"Goede vraag, ik ga het een navragen bij mijn collega van burgerzaken. Kan je de vraag niet voorleggen aan de NVVB? "
BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Discussies van Jan-Jaap Fleurke
Voorgedrukte formulieren en de eisen uit de archiefregeling
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Yvonne Welings op donderdag. 1 Beantwoorden 1 Vinden leuk
Na een scanopdracht voor dossiers met buitenlandse brondocumenten en vestigingen buitenland (inclusief verklaringen onder ede) kregen wij de reeks dossiers terug met daarin allerhande…Doorgaan
Artikel 8 Archiefbesluit 1995
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Jan-Jaap Fleurke 8 Jul. 6 Antwoorden 0 Vindt leuk
Hoi,Voor de gemeente Dronten ben ik bezig met het opstellen van een handboek vervanging. Nu zit ik met artikel 8 Archiefbesluit 1995 in mijn maag.Van de gedigitaliseerde archiefbescheiden moet je een…Doorgaan
Hulp bij ontwerpen logo BreedNetwerk
Started 18 Jan 0 Antwoorden 3 Vindt leuk
Wie wil ons helpen met het ontwerpen van een logo voor BreedNetwerk. De oproep in deafgelopen nieuwsbrief heeft 1 aanmelding opgeleverd, waarvoor dank. Het zou mooi zijn als ereen nog 1 of 2 leden…Doorgaan
Kiesregister
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Kees-Jan Vermeulen 4 Sept 2020. 1 Beantwoorden 2 Vindt leuk
Hallo collega's,Onlangs heb ik een vraag gesteld over het WKBP-register maar nu gaat mijn vraag over het kiesregister. Voor een voor-onderzoek e-Depot moet ik uitzoeken wat er mogelijk digitaal…Doorgaan
De pagina van Jan-Jaap Fleurke
Recente activiteiten
Voorgedrukte formulieren en de eisen uit de archiefregeling
Na een scanopdracht voor dossiers met buitenlandse brondocumenten en vestigingen buitenland (inclusief verklaringen onder ede) kregen wij de reeks dossiers terug met daarin allerhande scheidingspagina's voor het scanproces. Bij navraag over het papier en gebruikte inkt blijken beide niet te voldoen aan de eisen die uit de archiefregeling naar voren komen. Conclusie deze pagina's moeten verwijderd worden.Maar toen ik verder keek zag ik dat zo'n beetje voor elk persoon er voorgedrukte formulieren…See More
"Ik kreeg dit rapport ook toegestuurd binnen mijn gemeente. Wat ik mij afvraag is welke gemeenten allemaal hebben meegewerkt? Hoe heeft de enquete eruitgezien."
"Hoi Andrea,
Voor de introductie van ons nieuwe zaaksysteem heeft functioneel beheer enkele e-learnings ontwikkeld. Enkele powerpoint-achtige schermen met bij sommige lessen gevolgd door een quiz. De bedoeling was dat iedereen de e-learnings zou…"
"Dus een document wat in 2011 vernietigd had moeten worden, wordt niet gezet in een aparte 'aanvulling op de V-lijst van 2011' maar gezet bij de stukken op de lijst V-2021, omdat dat het jaar van vernietiging is.
Dat is een te…"
"Hoi Marleen,
Ook ik kom dit regelmatig tegen. Wij hebben een fysieke werkvoorraad die we nog moeten archiveren. En dan kom ik stukken en dossiers tegen die bijvoorbeeld op de vernietigingslijst van 2018 hadden moeten staan. Maar aangezien ze daar…"
"Hoi,
Dank voor alle reacties. Het artikel op ingmarbladertenschrijft had ik ook al gevonden. Informatief maar gezien de verschillende reacties op mijn vraag wordt er in den lande dus wel anders naar artikel 8 gekeken.
Ik denk dat ik het…"
"Zoals bijna 10 jaar geleden al geschreven:
Het specificeren van vervanging kan gemakkelijk in de metadata in het DMS/RMA. Het lijkt mij voldoende als je bij iedere registratie twee velden toevoegt:Vervangen ja/neeVervangen op dd/mm/yyyy(Misschien…"
"Mocht je hier hulp of advies in kunnen gebruiken Jan-Jaap, schroom niet om ons te benaderen. "
"Ik gebruik ook nooit een lijst documenten. Wel staat in de verklaring van vervanging welke soort documenten het betreft (een globale omschrijving dus). Wij vernietigen elke maand een deel. In overleg met de archivaris hebben we de…"
"Ik zou helemaal geen verklaring maken. Het is weliswaar verplicht, maar heeft in mijn ogen geen enkel praktisch nut en dekt geen enkel risico af.
Stel dat je straks voor de rechter staat omdat iemand betwist dat een document gescand is (op zichzelf…"
"Er zijn modelverklaringen. Je kan gewoon op één A4tje verwijzen naar het vervangingsbesluit én eventueel mandaatregeling (ligt eraan wie ondertekent). Je hoeft geen lijst van documenten toe te voegen.
Overigens zou ik het…"
Artikel 8 Archiefbesluit 1995
Hoi,Voor de gemeente Dronten ben ik bezig met het opstellen van een handboek vervanging. Nu zit ik met artikel 8 Archiefbesluit 1995 in mijn maag.Van de gedigitaliseerde archiefbescheiden moet je een verklaring van vervanging opmaken voordat je de originele echt mag vernietigen. Ik zit mij af te vragen hoe je dit in de praktijk het beste kunt inrichten. Van onze gemeentearchivaris kreeg het advies om dit per kwartaal in te richten. Maar dat zou een lange lijst opleveren die handmatig opgesteld…See More
"Kunnen we hier niet op sturen? Nu hebben mijn collega's en ik allemaal outlook tot onze beschikking. Als we dat nu eens zouden de-instaleren en bepalen dat we alleen nog maar vanuit de vakapplicatie, "social"-intranet of zaaksysteem…"
"Mijn kwartje in het zakje doen: gemeentearchivaris, CISO of de FG? Of andere "speciaal" benoemde personen. Ik zou namelijk verder denken dan alleen maar burgemeester, wethouders en MT-leden.
Jan-Jaap"
"Gewoon even een brainwaveje. Toen ik net even zocht in de i-Navigator kwam ik geen documenttype memo tegen. Misschien moet je hiervoor het standaard aanwezig "interne document" gebruiken.
Maar als losstaand documenttype kwam ik het…"
Profielgegevens
- About me
- Recordbeheerder / Medewerker DIV bij de gemeente Dronten.
- Website
- http://janjaap.fleurke.net
Prikbord (1 commentaar)
- Op 19 Oktober 2011 om 16.20 zei
Yvonne Welings...
- Hallo Jan-Jaap,
Welkom bij BREED! Op dit platform delen we kennis en ervaringen over het managen van informatie. Je kunt deelnemen aan discussies of er zelf een starten. Ook is er de mogelijkheid om blogs te schrijven. Je kunt het een en ander op de hoofdpagina vinden of via het menu bovenaan de website.
Ik hoop dat de community je kan helpen bij vraagstukken waar jij in je werk mee stoeit. En misschien kun jij ook anderen helpen.Mocht je nog vragen of ideeën hebben over BREED, dan hoor ik het graag. Rest mij je veel plezier te wensen bij deze community!
Groet,
Yvonne Welings
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2021 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
