Heeft er iemand ervaring met het stukje verantwoording en/of archiveren van dashboards of dashboardinformatie?

Weergaven: 264

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Nadia,

Dashboards ken ik als overzichten waarop statussen van bijvoorbeeld zaken getoond worden. In ons zaaksysteem is het de landingspagina waarop je terechtkomt bij het openen. Er staat hoeveel zaken je hebt en of je nog tijd hebt om deze binnen de gestelde termijn af te handelen. Het is vaak een stukje functionaliteit van de gebruikte software. Wat mij triggerd is de vraag waarom zou je dit willen archiveren?

Gegroet Jan-Jaap

Hotspot COVID-19: hoe archiveer je een dashboard?

Het was één van de vragen van de deelnemers aan de kennissessie over de zelfevaluatie duurzame toegankelijkheid hotspot op 9 maart 2021. Ook deze maand zijn er kennissessies, georganiseerd door het interdepartementaleproject Archivering hotspot bij DGSC-19 en RDDI, waarde dilemma’s en keuzes bij afbakening van de hotspot ter sprake komen.

De zelfevaluatie duurzame toegankelijkheid is gedeeld met de interdepartementale werkgroep hotspot COVID-19. Wil je meer weten? Stuur dan een mail naar Carina Jacobi.

Zie website RDDI

Dashboards is m.i. wat groter dan alleen het zaaksysteem. Het wordt op steeds meer plekken gebruikt om informatie van bv. een analyse te tonen, dus als visualisatiemiddel. Ook bij bv. Location Intelligence speelt dit vraagstuk. Deze informatie wordt meestal gebruikt als input voor beleid of andere (beleids)stukken of processen. Dan wil je deze informatie bewaren (zolang de bewaartermijn van het betreffende proces nog niet verstreken is).

De vraag die ik heb is, bewaar je alleen de visualisatie, de onderliggende dataset of allebei? En hoe doe je dat dan? Screenshot maken? In welk bestandsformaat sla je de gegevens op? Exporteer je de gegevens naar een csv-bestand of sla je een gedeelte van de database op? Hier zal m.i. ook een risico-analyse aan ten grondslag moeten liggen. Hoe lang is de bewaartermijn? Hoe groot is de kans dat ik de gegevens nog actief moet gaan gebruiken in de toekomst? Etc.

M.i. is de proceseigenaar die de analyse heeft gevraagd verantwoordelijk voor de archivering hiervan en dit zou dan idealiter in het betreffende dossier van het (beleids)stuk moeten worden opgenomen. Maar dit is in de praktijk erg lastig.

De gemeente Noordwijk maakt gebruik van een dashboard voor het presenteren en analyseren van data uit interne applicaties. Een datawarehouse haalt de gegevens op uit de bronapplicaties. Ik heb samen met onze archiefinspecteur van Erfgoed Leiden afspraken gemaakt en deze vast laten leggen in een directievoorstel.

Zie bijgaand bestand.

Bijlagen:

Interessant, Vera! Ik lees in jullie voorstel: 'bewerkte data in het datawarehouse valt niet onder de bewaar- en vernietigingstermijnen'. Bedoel je daarmee dat de termijnen in de bron niet van toepassing zijn op de gegevens in het DWH of dat jullie in het geheel de selectielijst niet toepassen?

In Amsterdam hebben we er namelijk voor gekozen om wel degelijk bewaartermijnen toe te passen op gegevens in een DWH, maar die inderdaad niet te koppelen aan de bewaartermijnen in de bron. Zie principe 2 in de bijlage.

Vera Korte zei:

De gemeente Noordwijk maakt gebruik van een dashboard voor het presenteren en analyseren van data uit interne applicaties. Een datawarehouse haalt de gegevens op uit de bronapplicaties. Ik heb samen met onze archiefinspecteur van Erfgoed Leiden afspraken gemaakt en deze vast laten leggen in een directievoorstel.

Zie bijgaand bestand.

Bijlagen:

Hallo Rens,

We hanteren natuurlijk wel de juiste bewaartermijnen in de bronapplicaties. In het DWH hebben we met de leverancier afgesproken, dat zij de bewaarfunctie garanderen. Wij passen dus niet de selectielijst toe op het DWH. Ik heb ter verduidelijking ook de notitie van de archiefinspectie als bijlage toegevoegd. Daar in kun je lezen, dat ook de archiefinspectie 'zoekende' is. 

Dank voor je reactie. Dat zet mij ook weer aan het denken. Ik neem dit onderwerp weer een keer op met de archiefinspectie.

Bijlagen:

Hoi Jan-Jaap,

het gaat niet zo zeer om de dashboards die jij bedoelt, eerder om dashboards die organisatiebreed gecreeërd worden, zoals bv binnen het sociale domein. We hebben nu afspraken over het gebruik ervan. Bv als je een moment uit het dashboard gebruikt (dus dag x, tijdstip x) in een rapportage dat je de broninformatie en verwijzing naar het dashboard ook in je rapportage zet. Zo borg je wanneer je de informatie hebt geraadpleegd.



Jan-Jaap Fleurke zei:

Hoi Nadia,

Dashboards ken ik als overzichten waarop statussen van bijvoorbeeld zaken getoond worden. In ons zaaksysteem is het de landingspagina waarop je terechtkomt bij het openen. Er staat hoeveel zaken je hebt en of je nog tijd hebt om deze binnen de gestelde termijn af te handelen. Het is vaak een stukje functionaliteit van de gebruikte software. Wat mij triggerd is de vraag waarom zou je dit willen archiveren?

Gegroet Jan-Jaap

Hoi Wouter,

precies, het wordt gebruikt als visualisatiemiddel, maar toch mis ik dan het stukje verantwoording. De opstellers van de dashboards zijn veelal gericht op het visueel delen, maar minder op de verantwoording. in mijn reactie naar Jan-Jaap heb ik aangegeven hoe we hier de eerste stap in hebben gezet.

Goede vragen die je verder stelt Wouter.

Wouter Verdaas zei:

Dashboards is m.i. wat groter dan alleen het zaaksysteem. Het wordt op steeds meer plekken gebruikt om informatie van bv. een analyse te tonen, dus als visualisatiemiddel. Ook bij bv. Location Intelligence speelt dit vraagstuk. Deze informatie wordt meestal gebruikt als input voor beleid of andere (beleids)stukken of processen. Dan wil je deze informatie bewaren (zolang de bewaartermijn van het betreffende proces nog niet verstreken is).

De vraag die ik heb is, bewaar je alleen de visualisatie, de onderliggende dataset of allebei? En hoe doe je dat dan? Screenshot maken? In welk bestandsformaat sla je de gegevens op? Exporteer je de gegevens naar een csv-bestand of sla je een gedeelte van de database op? Hier zal m.i. ook een risico-analyse aan ten grondslag moeten liggen. Hoe lang is de bewaartermijn? Hoe groot is de kans dat ik de gegevens nog actief moet gaan gebruiken in de toekomst? Etc.

M.i. is de proceseigenaar die de analyse heeft gevraagd verantwoordelijk voor de archivering hiervan en dit zou dan idealiter in het betreffende dossier van het (beleids)stuk moeten worden opgenomen. Maar dit is in de praktijk erg lastig.

Dank allen voor jullie reacties en het delen van de stukken. Wij hebben nog wat stappen te gaan!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden