Welke bewaartermijn houden jullie aan voor de nieuwere aanvragen kabels en leidingen?

De selectielijst 2012 van VHIC gaat uit van een termijn van 1 jaar ivm KLIC.

In de nieuwe selectielijst van 2017 is daar de bestaans- en geldigheidsduur van het procesobject aan toegevoegd.

De afdeling die over deze aanvragen gaat geeft aan een jaar te kort te vinden, omdat zij de oudere vergunningen als naslagwerk gebruiken.

Verder gebruiken wij voor deze vergunningen het systeem MOOR. Heeft een van jullie ervaring met het vernietigen van stukken uit dit systeem?

Weergaven: 257

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

In principe bewaren tot het vervallen belang. Wanneer dat als een risico voor de eigen bedrijfsvoering wordt ervaren, kan je in je plaatselijke SIO een besluit nemen om hiervan af te wijken.

Hallo Yvonne,

Dat vind ik altijd een lastig fenomeen vervallen belang. Want wanneer is dat vervallen??


 Yvonne Welings zei:

In principe bewaren tot het vervallen belang. Wanneer dat als een risico voor de eigen bedrijfsvoering wordt ervaren, kan je in je plaatselijke SIO een besluit nemen om hiervan af te wijken.

Dat is ook lastig bij alle bepalingen vervallen belang, vervallen is wanneer ze niet meer worden gebruikt of zijn gegund. Inritten is ook zo'n voorbeeld hoe moeilijk het is om het vervallen belang te bepalen. Burgers melden niet terug en dan kan je niet vast stellen of de vergunning nog vigerend is.

In dat geval gewoon bewaren is mijn advies.

Is dat zo?

In de selectielijst 2017 staat het volgende:”De periodes die genoemd worden in deze selectielijst zijn de wettelijk geldende bewaartermijnen. Daarna moet de gemeente die of het intergemeentelijk orgaan dat bestuurlijk verantwoordelijk is voor het archief - de zorgdrager - de archiefbescheiden vernietigen, behalve als er een van de uitzonderingen geldt.

In paragraaf 1.3 van deze selectielijst staat limitatief welke uitzonderingscriteria er zijn om in principe te vernietigen archiefbescheiden permanent te bewaren. Criteria voor het uitstellen van vernietiging kom ik niet tegen.

Wat heb ik niet gelezen of gemist?

Zie handreiking SIO van de VNG: https://vng.nl/files/vng/20150217-handreiking-strategisch-informati...

Omdat je als gemeente de VNG hebt gemandateerd, moet je formeel hiervan wel melding maken.

Daarnaast kan het ook zo zijn dat de huidige selectielijst of de I-navigator zelf foutjes bevatten. Ik hoop dat het gezond verstand dan prevaleert en dat je hier melding van maakt bij de VNG.

Een andere uitzondering is de hotspotmonitor.https://vng.nl/files/vng/publicaties/2017/aido_handreiking_hotspot-...

Bij mijn vorige werkgever zijn ze vorig jaar overgestapt naar MOOR. De gemeente heeft toen het beleid aangepast. Dit betekende concreet dat er geen vergunningen meer worden afgegeven, maar dat een meldingsplicht voldoende was. Dus een bewaarplicht van een jaar. Ik heb toen aangegeven bij de leverancier dat de gegevens van de gemeente uit het systeem verwijderd moeten worden wanneer de selectielijst daarom vraagt. Ik was de eerste die dit bij de leverancier aangaf. Ze hadden daar op dat moment geen oplossing voor. Zij vroegen zich o.a. af wat dan de gegevens van de gemeente zijn omdat dit een platform is waarop allerlei partijen informatie aan een 'zaak' kunnen toevoegen. We hebben dit uiteindelijk aan de archiefinspecteur gemeld en zij zou hier verder induiken. Ik heb geen idee wat de huidige stand van zaken is.

Ik snap de beweegreden van de afdeling, maar mogen zij de vergunningen 'misbruiken' als naslagwerk? Dat is niet het doel van de afgegeven vergunning. Ik heb bv eenzelfde discussie gevoerd over kapvergunningen. De betreffende afdeling wilde deze vergunningen ook bewaren zodat ze de ontwikkeling van het groen konden herleiden. Ik heb toen aangegeven dat ze de informatie uit de vergunningen zouden moeten verwerken in een groenbeleidsplan o.i.d. want de vergunningen moeten nu eenmaal vernietigd worden.

Ik ben het met het advies van Yvonne eens. Bewaren is de meeste praktische oplossing. Dit zou ik dan voorleggen aan het SIO van je gemeente.

Bij de gemeente Oss hebben we hierover ook een discussie gehad met het BHIC, met name over de bewaartermijn van stukken inzake toestemming en/of vergunningverlening voor werkzaamheden verband houdende met de aanleg van kabels/leidingen. Het BHiC is van mening dat deze stukken tot 50 jaar na aanleg dienen te blijven bewaard en wij hebben dit advies overgenomen.

Hallo Marjolein,

in principe slaat de 'na vervallen belang' op de verwijdering van de kabels. Ik kan me niet voorstellen dat oudere vergunningen nog moeten worden geraadpleegd als de kabels verwijderd zijn.

Formeel wil de selectielijst alleen informatie permanent bewaren als daar een gegronde reden is. Als de selectielijst zegt dat b.v. kabels permanent bewaard moeten worden, worden alle gemeenten in Nederland verplicht om die informatie te bewaren ongeacht of die vergunning is verlopen. De Selectielijst wil daarom die verplichting niet opleggen in dit soort gevallen (inritten zijn inderdaad ook zo'n voorbeeld).

In de praktijk is het lastig om na te gaan of zo'n vergunning nog actueel is en dus zijn dossiers lastig op vernietiging te zetten. Praktisch betekent het dus dat de vergunningen voor kabels permanent bewaard blijven. 

Mocht het in de toekomst makkelijk worden om aan te geven dat vergunningen zijn vervallen, dan zal het vernietigen van die dossiers ook makkelijker worden. Dan wil je niet dat de selectielijst zegt dat je het permanent wilt bewaren, want de informatiewaarde van een vervallen vergunning voor een kabel is bijna nul.

Hallo Wouter,

Met die reactie van MOOR ben ik bekend.

Die hebben wij als gemeente Dronten begin dit jaar ook gehad.
 
Wouter Verdaas zei:

Bij mijn vorige werkgever zijn ze vorig jaar overgestapt naar MOOR. De gemeente heeft toen het beleid aangepast. Dit betekende concreet dat er geen vergunningen meer worden afgegeven, maar dat een meldingsplicht voldoende was. Dus een bewaarplicht van een jaar. Ik heb toen aangegeven bij de leverancier dat de gegevens van de gemeente uit het systeem verwijderd moeten worden wanneer de selectielijst daarom vraagt. Ik was de eerste die dit bij de leverancier aangaf. Ze hadden daar op dat moment geen oplossing voor. Zij vroegen zich o.a. af wat dan de gegevens van de gemeente zijn omdat dit een platform is waarop allerlei partijen informatie aan een 'zaak' kunnen toevoegen. We hebben dit uiteindelijk aan de archiefinspecteur gemeld en zij zou hier verder induiken. Ik heb geen idee wat de huidige stand van zaken is.

Ik snap de beweegreden van de afdeling, maar mogen zij de vergunningen 'misbruiken' als naslagwerk? Dat is niet het doel van de afgegeven vergunning. Ik heb bv eenzelfde discussie gevoerd over kapvergunningen. De betreffende afdeling wilde deze vergunningen ook bewaren zodat ze de ontwikkeling van het groen konden herleiden. Ik heb toen aangegeven dat ze de informatie uit de vergunningen zouden moeten verwerken in een groenbeleidsplan o.i.d. want de vergunningen moeten nu eenmaal vernietigd worden.

Ik ben het met het advies van Yvonne eens. Bewaren is de meeste praktische oplossing. Dit zou ik dan voorleggen aan het SIO van je gemeente.

Selectielijst 2012: 1 jaar na vervallen van de handeling, het recht en/of gevolg.

Dus, 1 jaar ná de kabels en leidingen zijn weggehaald.

Wat informatie uitwisseling betreft kan ik het volgende toevoegen:

Ten behoeve van het beperken van schade aan kabels of leidingen door graafwerkzaamheden is de Wet informatie-uitwisseling ondergrondse netten (WION) van kracht. De wet bepaalt dat voordat er gegraven mag worden informatie via het Kadaster opgevraagd moet worden bij de kabel- en leidingbeheerders over kabels en leidingen op de graaflocatie. Deze beheerders moeten die leveren.

Maar voor een aantal gebieden in NL is binnen de WION een uitzondering gemaakt: veiligheidsgebieden, hieronder vallen bijv nucleaire terreinen, schiphol, defensie, e.d.. Daarvoor wordt onder bepaalde voorwaarden en procedure gegevens geleverd. Destijds is dat zo bepaald, zie artikel 8 en de Memorie van Toelichting blz. 17,18,19 van de AMvB behorend bij het wetsvoorstel uit 2008.

 

080626%20BION%20NvT%20-%20stb-2008-233.pdf

Het punt van de toestemming voor het leggen en hebben van kabels en leidingen heeft te maken met de duur van de rechtstoestand waarop de toestemming is verleend en blijvend moet kunnen worden bewezen. Dat is zolang die kabels/leidingen er liggen. Zolang niet is of kan worden vastgesteld dat deze zijn verwijderd geeft categorie 11.1 van de selectielijst 2017 ook geen toestemming om de vergunning te vernietigen. Ook wanneer hier een bewaartermijn van 50 jaar op is gezet zal na 50 jaar voor vernietiging moeten worden vastgesteld of de kabels en leidingen inderdaad zijn verwijderd. Anders heb je dezelfde vraag alleen maar 50 jaar opgeschoven.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden