Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

12 - Event geschiedenis

Definitie: Vastlegging van het ontstaan en wijzigingen van een record.
Waardering: Verplicht i.v.t.
Waardering Richtlijn: Verplicht
Herhaalbaar: Ja
Overerving: Ja
Toelichting:

Deze informatie ondersteunt het kunnen afleggen van verantwoording over de op het record uitgevoerde handelingen. Het geeft de ontstaansgeschiedenis (of lifecycle, ontwikkelstadia, …) weer van het record vanaf het ontstaan daarvan als informatieobject.

Het is verplicht vast te leggen wanneer een archiefstuk is opgemaakt, een dossier is gevormd, een migratie heeft plaatsgevonden van een digitaal archiefstuk, een dossier is afgesloten. Afhankelijk van het proces waarin het record is ontstaan, dienen nog meer gebeurtenissen te worden vastgelegd.

Alleen die gebeurtenissen worden vermeld die specifiek zijn voor het record. Gebeurtenissen die gelden voor een groep records, worden alleen bij die groep (aggregatieniveau) vermeld. Zo wordt een gebeurtenis die geldt voor een dossier en alle daartoe behorende archiefstukken, vermeld bij het record zijnde het dossier. Alle daartoe behorende records (archiefstukken) overerven deze gebeurtenis.

Gebeurtenissen in het eerste deel van de levenscyclus kunnen veelal geautomatiseerd afgeleid worden uit een procesondersteunend systeem zoals een zaaksysteem.

Van elke relevante gebeurtenis wordt de datum (of periode) vastgelegd waarop dit plaatsvond, het soort gebeurtenis, de voor de gebeurtenis verantwoordelijke functionaris en wordt een beschrijving gegeven van de gebeurtenis. Dit vindt plaats met de volgende subelementen:

In sommige gevallen kunnen de metagegevens van eventplan gebruikt worden om automatisch metagegevens voor eventgeschiedenis te genereren (je plant bijvoorbeeld de openbaarmaking van bepaalde stukken). Dit geldt zowel voor het eventplan voor het record (element 13) als, voor een record zijnde een archiefstuk, het eventplan voor de bestanden die van het record deel uit maken (element 21.9).

Waardenverzameling: Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen (indien niet overerft).
Voorbeelden: -

Weergaven: 274

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden