Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

2 - Identificatiekenmerk

Definitie: Uniek kenmerk van een record.
Waardering: Verplicht
Waardering Richtlijn: Verplicht
Herhaalbaar: Nee
Overerving: Nee
Toelichting:

Uniek kenmerk van een record zoals daaraan toegekend door de archiefvormende organisatie. Een unieke identificatie is randvoorwaardelijk om records van elkaar te kunnen onderscheiden. Binnen een organisatie is de uniciteit veelal nog wel gewaarborgd, maar zodra het daarbuiten wordt gepubliceerd wordt een identificerend kenmerk van de organisatie toegevoegd aan het Identificatie-kenmerk. Bij gebruik van records tussen organisaties of van een andere organisatie kunnen deze daarmee onderscheiden worden van de eigen records en ontstaan en er geen records met dezelfde identificatie.

Een eenmaal toegekende identificatie wijzigt niet meer, ook niet bij overbrenging of migratie. Records kunnen onderling naar elkaar verwijzen (zie bijvoorbeeld element 15). Wijziging van de identificatie zou de verwijzingen incorrect maken.

Waardenverzameling:

Het Identificatiekenmerk is opgebouwd uit drie delen, gescheiden door een liggend streepje, achtereenvolgens:

  • de landcode volgens ISO 3166-1, in dit geval “NL”;
  • het tweede deel van de toepasselijke ISIL-code (ISO 15511) (vanaf het streepje na de landcode) dan wel één van de identificaties van de organisatie in het NHR (RSIN, KvK-nummer of Vestigingsnummer), voorafgegaan door een letter die de aard van de identificatie weergeeft (“R”, “K” respectievelijk “V”);
  • de unieke identificatie van het record binnen de organisatie.

De eerstgenoemde twee delen zijn bij uitwisseling van records binnen een organisatie niet persé nodig, bij uitwisseling tussen organisaties wel.

Voorbeelden:

”NL-HaHGB-2003/Zyx/2301.13”

“NL-K12345678-2003/Zyx/2301.13”

Weergaven: 951

Berichten in deze discussie

In de toelichting wordt ervan uitgegaan dat binnen een organisatie geborgd is dat een registratienummer uniek is. Dit is echter vaak niet geborgd. Archief kan gevormd en bewaard worden in diverse applicaties, die ieder een eigen nummering hanteren. Een nummer kan dan wel uniek zijn binnen een applicatie, maar het is niet gegarandeerd dat het nummer niet voorkomt in een applicatie elders in de organisatie. Daarnaast kunnen door reorganisaties zoals gemeentelijke herindelingen archieven geadopteerd worden (Archiefwet 1995, art. 4). In dat geadopteerde archief kunnen kenmerken voorkomen die ook al in het eigen archief voorkomen. In het e-Depot kunnen daardoor identificatiekenmerken dubbel voorkomen. Is dit erg?

Van een document kunnen meerdere (archiefwaardige) versies bestaan. Deze staan vaak geregistreerd onder hetzelfde documentnummer. Is het handig om het versienummer op te nemen in 2. Identificatiekenmerk?

Ik heb een vraag over de waardenverzameling. In mijn organisatie is het unieke kenmerk van een record bijvoorbeeld het documentnummer van een ingekomen brief. Maar de eerste 2 aandachtsstreepjes van het identificatiekenmerk heb ik nooit gezien; te weten de landcode en de identificatie van de organisatie  etc.

Zijn dit codes die bijvoorbeeld noodzakelijk zijn bij overdracht aan een e-depot?  Of tussen de gemeente en bijvoorbeeld een RUD? En ik kan me ook niet voorstellen dat dit nog in het veld past waar het documentnummer staat geregistreerd. Is dit een technisch metadata die ik met het blote oog niet zo kan zien?  Wij gebruiken het DMS Join van Decos.

Met vr. gr. Conny van der Laan

@Conny: Volgens mij is dit een perfect voorbeeld van extra functionaliteiten die gemeentes (of applicaties) nodig hebben om volledig te voldoen aan het TMLO. Land- en gemeentecode staan niet als technische metadata in je DMS (weet niet hoe Decos precies werkt, maar ik ga er niet van uit). Die zullen dus op enig moment toegevoegd moeten worden, maar uiterlijk wanneer de records worden overgedragen of uitgeplaatst naar een e-depot. Een RUD of omgevingsdienst zal die extra toevoegingen misschien niet nodig vinden, tenzij de dienst misschien zelf ook Decos gebruikt en er verwarring op gaat/kan treden tussen de identificatiekenmerken. Precies daarom zijn de voorloopkenmerken toegevoegd aan element 2 lijkt me zo.

Marco,

Versies zou je van elkaar kunnen onderscheiden door gebruik te maken van element 21, met name 21.1 (identificatiekenmerk van het bestand/stuk vs. identificatiekenmerk van het record). En dan bijvoorbeeld door het versienummer daar toe te voegen.
 
Marco Klerks zei:

Van een document kunnen meerdere (archiefwaardige) versies bestaan. Deze staan vaak geregistreerd onder hetzelfde documentnummer. Is het handig om het versienummer op te nemen in 2. Identificatiekenmerk?

Wout, ik snap waar je heen wilt en misschien is het een oplossing. Ik vind het echter lastig om de toelichting van element 21.1 zo te interpreteren. Hoe het ook zij, ik denk dat het wenselijk is als er expliciet in eht TMLO wordt uitgelegd hoe om te gaan met meerdere versies van een document.

Daarbij is o.a. aandacht nodig voor samengestelde documenten, bijvoorbeeld in het geval waarbij een raadsvoorstel zelf niet is gewijzigd, maar de bijlagen wel.

Nabrander. Als je versies oplost met element 21, dan vraag ik mij af in hoeverre het wenselijk is om een verband te kunnen leggen tussen dit element en element 12 (geschiedenis) of element 15C ((Ontstaans-)context)).

Misschien is het handig om wat scenario's uit te werken, waarbij een samengesteld document van hand tot hand gaat en er van alles mee gebeurt. Welke versie bewaar je en hoe doe je dat TMLO-conform?

Dat is wenselijk, mijns inziens. Een relatie kan je leggen dmv 21.10. In TMLO staat daarbij alleen de relatie met andere digitale bestanden beschreven, maar in de Richtlijn staat ook nog de relatie met het bovenliggende record als mogelijkheid. Door die relatie met het record koppel je met o.a. elementen 12 en 15C (manifestatie-afhankelijke metadata koppelen aan manifestatie-onafhankelijke metadata).

In de toelichting wordt geconstateerd dat niet over organisatiegrenzen heen geborgd is dat identificatiekenmerk uniek zijn. Er wordt geprobeerd om dit te herstellen door (na overbrenging/uitplaatsing?) de ISIL-code op te nemen in het kenmerk. Dat dit niet voldoende is om uniciteit te brogen heb ik hierboven al aangegeven. Daarop aanvullend merk ik op dat de toevoeging van de ISIL-code wellicht minder oplevert dan verwacht.

 

Ik lees bij het NA: "ISIL-codes worden (..) toegewezen aan (...) bibliotheken, en (...) aan archiefdiensten en historische verenigingen." Een ISIL-code zou dus niet aan de gemeente of ander overheidsorgaan toegekend moeten worden, maar aan de archiefdiensten. Er kunnen meerdere gemeenten e.d. aangesloten zijn bij een archiefdienst. Binnen een archiefdienst hoeft een identificatiekenmerk zonder ISIL-code dus al niet uniek te zijn, dus maakt het toevoegen van de ISIL-code het kenmerk ook niet uniek over de grenzen van archiefdiensten heen.

 

Overigens zie ik in de lijst met ISIL-codes wel degelijk gemeenten staan. Ik heb mij laten vertellen dat dit eigenlijk niet conform de ISO 15511 is.

Waarom niet het KVK-nummer opnemen dan?

Niet dat je dan van het probleem af bent dat verschillende applicaties dezelfde kenmerken gebruiken.

Toch kan ik me in zulke gevallen voorstellen, dat je er zélf een pre- of suffix aan geeft.

Is het KvK-nummer duurzaam? Ik bedoel, is het over 100 jaar nog te herleiden naar de organisatie? En is dat nodig? (Ik nam aan van wel)

Nee. Ja. Nee. :)

Dat lijkt me niet, want daar is het kenmerk toch niet voor bedoeld?

Bij actor kun je zulke waarden al vastleggen (het liefst of archiefniveau, dan kun je je hele organisatie beschrijven als je wilt).

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden