Heel veel organisaties werken nu zaakgericht maar hebben ook nog te maken met fysieke dossiers die van deze zaken worden gemaakt.

Wij zijn bezig om volledige substitutie te gaan krijgen maar tot die tijd moeten we voor de te bewaren zaken nog fysieke zaakdossiers maken.

Mijn vraag is hoe ga je deze te bewaren zaken in het archief wegzetten?, dit gebeurde in het verleden met een plaatsingsnummer, maar nu kun je het op zaaknummer wegzetten, alleen dan zal je ruimte moeten vrijhouden voor zaken die nog niet zijn afgehandeld en die er dan later weer tussen moeten komen, dit gaat je waarschijnlijk heel veel ruimte kosten!

Weergaven: 696

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wat is er op tegen om niet met plaatsingsnummers te werken? Is het technisch niet mogelijk? In jullie situatie lijkt mij plaatsingsnummers de beste oplossing.

Middag Bert,

Je krijgt dan net zoiets als ik wel eens bij bouwvergunningen zie. De dozen bevatten bijvoorbeeld vergunningen 10 t/m 15. En als 13 dan erg dik is dan moet je weer gaan schuiven en extra dozen aanmaken.

Wellicht is het een optie om te kijken naar hoe het voor het zaakgerichtwerken gearchiveerd werd. Bij het DMS van mijn gemeente archiveer je de dossiers door ze in een archiefserie te plaatsen. Misschien is dit ook mogelijk in het zaaksysteem waarmee jullie werken.

Gegroet Jan-Jaap

Ja wat ik al zei, als het zaaknummer dan het plaatsingsnummer wordt dan zal je heel wat ruimte er tussen vrij moeten houden omdat er zaken bij zullen komen en je moet blijven schuiven om de zaaknummering aan te houden

Dan gebruik je toch niet de zaaknummers, maar geef je zelf plaatsingsnummers aan? Volgens mij is het redelijk eenvoudig te regelen om je DMS automatisch plaatsingsnummers uit te laten geven zodra je aangeeft dat een zaak te bewaren is.

Ik zal dit bij onze leverancier van ons Joinzaak systeem, nl Decos gaan navragen wat de mogelijkheden hierin kunnen zijn, bedankt voor de tip

Als het niet vanuit het zaaksysteem kan, dan kan het vast vanuit je DMS. Dat hebben DMS-en altijd gedaan als ik me niet vergis.

Een DMS is een Document Management Systeem, maar je gaat zaken overbrengen naar een archiefbewaarplaats, daaraan gekoppeld zijn natuurlijk documenten.

Voorheen hadden wij Corsa als DMS maar ook daarin ging je dossiers via een plaatsingsnummer overbrengen naar de archiefbewaarplaats en niet direct maar indirect dus de documenten

Wij werken met Corsa als DMS met daarnaast een zaaksysteem. Het overdragen van zaken(dossiers) fysiek of digitaal gebeurt bij ons vanuit Corsa en niet het zaaksysteem. Het is voor ons dus redelijk eenvoudig om een zaak van een fysiek plaatsingsnummer te voorzien, mocht dat nodig zijn.

Hoi,

@Bert: begrijpelijk vraag waarbij de praktische ervaring ook is om op plaatsingskenmerk aan te sturen als extra metadataveld. Bij mijn vorige werkgever met meerdere regio's was dat uiteindelijk de redding om toe te werken naar 1 gezamenlijke oplossing voor de digitale registratie van het fysieke archief (wat tientallen kilometers besloeg).

@Stefan: Interessante opstelling die je daar noemt. Ik ben niet zo heel erg thuis in de markt van verschillende soorten systemen en de combinaties van deze digitale werktuigen in de praktijk, maar is het raadzaam om naast een zaaksysteem ook nog altijd een DMS te hebben draaien? En zit er bij jouw organisatie een bewuste keuze achter (visie)? En hoe luidt deze als ik het vragen mag?

Stefan van den Deijssel zei:

Wij werken met Corsa als DMS met daarnaast een zaaksysteem. Het overdragen van zaken(dossiers) fysiek of digitaal gebeurt bij ons vanuit Corsa en niet het zaaksysteem. Het is voor ons dus redelijk eenvoudig om een zaak van een fysiek plaatsingsnummer te voorzien, mocht dat nodig zijn.

In mijn ogen zijn een zaaksysteem en een DMS twee verschillende systemen. Een zaaksysteem is gericht op het begeleiden van een proces middels een workflow. Een DMS is bedoeld als archief. Het is mogelijk dat deze twee systemen gecombineerd zijn in één applicatie, maar het blijven twee verschillende functies met daarbij verschillende eisen. Dat betekent dat je eisenpakket voor die applicatie best zwaar wordt en de kans dat je dus de perfecte kandidaat vindt wordt dan navenant kleiner. Het nadeel van twee applicaties is dat er een (goede) koppeling tussen beide applicaties moet zijn. Het is dus een afweging die je moet maken. Dat kan per organisatie verschillend zijn.

Ik heb ervaring met zowel een DMS en zaaksysteem in één applicatie als beide in een aparte applicatie. In het eerste geval liepen we tegen de grenzen van de mogelijkheden van de applicatie aan. De applicatie was ook niet echt bedoeld als zaaksysteem, maar had beperkte workflow-mogelijkheden die we daar voor gebruikten. Bij de twee applicaties hadden we problemen met de koppeling, waardoor we maar een beperkt aantal metadata in het DMS kregen en dus dubbele registratie nodig was. We zijn nu bezig met het vervangen van het zaaksysteem, zodat we een goed werkende koppeling krijgen. 

In mijn huidige organisatie is het een bewuste keuze om het zaaksysteem en het DMS gescheiden te houden. Het zaaksysteem is bij ons alleen bedoeld voor processen die geen eigen vakapplicatie hebben. De vakapplicatie is leidend, de behandelaars zouden dus alleen in hun eigen vakapplicaties hoeven te werken. We gaan het nieuwe zaaksysteem gebruiken als koppelvlak tussen de vakapplicaties en het DMS. In de testomgeving hebben wij een goede koppeling tussen de vakapplicatie van het sociaal domein en het zaaksysteem (en dus ook het DMS) kunnen testen met goed gevolg.

Mocht je nog meer willen weten, neem dan gerust contact met mij op.



Stefan van den Deijssel zei:

In mijn ogen zijn een zaaksysteem en een DMS twee verschillende systemen. Een zaaksysteem is gericht op het begeleiden van een proces middels een workflow. Een DMS is bedoeld als archief. Het is mogelijk dat deze twee systemen gecombineerd zijn in één applicatie, maar het blijven twee verschillende functies met daarbij verschillende eisen. Dat betekent dat je eisenpakket voor die applicatie best zwaar wordt en de kans dat je dus de perfecte kandidaat vindt wordt dan navenant kleiner. Het nadeel van twee applicaties is dat er een (goede) koppeling tussen beide applicaties moet zijn. Het is dus een afweging die je moet maken. Dat kan per organisatie verschillend zijn.

Ik heb ervaring met zowel een DMS en zaaksysteem in één applicatie als beide in een aparte applicatie. In het eerste geval liepen we tegen de grenzen van de mogelijkheden van de applicatie aan. De applicatie was ook niet echt bedoeld als zaaksysteem, maar had beperkte workflow-mogelijkheden die we daar voor gebruikten. Bij de twee applicaties hadden we problemen met de koppeling, waardoor we maar een beperkt aantal metadata in het DMS kregen en dus dubbele registratie nodig was. We zijn nu bezig met het vervangen van het zaaksysteem, zodat we een goed werkende koppeling krijgen. 

In mijn huidige organisatie is het een bewuste keuze om het zaaksysteem en het DMS gescheiden te houden. Het zaaksysteem is bij ons alleen bedoeld voor processen die geen eigen vakapplicatie hebben. De vakapplicatie is leidend, de behandelaars zouden dus alleen in hun eigen vakapplicaties hoeven te werken. We gaan het nieuwe zaaksysteem gebruiken als koppelvlak tussen de vakapplicaties en het DMS. In de testomgeving hebben wij een goede koppeling tussen de vakapplicatie van het sociaal domein en het zaaksysteem (en dus ook het DMS) kunnen testen met goed gevolg.

Mocht je nog meer willen weten, neem dan gerust contact met mij op.

Graag zou ik van je willen weten welk nieuw zaaksysteem jullie nu hebben. Wij hebben momenteel ook Corsa als DMS en zijn bezig met een keuze voor een nieuw zaaksysteem. Gaan we voor 2 in 1 of houden we 2 aparte applicaties?  Ook ben ik benieuwd welke vakapplicatie jullie gebruiken voor sociaal domein.

Alvast bedankt voor de info.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden