Op 13 januari 2020 start de allereerste KIA-ThemaTiendaagse. Tien werkdagen lang staat het onderwerp vernietiging centraal en vinden er verschillende online en offline evenementen plaats. Noteer deze periode dus alvast in je agenda!

Overheden hebben op grond van de Archiefwet natuurlijk al langer een vernietigingsplicht. Sinds de komst van de AVG is het bewustzijn voor zorgvuldige vernietiging alleen maar groter geworden. Tegelijkertijd is effectieve vernietiging onder invloed van de digitalisering een steeds complexer vraagstuk geworden, want hoe krijgen we grip op alle data buiten onze archiefsystemen? Hoe gaan we om met big data en kunstmatige intelligentie? Hoe passen we de selectielijst toe in de context van de AVG? Welke nieuwe technologieën kunnen we inzetten om het onszelf makkelijker te maken? Hoe zorgen we samen met softwareleveranciers dat we vernietiging ‘by design’ inrichten? Wanneer is het verantwoord om geautomatiseerd te vernietigen en wanneer niet?

Het onderwerp vernietiging is een breed thema dat vanuit vele perspectieven bekeken kan worden. Hoogste tijd dus om daar eens met onze hele vakgroep vol in te duiken.

Wat gaan we doen?

De ThemaTiendaagse is een evenement waarbij kennisdeling centraal staan. Online gaan we met elkaar in gesprek door middel van columns, vlogs, interviews en prikkelende stellingen. Offline ontmoeten we elkaar tijdens praktische workshops in de regio en bij een landelijke kennisbijeenkomst op 23 januari bij het Nationaal Archief. Daarnaast organiseren we een evenement speciaal voor leveranciers. Heb je net in deze periode je skivakantie geboekt? Geen punt, bij thuiskomst ligt een interessant themanummer van het OD op je mat.

Wie organiseert dit?

De ThemaTiendaagse is een initiatief vanuit KIA (Kennisnetwerk Informatie en Archief) en wordt georganiseerd in samenwerking met onder meer het rijksprogramma RDDI.

Een bijdrage leveren?

De komende maanden zijn we druk bezig met alle voorbereidingen. Maar deze TienDaagse wordt geen succes zonder jou! Dus, heb je een visie rondom vernietiging die je wilt delen, schud je in een handomdraai een boeiend artikel uit je mouw of voel je managers en bestuurders graag aan de tand in diepte-interviews? Of wil je op een andere manier een bijdrage leveren? Neem dan contact op met Migiza Victoriashoop via m.victoriashoop@waterlandsarchief.nl.

Weergaven: 830

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goed idee om aan dit onderwerp een keer uitgebreid aandacht te besteden!

Wat ook een goed idee is om te als gemeente aan te melden voor een van pilots van Duurzaam Toegankelijk Op Orde, in het kader van de nieuwe Wet open overheid.

Vernietigen van informatie: Vernietigen van informatie. Vragen zijn o.a.: Moet er nog vernietigd worden als we informatie openbaar maken ondanks de selectielijst? Of vernietigen we alleen stukken van de selectielijst die niet openbaar zijn gemaakt? En als we vernietigen moet dat dan niet context bepaald zijn? Een dossier kan vernietigd worden, waarbij documenten die in andere dossiers ook gebruikt worden bewaard moet blijven. Er kan dan een splitsing ontstaan tussen vernietigen van een document en het laten staan van metadata (of het aanpassen van metadata) om de context te borgen. 

https://www.vngrealisatie.nl/producten/duurzaam-toegankelijk-op-orde

het vernietigen van informatie is vaak ondergebracht tussen oudheid en dynamisch archief (for lack of a better term).

er wordt heel veel vernietigd van de oudheid omdat het niet (vaak) relevant meer is en ook omdat het onstaan van archief uit verouderde processen komt. toch durven we weinig tot niet veel te doen met vernietigen met huidige (lees digitale) archieven.

de meeste overheden werken al veelal digitaal en is het zaak om het juist om te draaien dat we gaan kijken we gaan doen met de archiefstukken van morgen.

Joe, binnen de SIO's waar ik als gemeentearchivaris aan deelneem is wat jij benoemt het meest besproken onderwerp.



Yvonne Welings zei:

Joe, binnen de SIO's waar ik als gemeentearchivaris aan deelneem is wat jij benoemt het meest besproken onderwerp.

daarom ook de thema tiendaagse :)

er is vaak een illusie van control als het gaat om vernietiging maar de daadwerkelijke acties die volgens je beheerplan en selectielijst uitgevoerd moeten worden blijven altijd achter.

ik ben eigenlijk wel benieuwd welke sectors dit het beste geregeld heeft.

"illusie van control"

zo is het

Een heel goed initiatief die Thema Tiendaagse Vernietiging! Ik vind het een heel goed idee om de vernietigingsplicht nog eens te accentueren want ook al bestaat die , in het digitale tijdperk is men (nog) niet zo geneigd om vernietiging toe te passen. Ik merk het bij mijn werk waar verschillende mensen denken dat omdat het digitale archief niet zo veel ruimte in beslag neemt als het analoge, dat men dan het digitale archief toch bewaart ondanks dat de vernietigingstermijn is verstreken.

En hier ben ik het natuurlijk niet mee eens. Ook al is het archief digitaal het neemt wel degelijk ruimte in beslag en die vernietigingsplicht is er niet voor niets.

Leuk idee en interessante materie! Ik ben het met Gert eens dat we als sector misschien eens duidelijker uit moeten dragen waarom vernietigen noodzakelijk is. Of misschien ook niet...

Het wel of niet kunnen vernietigen begint al bij de keuze van het systeem. Je zou wellicht beter kunnen spreken van aanbesteding bij design dan archivering by design. GIBIT is een goede stap voorwaarts in gemeenteland, maar je hebt wel leveranciers nodig die het product leveren.

Klopt, Yvonne! Daarom is één van de activiteiten tijdens de tiendaagse een evenement gericht op leveranciers, waarin we hierover met de markt in gesprek gaan. Dat zijn we nu in samenwerking met de VNG aan het voorbereiden.

Eén van de zaken die we willen onderzoeken is of we leveranciers kunnen porren die met ons functionaliteit willen ontwikkelen waarmee je vanuit een centraal recordmanagementportaal (o.i.d.) in meerdere bronnen/systemen tegelijk kunt vernietigen. Dus net zoiets als Enterprise Search, maar dan Enterprise Destroy. Maar ook verbeteren van de 'gewone' vernietigingsfunctionaliteit gaan we adresseren.

Wat Gert zegt, daar ben ik het ook helemaal mee eens. De overal pruttelende serverparken zijn één van de belangrijkste oorzaken van het energieprobleem en de klimaatveranderingen. Dus digitale vernietiging is goed voor het milieu. Misschien moeten we dat aspect eens wat meer benadrukken?

Misschien goed om te weten dat Alfresco een nieuwere versie kent, waarin vernietigd kan worden.

Het blijkt dat één e-mail versturen slechter voor het milieu is dan het per post versturen van een analoge kaart, en staat gelijk aan de uitstoot van enkele honderden km met de auto.

Daarnaast verdubbelt elk jaar de wereldwijde digitale massa. Dat betekent dat deze massa in 2020 8 x zoveel wordt dan in 2017, in 2021 16 x, enz. In dat scenario lijkt het er op dat digitale vernietiging noodzaak wordt. Dan hebben we het nog niet over de toegankelijkheid. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden