BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht Werken
Informatie
Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over alle aspecten die verband houden met zaakgericht werken.
Link Zaakgericht werken op de website VNG Realisatie
Link Kennisbank Zaakgericht werken
Link Zaaksystemen in Beeld
Link Common Ground Open Zaak
Leden: 435
Meest recente activiteit: 3 Nov
Bronnen
Blogs en discussies op BREED
Om te zoeken naar relevante discussies en blogs op BREED die buiten deze groep zijn geplaatst, klik op de onderstaande knoppen.
Laat hieronder gerust eventuele opmerkingen, tips of aanvullingen achter!
Discussieforum
Afzender bij zaken
Begonnen door Wouter Verdaas. Laatste reactie van Yvonne Welings 20 Aug 2024. 1 Beantwoorden 0 Vindt leuk
Communicatie naar behandelaars van zaken
Begonnen door Wouter Verdaas. Laatste reactie van Yvonne Welings 2 Jun 2021. 4 Antwoorden 1 Vinden leuk
Archiveren milieudossiers bij afsluiten DMS
Begonnen door Stefan Heirbaut. Laatste reactie van L. Filius 24 Nov 2020. 6 Antwoorden 1 Vinden leuk
Prikbord
Opmerking
-
Reactie van Yvonne Welings op 5 November 2024 op 10.42
-
-
-
https://ericburger.nl/microsoft365/microsoft-365-recordsmanagement-...
Veel Archiefwet plichtige organisaties beschikken inmiddels over zowel een DMS of zaaksysteem als ook Microsoft 365. De verhouding tussen M365 en dat zaaksysteem of DMS is vaak omgeven met ingewikkelde architectuur discussies, moeizaam te handhaven werkafspraken en oneigenlijke argumentatie. Dat leidt tot allerlei problemen in die ambtelijke organisaties, tot aan onbepaald uitstel van inrichting van archivering in Microsoft 365 en risico’s van verminderde compliance toe. Ik hoor daar wekelijks over terug in mijn trainingen, adviesgesprekken en andere contacten met informatiebeheerders, recordsmanagers en functioneel beheerders. Wat kunnen we leren van die discussies en problemen? Hoe kunnen we de risico’s vermijden? Mijn observaties uit de afgelopen maanden.
-
-
-
-
-
-
-
Archiveringsvraagstuk waar advies op wordt gevraagd, ga jij reageren>
Adviezen Sociale Raad en andere soortgelijke adviezen - BREED - ove...
-
Reactie van Erik Huurman op 7 Augustus 2024 op 10.00
-
Een duidelijk verhaal, ik weet dat ze bij ons (gemeente Barneveld) een nieuwe aanbesteding gaan draaien omtrent een zaaksysteem voor het Sociaal Domein. Daarin zullen wij worden aangehaakt voor de informatie vraagstukken.
Waar we tegenaan lopen is dat allerlei wetgevingen haaks op elkaar staan.
Van de archiefwet tot de privacywetgeving en alles daar tussenin. Daar is Nederland heel erg goed in om het mogelijke onmogelijk te maken en volgens mij zeg ik hier niets vreemds. We zullen er heel creatief mee om moeten gaan.
Wanneer iets fysiek (per post) wordt aangeleverd. Dan zou je er voor kunnen kiezen om losse scans (middels een batch) kunnen maken waardoor je gemakkelijker bijvoorbeeld ID-bewijzen kunt selecteren omdat je deze na een maand moet vernietigen. Slimme scan software kan daar vervolgens metadata aan toevoegen en classificeren.
Het venijn zit hem denk ik hierin:
Indien burgers/cliënten een analoog of digitaal document aanleveren dat zowel uit een kopie-ID als ook andere bewijsstukken bestaat, wordt dat door de postkamer eveneens als één document gescand dan wel geregistreerd en omwille van het behoud van authenticiteit niet opgesplitst.
Het onderscheid maken tussen analoog en digitaal. Analoog heb ik hierboven al beschreven. Op basis van een werkervaring van Werkzaak Rivierenland in het verleden.
Digitaal zou je aan de voorkant kunnen afhechten door in het digitale aanvraagformulier door aparte invoervelden met bestanden toevoegen te maken waar burgers bepaalde bewijsstukken kunnen aanleveren. Zoals ID bewijzen, bankafschriften, Echtscheidingspapieren, ontslagverklaringen etc. Aan de achterkant wordt er metadata toegevoegd en evt. geclassificeerd om de zaak in goede banen te leiden. Op die manier kun je eenvoudiger er voor zorgen dat je voldoet aan de wetgeving maar ook aan de authenticiteit etc.
Dat gezegd hebben de in een notendop. Ik zeg niet dat ik direct de oplossing heb maar in Barneveld gaan we wel kijken hoe we creatief met het e.e.a. om moeten gaan door in de geest van de wet te handelen en niet op de letter van de wet zoals ik al vaker om mij heen zie gebeuren. Wees niet bang en toon lef!
De vraag die ongetwijfeld bij vele gemeenten speelt is dus: nemen we voor lief dat we niet op tijd alle kopie ID-bewijzen uit onze informatiesystemen kunnen verwijderen en daarmee niet voldoen aan AVG-regelgeving, of gaan we de postintakeprocedure aanpassen, documenten opsplitsen en daarmee ook de authenticiteit van het oorspronkelijk aangeleverde bewijsdocument om zeep helpen.
Als je voor zo'n oplossing kiest dan moet de eindverantwoordelijke voor informatiebeheer (lees de gemeentesecretaris) er voor tekenen en daarmee dus akkoord gaan dat jullie afwijken van bepaalde wet- en regelgeving. Dat vergt goede werkafspraken, een goede onderbouwing etc. Dan ben je in ieder geval gedekt. Maar of dat stand blijft houden in de steeds meer toenemende digitale maatschappij, ik ben bang van niet.
Nogmaals ik zeg niet dat ik de oplossing heb maar het is wel een zaak om goed naar de 'digitale' voorkant te gaan kijken. Denk in mogelijkheden i.p.v. beperkingen door de wet- en regelgeving. Handel in de geest van de wet.
Voor wat het waard was.
Heel veel succes in Sittard-Geleen.
Hartelijke groet,
Erik
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2025 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van Zaakgericht Werken om reacties te kunnen toevoegen!