Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

15C.1 - Actor

Definitie: Een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of betrokken bij het opmaken, opnemen van archiefbescheiden en/of processen van informatie- en archiefbeheer.
Waardering: Verplicht i.v.t.
Waardering Richtlijn: Verplicht
Herhaalbaar: Ja
Overerving: Ja
Toelichting:

De organisatie of de persoon die formeel verantwoordelijk of gemandateerd is voor het creëren van het record. Op het hoogste aggregatieniveau is dit de archiefvormer.

De actor wordt vastgelegd op het laagst mogelijke niveau in de organisatie, bijvoorbeeld de desbetreffende functionaris. Om te kunnen herleiden om welke organisatie het gaat en/of hoe de verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie, worden als actoren tevens vermeld alle hogere aggregatieniveaus in de organisatie. Dus bijvoorbeeld ook het organisatie-onderdeel waarbinnen de functionaris werkzaam is en de organisatie waarvan dat organisatie-onderdeel deel uit maakt. In dit voorbeeld is er dus sprake van drie actoren bij het record.

Actoren worden zoveel als mogelijk vastgelegd op het hoogste aggregatieniveau van records. Actoren op het niveau van een dossier worden overerfd door de daarvan deel uit makende archiefstukken en hoeven dus niet per archiefstuk vermeld te worden.

Het element bestaat uit de subelementen:

Waardenverzameling: Wordt van waarden voorzien door middel van de sub(sub)elementen (indien niet overerft).
Voorbeelden: -

Weergaven: 434

Berichten in deze discussie

Ik mis bij 15C.1 Actor de mogelijkheid om een burger op te nemen in de (Ontstaans-)context. Het lijkt mij wel relevant om deze op te nemen in de metadata.

Toelichting en definitie zijn niet helder. Wat wordt hier bedoeld?

- de persoon die verantwoordelijk voor creatie van het record?

- degene die formeel verantwoordelijk is (en er zijn handtekening onder heeft gezet)?

- de persoon die verantwoordelijk  is voor de recordsmanagementactiviteiten (opname, processen van informatie- en archiefbeheer)?

Zou je die laatste (en misschien ook wel de eerste twee) niet onder 12.4 moeten opnemen? M.a.w. waarzit het onderscheid tussen 15C.1 en 12.4?

Tweede punt: de toelichting suggereert dat je alle aggregatieniveaus (van laag naar hoog) moet vastleggen (soort platgeslagen boomstructuur). Dat levert een enorme vracht platgeslagen informatie op. Of ziet iemand hier andere oplossingen voor in de praktijk?

Naar aanleiding van discussie tijdens een workshop informatiemodel TMLO (over het vullen van dit element op verschillende aggregatieniveaus):
Invulling hangt af van de context van een archiefvormer. Kan je differentieren of niet, hoe ver wil je daarin gaan (archiefstuk - functionaris, dossier - afdeling etc), om waarden per aggregatieniveau afzonderlijk vast te leggen. Of leg je de actor op hoger niveau vast en laat je deze doorwerken naar lagere niveaus (overerving?) Ligt deels aan het systeem dat gebruikt is/wordt (een DMS biedt meer mogelijkheden dan een netwerkschijf).

Dit element is verder niet bedoeld om gegevens van een burger vast te leggen. Dit moet beter benadrukt worden in het TMLO

Zie verder aanvulling bij 12.4: Dubbeling is onoverkomelijk. Actor (15) is verantwoordelijk voor proces, functionaris is verantwoordelijk voor afzonderlijke beheeractiviteiten. Kan dezelfde functionaris zijn. Vulling idealiter door naam functie/rol en niet door naam persoon (ivm privacy). Dat laatste beter benadrukken in TMLO.

N.a.v. de discussie is de toelichting op het element in het Informatiemodel MLO (versie 0.8) t.o.v. het TMLO aangescherpt v.w.b. de relatie tot element 12 (Eventgeschiedenis), vastlegging van actoren in relatie tot aggregatieniveau, het niet vermelden van persoonsnamen en het niet bedoeld zijn voor burgers en bedrijven als actoren.

Goede toevoeging!

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden