruik van element 15 om records aan elkaar te relateren, ook op hetzelfde aggregatieniveau.     

Dat leek mij dus ook. :)

Vraag gesteld tijdens een van de workshops: Element 03, aggregatieniveau: is dit nog nodig?

Antwoord uit discussie: Ja. Met name voor niet-DMS archiefmateriaal kan dit element gebruikt worden om structuur aan te brengen.

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden