Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 17 Oktober 2018 op 10.24

15 oktober 2018

De hotspotmonitor in 2018

6 juli 2017 was een belangrijke datum voor iedereen die nauw betrokken was bij het vaststellen van de nieuwe selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen. Die dag werd de selectielijst gepubliceerd in de Staatscourant en trad deze officieel in werking. Dit betekende een nieuwe selectiemethodiek die moest aansluiten bij de voortgaande digitalisering van informatie. Met de selectielijst kwam ook de verplichting voor gemeenten om nieuwe instrumenten in te voeren: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg.

Het Nationaal Archief introduceerde de hotspotmonitor in 2015 in het rapport Belangen in Balans waarin de doelstellingen van het visierapport Gewaardeerd Verleden werden uitgewerkt. In het visierapport formuleerde het Nationaal Archief een nieuwe selectiedoelstelling. De focus zou niet alleen op het functioneren van de overheid moeten liggen, maar op de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger. Er moest bij de waardering van informatie, naast het belang voor de organisatie, ook worden gekeken naar het belang van de maatschappij. Als informatie actuele ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen in de maatschappij beschreef, dan zou die informatie moeten worden uitgezonderd van vernietiging. Om dat structureel aan te pakken werd de periodieke hotspotmonitor ingezet. Door het benoemen van hotspots en het archiveren van informatie rondom die hotspots zou het overheidsarchief een meer maatschappelijke afspiegeling krijgen.

Een jaar na de inwerkingtreding van de selectielijst is het aantal gemeenten dat een hotspotmonitor al heeft uitgevoerd, heel beperkt. Bij de meeste gemeenten is de verplichting nog niet doorgedrongen. Dat betekent onder andere dat er geen budget beschikbaar is om de hotspotanalyse en de daarop volgende dataverzameling uit te voeren. De verplichting houdt in dat gemeenten de hotspotmonitor 1x per 2 jaar uitvoeren. Wachten tot 1 januari 2019 is dus nog een optie. Echter, de tijd begint te dringen.

https://www.vhic.nl/de-hotspotmonitor-in-2018/

Reactie van Dick de Heer op 1 Oktober 2018 op 22.23

De Afdeling heeft het over "aan de RDW gezonden digitale foto's die niet zijn geaccepteerd". Ik neem aan

• dat de 6 mnd. bewaartermijn geldt voor dit materiaal bij de RDW;
• dat de info over de nieuwe aanvraag 11 jaar bij de gemeente bewaard blijft.

Op basis van welke grondslag gesproken wordt over een bewaartermijn van 6 jaar, kan ik niet ontdekken.

Reactie van Yvonne Welings op 1 Oktober 2018 op 15.04

Vragen over papiervernietiger

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/gemeenten-beslissen-over-...

Reactie van Yvonne Welings op 1 Oktober 2018 op 8.37

De Afdeling merkt op dat indien de aan de RDW gezonden digitale foto niet wordt geaccepteerd, de aan de RDW toegezonden gegevens niettemin gedurende de duur van het experiment worden bewaard. Deze termijn van in theorie maximaal zes jaar, materieel van een aantal jaren, komt de Afdeling niet proportioneel voor. Zij adviseert voor deze gevallen een bewaartermijn vast te stellen van ten hoogste zes maanden.

Het advies van de Afdeling advisering is op dit punt gevolgd. De tekst en toelichting bij de AMvB zijn aangepast.

Deze passage komt uit een advies van de Raad van State, zou RvS geen kennis hebben over het bestaan van een selectielijst?

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-51503.html

Reactie van Yvonne Welings op 20 September 2018 op 15.40

Vraag over de bewaring van statuten:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/statuten-van-een-verenging-...

Reactie van Izaak Becu op 10 September 2018 op 14.18

Een procesobject kan zowel roerend als onroerend van aard zijn. En een gebruiks- of levensduur kennen, die een rol bij garantieregelingen en afschrijvingsmechanismen.

De bewaartermijn gaat een rolspelen als een bepaalde zaak door de proceseigenaar is afgesloten.

Er zijn situaties denkbaar waar een bepaald zaakproces is afgesloten, en het beschikbaar hebben van minimale gegevens uit het afgesloten proces gebruikt worden bij het opstarten van een opvolgend proces. 

Bijvoorbeeld: een huurder verlaat de gehuurde woning. En de nieuwe huurder betrekt diezelfde woning.

Reactie van Maria Willems op 10 September 2018 op 9.26

@Kees Jan: een apart metadataveld voor geldigheid van het procesobject is misschien ik een mooie oplossing voor de behoefte die ik omschrijf. (het in je archief kunnen zien of een procesobject nog lopend is, óók als dat geen gevolgen voor de bewaartermijn heeft). 

De omschrijving in de selectielijst bij de procestermijn zou dan in de gevallen dat er staat "de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject" het gegeven uit dat extra metadataveld kunnen ophalen.

Dit metadataveld zit nu niet in zaaksystemen of DMS'en, maar alleen in 'domeinspecifieke registraties'. Dat kunnen back-office-applicaties zijn, maar ook excelbestandjes en daarmee vrijwel niet toegankelijk voor anderen dan de procesambtenaren. Soms zijn er ook helemaal geen registraties en is deze informatie dus niet aanwezig, wat me een onwenselijke situatie lijkt.

Reactie van Kees-Jan Vermeulen op 10 September 2018 op 9.05

@Maria: het heeft weinig zin een procestermijn te benoemen voor een (proces)object. Een object heeft namelijk geen bewaartermijn. Zaken die over die objecten gaan hebben een bewaartermijn en die is (deels) afhankelijk van de procestermijn. Objecten kun je vernietigen zodra ze vervallen zijn: de selectielijst zegt namelijk niks over het bewaren van objecten, alleen over de informatie over objecten. Informatie over de objecten wordt permanent bewaard als de zaken over die objecten volgens de selectielijst permanent moeten worden bewaard. Het heeft dus geen zin om überhaupt een bewaartermijn aan een object te koppelen. Daarmee heeft het ook geen zin om procestermijnen te benoemen voor objecten. Zeker niet als het te bewaren objecten betreft: die blijven toch bewaard. Of een procesobject nog geldig is, is eigenlijk een apart veld (metadata) dat je aan zo'n object zou moeten hangen. Dat veld zou dan gevuld worden op het moment dat een zaak aan dat object komt te hangen waarmee het object wordt beëindigd. 

Reactie van Yvonne Welings op 4 September 2018 op 10.50

Aankondiging terinzagelegging selectielijsten 3 september 2018, Nationaal Archief

In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de navolgende (ontwerp)selectielijsten tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 3 september 2018 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en zijn deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:

Selectielijst voor de archiefbescheiden betreffende de publiekrechtelijke taken van het CAK vanaf 2007 en zijn bedrijfsvoeringstaken vanaf 1968

Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.

Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:

Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris

Postbus 90520, 2509 LM Den Haag

Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar contact@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.

Uw zienswijze dient uiterlijk 15 oktober 2018 ingediend te zijn.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-48559.html

Reactie van Maria Willems op 31 Augustus 2018 op 9.45

@Stefan het klopt vast dat de procestermijn bedoeld is om de bewaartermijn correct te bepalen, nl. startend nadat het organisatiebelang verstreken is. Mijn pleidooi is om de procestermijn óók te gebruiken om het organisatiebelang bij e bewaren stukken aan te geven. Dat is volgens mij ook voor archieven een relevant gegeven. O.a. in de gevallen uit het voorbeeld van Izaak, maar in veel meer gevallen is het fijn om snel te kunnen zijn of een zaak nog organisatiebelang heeft (in de procestermijn zit) of dat er alleen nog een archieftermijnbelang is (in de bewaartermijn zit).

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 40
• 41
• 42
• 43
• 44
• …
• 62
• Volgende ›
• Pagina