Opmerking

Reactie van Jack Schuemie op 4 Februari 2015 op 11.33

In reactie op Jean-Luc: bij vervanging hebben we het over het omzetten van een document van de ene gegevensdrager naar de andere. Bij vervanging hebben we het inderdaad normaal gesproken over papier naar digitaal, maar als je vervanging in de ruimste zin neemt dan zijn er meer variaties mogelijk.

Reactie van Stefan van den Deijssel op 4 Februari 2015 op 10.45

Nadia,

Wat bedoel je met reeds digitale stukken? Zijn dit digitaal opgemaakte stukken? Of zijn dit scans van fysieke stukken?

In het eerste geval heb je het volgens mij niet over vervangen, maar over omzetten/converteren.

In het tweede geval zou je opnieuw moeten gaan scannen. Dan valt de vervanging gewoon onder het handboek.

Reactie van Huub Jonkers op 4 Februari 2015 op 10.31

Jack Schuemie, zou je iets meer kunnen vertellen over die rebuildactie

Reactie van Wytse Kelder op 4 Februari 2015 op 10.29

Beste Jack, bij mijn organisatie zijn we nog niet toe aan vervanging. echter wij werken wel volledig digitaal. dus uiteindelijk gaan wij ook naar vervanging toe. Ik heb echter wel heel veel interesse in jullie handboek. Zou je mij deze kunnen mailen? Groet, Wytse

Reactie van Jack Schuemie op 4 Februari 2015 op 10.15

Nadia,

Wij hadden bij de Regio dit probleem en ik heb dit als aandachtspunt in het handboek opgenomen. In het (positieve) advies dat de archivaris op het handboek heeft gegeven is dit vervolgens als eis neergelegd.

Het gaat hier om documenten die gedigitaliseerd zijn, maar niet opgeslagen als pdfa. Voor al deze documenten hebben wij bij de Regio een zogenaamde rebuild actie uitgevoerd.

Je moet een dergelijke actie wel degelijk meenemen in je Handboek.

Overigens moet je er op letten dat je het handboek periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) vernieuwd en opnieuw laat vaststellen en toetsen.

Succes ermee!

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 4 Februari 2015 op 10.07

Heeft iemand in het aspect Vervanging ook het volgende  meegenomen:

-reeds digitale stukken (nog niet pdfa...) omzetten naar pdfa...?

-valt dit eerder onder een apart op te pakken vervangingstraject onder digitale duurzaamheid?

Als ik expliciet spreek over vervanging van analoge archiefbescheiden (die ik pdfa... scan) in mijn Handboek, dan hoef ik bovenstaande toch niet mee te nemen. Of zit ik nu op een verkeerd spoor?

Dank voor jullie reacties!

Reactie van Yvonne Welings op 30 December 2014 op 13.40

LInk naar handboek vervanging gemeente Vught 2013, met hierin de volgende keuze voor de bestandsformaten:

De scans worden opgeslagen in PDF formaat. Ook gekoppelde bestanden zoals e-mail, word, excel of access bestanden worden als PDF-bestand opgeslagen in Decos. De metadata die in een registratieveld in Decos worden ingevoerd worden weggeschreven als XML. Een beperkende factor

bij het gebruik en uitwisselen van data is het volume van bestanden. Vooral kleurenbestanden

kunnen erg groot zijn. Als de volumes te groot zijn, is het noodzakelijk bestanden te comprimeren.

De kleurenscans die binnen Decos opgeslagen zijn, worden dan ook standaard gecomprimeerd. De

kleurenscans worden gecomprimeerd naar packbits. Deze techniek van compressie is uiterst effectief

om de grote volume van kleuren-bestanden te verkleinen Deze vorm van compressie is “lossless”.

Bij de toekomstige overdracht naar de archiefbewaarplaats converteert Decos alle metadata naar

Extensible Markup Language (XML) en voegt deze samen met de PDF bestanden van de scans in

een zogenoemde XML-wrapper.

Deze gecombineerde aanpak van XML en PDF is de gekozen strategie voor het bewaren van

(tekst)documenten op de lange termijn. De voor- en nadelen van beide formaten worden vrijwel

volledig tegen elkaar weggestreept wanneer de formaten samen worden gebruikt:

· PDF voor de visuele representatie

· XML voor de representatie van de expliciete structuur, context en metadata

Reactie van Stefan van den Deijssel op 16 December 2014 op 8.08

Volgens mij is dit eenvoudig op te lossen door te zorgen dat de MFC's dezelfde instellingen (en dus dezelfde kwaliteit) hebben als je scanners. Vervolgens moet je de organisatie duidelijk maken dat alle stukken die in het DMS worden geïmporteerd fysiek naar DIV moeten, zodat deze conform het handboek afgehandeld en vernietigd worden. Je bent uiteindelijk samen verantwoordelijk voor de volledigheid van je archief, of dit nu fysiek of digitaal is. Ik vind dat DIV een rol speelt in de bewustwording hiervan bij de rest van de organisatie.

Reactie van Yvonne Welings op 15 December 2014 op 12.55

@Henk, je slaat de spijker op de kop !!!

Reactie van Henk Sligman op 15 December 2014 op 12.43

Onderstaande en uit ervaring MFC's slaan een "gat" in je vervangingsverhaal.

Medewerkers gaan nl. bv. "okselpost" via de MFC''s scannen en toevoegen aan je DMS of RMA. Bij grotere organisaties merk je dat Fac. zaken niets hebben met "vervanging" onder het mom "een scan is een scan"

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 16
• 17
• 18
• 19
• 20
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina