Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 25 Januari 2017 op 7.33

Over zaakgericht werken maar vooral het scanproces bij de gemeente Velsen

https://executive-people.nl/570458/gemeente-velsen-stapt-over-op-za...

Reactie van Yvonne Welings op 16 Januari 2017 op 9.04

Ik herinner me nog dat ik in 2013 een seminar bezocht over zaakgericht werken. Een van de onderwerpen was: “Zaak- en objectgericht (samen)werken”. Ik was op dat moment net begonnen in mijn nieuwe functie als strategisch productmanager zaakgericht werken. Alles was nieuw voor mij. Eén plaatje is me altijd goed bijgebleven: een gebouw, volledig verpakt in zwart landbouwplastic. Dit gebouw symboliseerde het DMS binnen het zaakgericht werken. Wat is nu, ruim drie jaar verder, de rol van het DMS binnen uw applicatielandschap en in het zaak- en objectgericht (samen)werken?

De meeste gemeenten zijn bezig het zaakgericht werken te implementeren of hebben al de eerste ervaringen opgedaan met de nieuwe manier van werken. Zaakgericht werken is een omslag van het denken in documenten en bijhorende documentstromen naar het denken in zaken en zaaktypen. De rol van de traditionele DIV-er verandert.

Zaakgericht werken: archiveren vanaf het begin

Het dossier wordt niet meer aan het einde gearchiveerd, de archivering start direct bij aanvang van de zaak. De verantwoordelijkheid verschuift van de DIV-afdeling naar de behandelaar. Ook de rol van het traditionele DMS moet mee in deze omslag. Functionaliteit die een DMS van oudsher biedt, verschuift richting het zaaksysteem. Denk aan de postintake en het proces rondom archiveren, vernietigen en overdragen.

Binnenkomende post, zoals papieren documenten en mail, worden nu nog direct geregistreerd en opgeslagen in het DMS. Dit gebeurt wel zaakgericht. In het DMS wordt een zaakdossier aangemaakt en in het zakenmagazijn een zaak. De omslag naar het zaakgericht werken betekent dat inkomende fysieke poststukken en inkomende mail direct geregistreerd worden als zaak en opgeslagen in het zakenmagazijn. De applicatie die de zaak afhandelt, kan er dan meteen mee aan de slag. En de zaakinformatie is direct beschikbaar voor burgers via hun PIP of MijnOverheid. Documenten die bij de zaak horen worden via de standaard Zaak- en Documentservices opgeslagen in het DMS.

Documenten in een DMS worden onder andere ten behoeve van de archivering aangevuld met metadata. Veel DMS-oplossingen hebben functionaliteit voor het handmatig of automatisch toevoegen van metadata. Het verrijken van zaken en zaakdocumenten met metadata is een taak van de behandelaar van de zaak en de applicatie waarmee die de zaak behandelt. Eventueel wordt hierbij gebruikgemaakt van een centrale zaaktypecatalogus (ZTC).

Vernietigingslijsten

Alle metadata over zaken en de bijhorende documenten komt samen in het zakenmagazijn. Het is niet nodig om al deze metadata nog eens bij te houden of te wijzigen in een DMS. Eigenlijk zou het zelfs niet mogelijk moeten zijn om metadata in een DMS aan te passen. Archiveren is een continue taak tijdens de behandeling van de zaak. Is dat proces afgerond, dan is alles naar behoren gearchiveerd.

Vernietigingslijsten kunnen prima vanuit het zakenmagazijn worden samengesteld en bij het overdragen naar een e-depot conform het TMLO kan de benodigde informatie worden verzameld vanuit het DMS en zakenmagazijn. Eigenlijk hebben we het niet over documenten, maar over een zaak met gegevens. En documenten zijn een voorbeeld van zaakgegevens.

http://www.centric.eu/NL/Default/Branches/Lokale-overheid/Blogs/201...

Reactie van Yvonne Welings op 13 Januari 2017 op 8.48

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/zaakgericht-werken-en-duu...

Reactie van Yvonne Welings op 11 Januari 2017 op 16.25

Zaakgericht werken is redelijk ingeburgerd

https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2016/20170111-160070-ra...

Reactie van Yvonne Welings op 6 Januari 2017 op 11.07

De WHO en zaakgericht werken, hoe doe je dat ?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wet-hergebruik-overheidsinf...

Reactie van Yvonne Welings op 22 December 2016 op 13.18

http://www.zaakgericht-archiveren.nl/waardevolle-workshop-bij-gemee...

Workshop bij de gemeente Culemborg

Reactie van Yvonne Welings op 20 December 2016 op 8.20

Slokt een zaaksysteem een dms en andere applicaties op?
http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/kennispartners/centric/sl...

Reactie van Yvonne Welings op 16 December 2016 op 8.55

Hoe richt je kwaliteitscontroles van zaakdossiers in?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/kwaliteits-contrle-zaakdoss...

Reactie van Yvonne Welings op 15 December 2016 op 18.49

Tja, dan ga je zaakgericht werken om bedrijfsprocessen beter te laten lopen en dan worden zaken niet tijdig afgehandeld.
Tips en tricks gevraagd,
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaken-afhandelen-door-behan...

Reactie van Yvonne Welings op 26 November 2016 op 15.41

8 veelgemaakte fouten bij zgw

Zaakgericht werken kan een waardevolle bijdrage leveren aan het realiseren van organisatiedoelen, zoals het verbeteren van de dienstverlening, of het duurzaam borgen van informatie. Maar uit verschillende hoeken komen nog altijd berichten dat de doelstellingen van zaakgericht werken niet worden behaald, of dat projecten zelfs als totale mislukking worden gezien. Wat kan je doen om dit te voorkomen? In dit artikel 8 fouten die je eenvoudig kan vermijden.

De fouten

1. zaakgericht werken zien als een IT project
2. digitaliseren en zaakgericht werken tegelijk invoeren
3. teveel uitbesteden aan externen
4. doel en middelen door elkaar heen halen
5. per definitie aanbesteden
6. onterecht afscheid nemen van een DMS
7. alle processen willen afhandelen met een zaaksysteem
8. blind zijn voor behoeftes van verschillende stakeholders

https://www.bctsoftware.com/nl/blog/8-veel-gemaakte-fouten-op-het-g...

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 63
• 64
• 65
• 66
• 67
• …
• 95
• Volgende ›
• Pagina