Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

15 - Relatie

Definitie: Element waarmee een relatie gelegd kan worden met andere records (op verschillende aggregatieniveaus).
Waardering: Verplicht i.v.t.
Waardering Richtlijn: Verplicht
Herhaalbaar: Ja
Overerving: Nee
Toelichting:

In het 1-entiteitmodel wordt het element Relatie gebruikt voor het koppelen van een record aan andere records op hetzelfde of een hoger aggregatieniveau. Relaties naar records op een lager niveau hoeven daardoor niet gelegd te worden, zij zijn af te leiden uit de ‘omgekeerd’ gelegde relaties.

Invulling is verplicht m.u.v. het hoogste aggregatieniveau.

De meest voor de hand liggende relatie is die van een record zijnde een archiefstuk naar het record zijnde het dossier waarvan dat archiefstuk deel uit maakt.

Relaties kunnen tevens gelegd worden tussen dossiers van zaken oftewel processen die successievelijk op elkaar volgden. Het gaat hier telkens om twee onafhankelijke zaken waarbij elke zaak geleid heeft tot één zaakdossier. Voorbeelden zijn een bezwaarzaak volgend op een vergunningzaak en een handhavingszaak volgend op een controle- oftewel toezichtzaak.

Een andere mogelijkheid betreft relaties tussen zaken oftewel processen waarbij de ene zaak een bijdrage levert aan de andere zaak. Op een hoger abstractieniveau gaat het hier om één proces dat in 'deelprocessen' uitgevoerd wordt. Die processen hebben dus een onderling verband, ze dienen hetzelfde doel.

Een ander voorbeeld betreft een document dat een rol speelt in twee of meer zaken oftewel processen. Bijvoorbeeld het verslag van de hoorzitting waarin drie bezwaren aan de orde zijn geweest die behandeld worden in evenzoveel bezwaarzaken met evenzoveel zaakdossiers. De archiefvormende organisatie kan er voor kiezen het desbetreffende archiefstuk te relateren aan de drie zaakdossiers. Een andere mogelijkheid is het betreffende document vast te leggen als drie afzonderlijke archiefstukken, in elk dossier één. In dit geval dient een relatie gelegd te worden tussen die drie archiefstukken die aangeeft dat het om hetzelfde document gaat. In het eerste geval dienen bij het record zijnde het archiefstuk alle elementen van een waarde voorzien te worden omdat het niet duidelijk is van welk dossier kenmerken worden overerft.

Door op deze wijze records aan elkaar te relateren wordt duidelijk hoe records, die ontstaan zijn binnen een zaak of proces of in verschillende zaken of processen, zich tot elkaar verhouden.

Het element bestaat uit de subelementen:

Waardenverzameling: Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen.
Voorbeelden: -

Weergaven: 524

Berichten in deze discussie

Element 15.3 is niet beschreven. In het originele TMLO is wel een leeg stuk in de tabel te zien (blz. 32). Drukfoutje?

In de Richtlijn Metagegevens Overheid (waar TMLO op voortborduurt) wordt dit element toegelicht met:

Datum of periode waarin de relatie bestaat. Voorbeelden, iemand?

Dit element is in versie 1.1 vervallen omdat de tijdsdimensie van de relatie volgt uit de Dekking in tijd (element 9.1) van de gerelateerde records. Oftewel de relatie bestaat binnen de kortste periode zoals af te leiden uit beide 'dekkingen'.

Element 15 maakt het mogelijk om records aan elkaar te relateren. Zo kan een archiefstuk gerelateerd worden aan het dossier waarvan het deel uit maakt. Is deze specifieke relatie (archiefstuk - dossier) hiërarchisch of kan een archiefstuk onderdeel zijn van meerdere dossiers? Het TMLO maakt dat nu mogelijk en zegt er dit over:

Een ander voorbeeld betreft een document dat een rol speelt in twee of meer zaken oftewel processen. Bijvoorbeeld het verslag van de hoorzitting waarin drie bezwaren aan de orde zijn geweest die behandeld worden in evenzoveel bezwaarzaken met evenzoveel zaakdossiers. De archiefvormende organisatie kan er voor kiezen het desbetreffende archiefstuk te relateren aan de drie zaakdossiers. Een andere mogelijkheid is het betreffende document vast te leggen als drie afzonderlijke archiefstukken, in elk dossier één. In dit geval dient een relatie gelegd te worden tussen die drie archiefstukken die aangeeft dat het om hetzelfde document gaat. In het eerste geval dienen bij het record zijnde het archiefstuk alle elementen van een waarde voorzien te worden omdat het niet duidelijk is van welk dossier kenmerken worden overerft.

Houden we dat zo? Of zijn dit de uitzonderingen en staan we niet toe dat een archiefstuk in meerdere dossiers kan zitten?    

Jouw redenering volgend, Arjan, zou er in geval van een relatie dus een verplichting ontstaan om ook veld 9.1 in te vullen. Dat lijkt me iets om in de toelichting van element 9 op te nemen.

Bovendien is element 9 herhaalbaar en is 9.1 voor verschillende positioneringen in de tijd te gebruiken (behandeling, creatie van een dossier, maar ook werkingsperiode van bv een vergunning). Is daarmee wel duidelijk welke tijdsspanne geldt voor de betreffende relatie? 
 
Arjan Kloosterboer zei:

Dit element is in versie 1.1 vervallen omdat de tijdsdimensie van de relatie volgt uit de Dekking in tijd (element 9.1) van de gerelateerde records. Oftewel de relatie bestaat binnen de kortste periode zoals af te leiden uit beide 'dekkingen'.

Zoals ik het lees zou er in het eerste geval een soort op zichzelf staand archiefstuk ontstaan dat door het element relaties aan drie zaken wordt gekoppeld. In een mappenstructuur uitgedrukt zou je dan een archiefstuk krijgen dat zonder tussenliggende niveaus rechtstreeks onder het archiefniveau staat en niet in enige map op dossierniveau is opgenomen. Digitale relaties zijn mijns inziens erg kwetsbaar. Één conversiefout kan de relatie teniet doen. Er ontstaat daardoor een grote onderhoudsplicht op de relatie stuk-dossiers.

Het voordeel van het opnemen van drie identieke archiefstukken in drie verschillende dossiers is dat de stukken ook digitaal in ieder geval in hun context blijven, ook als er met de relatie is mis zou gaan. Is het dan van belang om middels een relatie vast te leggen dat het om identieke stukken gaat? Volgens mij blijkt dat al uit onderlinge vergelijking van de stukken en kun je uit de relatie tussen de oorspronkelijke zaak en de daaropvolgende bezwaarzaken afleiden hoe een en ander met elkaar samenhangt.

Ik ben benieuwd hoe anderen dit zien.

 
Arjan Kloosterboer zei:

Element 15 maakt het mogelijk om records aan elkaar te relateren. Zo kan een archiefstuk gerelateerd worden aan het dossier waarvan het deel uit maakt. Is deze specifieke relatie (archiefstuk - dossier) hiërarchisch of kan een archiefstuk onderdeel zijn van meerdere dossiers? Het TMLO maakt dat nu mogelijk en zegt er dit over:

Een ander voorbeeld betreft een document dat een rol speelt in twee of meer zaken oftewel processen. Bijvoorbeeld het verslag van de hoorzitting waarin drie bezwaren aan de orde zijn geweest die behandeld worden in evenzoveel bezwaarzaken met evenzoveel zaakdossiers. De archiefvormende organisatie kan er voor kiezen het desbetreffende archiefstuk te relateren aan de drie zaakdossiers. Een andere mogelijkheid is het betreffende document vast te leggen als drie afzonderlijke archiefstukken, in elk dossier één. In dit geval dient een relatie gelegd te worden tussen die drie archiefstukken die aangeeft dat het om hetzelfde document gaat. In het eerste geval dienen bij het record zijnde het archiefstuk alle elementen van een waarde voorzien te worden omdat het niet duidelijk is van welk dossier kenmerken worden overerft.

Houden we dat zo? Of zijn dit de uitzonderingen en staan we niet toe dat een archiefstuk in meerdere dossiers kan zitten?    

Of het nou zo hoort of niet, het komt op mij heel raar over als element 9 gebruikt wordt voor het aangeven van bijvoorbeeld een relatie tussen twee records, of een record en drie zaken. Element 9.2 geeft namelijk de "geografische dekking" aan, boerenverstand gebruikend zou element 9.1 dan gaan over de inhoudelijke tijdsaanduiding. Te meer omdat vele andere elementen (waaronder 15/C) toch al tijdsaanduidingen in zichzelf hebben (als sub-element).

Concreet: Wij zijn niet van plan element 9 te gebruiken voor een abstracte tijdsaanduiding, enkel voor de inhoudelijke periode (van bijvoorbeeld een vergunning).

Arjan's opmerking nog eens lezend: de oplossing om het stuk te relateren aan drie zaakdossiers lijkt me correct. Het is dan denk ik alleen niet nodig om bij het stuk alle elementen van een waarde te voorzien vanuit het idee dat niet helder vast te stellen zou zijn van welk dossier het kenmerken overerft. Het oorspronkelijke stuk maakt al onderdeel uit van een ander dossier: het dossier hoorzittingen met daarin het verslag van de betreffende hoorzitting (met bijlagen). Daarbinnen heeft het een kenmerk en dát is het kenmerk waaraan de zaakdossiers kunnen relateren. In de tijd is het denk ik logischer dat de zaakdossiers aan het stuk worden gerelateerd dan vice versa. De relatie is dan niet echter hiërarchisch, maar gevolgtijdelijk.

Wil men het document opnemen in drie dossiers, dan wordt het complexer. Het identificatiekenmerk van het stuk is dan identiek en het komt dan meermaals voor binnen één systeem. Iemand praktijkervaring om te delen?

Het digitale stuk is er toch maar eenmaal, in de digitale beheeromgeving? En dat is dan gerelateerd aan drie dossiers. Niets vreemds aan toch? Zo zitten goede geautomatiseerde systemen in elkaar.  

Joost Salverda zei:

Wil men het document opnemen in drie dossiers, dan wordt het complexer. Het identificatiekenmerk van het stuk is dan identiek en het komt dan meermaals voor binnen één systeem. Iemand praktijkervaring om te delen?

Andere vraag, kan een serie ook een onderdeel zijn van een andere serie? Als hier twijfel over is, dan stel ik voor dit mogelijk te maken en niet uit te sluiten.

Naar aanleiding van discussie tijdens een workshop informatiemodel TMLO:
Het principe van enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik wordt gezien als acceptabel principe. Dus zou er hier geen verandering nodig zijn.

N.a.v. de discussie is het Informatiemodel MLO (versie 0.8) t.o.v. het TMLO aangepast v.w.b. de periode van de relatie: het element 15.3 Datum/periode is, uitgesplitst naar Begindatum en Einddatum, toegevoegd aan de relaties 'DOSSIER heeft relatie met DOSSIER' en 'ARCHIEFSTUK heeft relatie met ARCHIEFSTUK'. Het is niet toegevoegd aan de andere relaties tussen de 'aggregatieniveau-objecttypen' omdat de periode daarvan bepaald wordt door de Dekking-in-tijd van de gerelateerde 'aggregatieniveau-objecttypen'.

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden