Hallo,

Even kort voorstellen: sinds een jaar ben ik werkzaam als specialist DIV bij de GGD Drenthe en Veiligheidsregio Drenthe. Mijn uitdaging bij beide organisaties ligt voornamelijk op het onderwerp documentmanagement en papierloze organisatie. Behalve dat ik mij bezighoudt met archiefvraagstukken, focus ik mij vooral op onderwerpen zoals 'werkplek van de toekomst' en 'digitale samenwerking omgeving' en 'informatie delen'.

Bij de veiligheidsregio Drenthe en GGD Drenthe zijn wij de toepasbaarheid van Office 365 aan het testen. Hierin zitten enorm veel mogelijkheden, en zien wij ook de mogelijkheid (mits goed doordacht) om het online SharePoint component, in te gaan zetten als ons centrale DMS.

 

Wij zijn heel erg benieuwd of er meer organisaties zijn die op deze manier naar Office 365 en SharePoint aan het kijken zijn, of dit al zelfs al (gedeeltelijk) op deze manier gebruiken.

 

Heel kort wat argumenten waarom wij de mogelijkheid aan het onderzoeken zijn:

  • Ons informatiehuishouden is momenteel versnipperd
  • Het huidige DMS voldoet niet
  • We willen in de cloud gaan werken
  • Op korte termijn zullen wij gebruik gaan maken van Office 365

 

Weergaven: 2339

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Je zou de vraag kunnen stellen aan Eric Burger, lid van BREED en schrijver van deze blog

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/sharepoint-recordsmanagem...

Wellicht overbodig advies, maar ik zou in het onderzoek als allereerste willen weten waarom het huidige DMS niet meer voldoet en wat aan dat systeem nog gedaan kan worden alvorens een volgende stap te zetten. Ik kom in de praktijk te vaak tegen dat een bestaand DMS zonder meer wordt afgeschreven waarbij voorbijgegaan wordt aan het feit dat het niet functioneren van dat systeem eerder ligt aan de inrichting van vele jaren terug dan aan de huidige mogelijkheden van het systeem zelf.

Los daarvan onderschrijf ik het advies van Yvonne, Eric is een expert op gebied van Sharepoint.

Dank je wel Yvonne, gelijk het boek zelf maar even besteld :)

@Leon: Je hebt helemaal gelijk dat we goed moeten weten waarom ons huidige DMS niet volstaat. Gelukkig hebben we dit al gedaan :) Wij werken met een kleine en vrij onbekende applicatie, waarbij er zo veel maatwerk geleverd wordt, dat de leverancier ons onvoldoende kan ondersteunen. Dit is de voornaamste reden waarom wij op termijn zullen overstappen op een nieuw DMS. Daarnaast heeft de leverancier aangegeven voorlopig niet aan te sluiten bij de Azure Cloud. Dit past niet bij onze nieuwe visie van documentmanagement. Natuurlijk zijn er nog een hele reeks andere argumenten.

Een korte opmerking/toevoeging op basis van wat ik "lees" :

Cloud oplossing? Is data beheren op andermans computer. De woorden GGD en veiligheid lijken mij nu net publieke organen waar je visie en strategie goed moet relateren aan hun doel. 

Ik denk dat de wet bescherming persoonsgegevens je kan helpen juiste keuzes te maken.

Verder: overleg ook eens met Dick Bunskoeke 

Mvrgr

Henk

Dag Jildou,

Binnen mijn organisatie (100.000+ gemeente) onderzoeken we de mogelijkheid om SharePoint2016 in te zetten als oplossing voor projecten. Het gaat voornamelijk om projecten in de openbare ruimte. Daarbij hebben we ook gekeken naar de mogelijkheden van SharePoint op het gebied van archivering, DMS/RMA. Onze voorlopige conclusie: het kan, maar het vergt wel behoorlijk wat (configuratie)werk. De bedoeling is dat het gaat draaien naast ons zaaksysteem.

Tip: kijk eens op de website van Eric Burger (www.ericburger.nl). Hij is zelfstandig consultant en heeft zowel verstand van SharePoint als archivering.

Over werken in de cloud: ook daar zijn verschillende varianten mogelijk. Je kunt kiezen voor een publieke cloud (dan staat de data bijvoorbeeld op servers van Microsoft, valt dus ook onder buitenlands recht), maar je kunt ook kiezen voor een private cloud. In dat geval heb je als organisatie zelf het beheer over de servers (en dan vallen ze onder Nederlands recht). Je kunt dan ook zelf kiezen waar de servers staan. In huis, ergens anders in Nederland, ergens anders in het buitenland etc. Voor het inregelen van dat beheer zijn ook weer verschillende mogelijkheden: in huis of uitbesteden.

Dag Jildou,

Heb het boek ook besteld en vind het een erg nuttig boek. Vult echt de leemte tussen de archieftheorie (NEN-2082, NEN-15489) en de instructievideo's waarin de uitleg nogal gericht is op het 'bij elkaar klikken' van de functionaliteiten.
 
Jildou van der Bles zei:

Dank je wel Yvonne, gelijk het boek zelf maar even besteld :)

@Leon: Je hebt helemaal gelijk dat we goed moeten weten waarom ons huidige DMS niet volstaat. Gelukkig hebben we dit al gedaan :) Wij werken met een kleine en vrij onbekende applicatie, waarbij er zo veel maatwerk geleverd wordt, dat de leverancier ons onvoldoende kan ondersteunen. Dit is de voornaamste reden waarom wij op termijn zullen overstappen op een nieuw DMS. Daarnaast heeft de leverancier aangegeven voorlopig niet aan te sluiten bij de Azure Cloud. Dit past niet bij onze nieuwe visie van documentmanagement. Natuurlijk zijn er nog een hele reeks andere argumenten.

Marieke, voor het buitenland gelden wel beperkingen zoals de Patriot Act.
Zie ook http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/overheidsdocumenten-buiten-...

Bij twijfel neem contact op met de IBD.

In verband met sharepoint is het misschien nog een idee om eens op werkbezoek te gaan bij de gemeente Breda ?

Dag Yvonne, dank voor de tip!

Wat betreft de cloud: voor het buitenland gelden zeker beperkingen en andere wetgeving, waarvan de Patriot Act de bekendste is. Microsoft heeft de zaak overigens gewonnen. Wat niet betekent dat je blind de cloud in moet gaan! Je moet er goed over nadenken en allerlei scenario's met voors en tegens in kaart brengen. 

Maar: het is een ontwikkeling die gaande is en waar we op zullen moeten inspelen.

Yvonne Welings zei:

Marieke, voor het buitenland gelden wel beperkingen zoals de Patriot Act.
Zie ook http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/overheidsdocumenten-buiten-...

Bij twijfel neem contact op met de IBD.

In verband met sharepoint is het misschien nog een idee om eens op werkbezoek te gaan bij de gemeente Breda ?

Jildou ik heb via LinkedIn een antwoord op je vraag achtergelaten.

Maar hier geen "link" 

Hallo Jildou,

Wij zijn onlangs noodgedwongen overgestapt van de traditionele fileshares naar SharePoint Office 365. Wij nemen namelijk via een raamcontract met verschillende overheden dienstverlening af van één firma, en die stopte met het aanbieden van fileshares. We hebben nu in eerste instantie de informatie van de netwerkschijven 1-op-1 overgepompt naar SharePoint, en zullen dat verder uitwerken. Hierbij enkele bedenkingen:

Voordelen van SharePoint:

  1. De informatie is overal beschikbaar, op eender welke device. Het is heel gemakkelijk om mobiele toestellen te implementeren, via MobileIron zelfs met beveiliging.
  2. Het integreert met de bekende Office-pakketten.
  3. Er zijn veel apps om je informatie in weer te geven (lijsten, foto- en videobibliotheken).

Nadelen:

  1. Rechtenbeheer is vrij moeilijk
  2. Het is moeilijk om een gemeenschappelijk klassement op te stellen voor een hele organisatie
  3. Ik heb de indruk dat je het beheer van de informatie soms moet aanpassen aan (de mogelijkheden van) het systeem.
  4. Het gebruik van metadata i.p.v. mappen geeft voordelen in de webweergave. Maar als je de bibliotheek in de Verkenner opent, dan krijg je een black box. Hoe kunnen we dan later naar een archiefsysteem?
  5. Het is niet makkelijk om rechtstreeks mails op te slaan in SharePoint vanuit Outlook (toch niet in out-of-the-box)

Verder ben ik nu ook nog mijn weg aan het zoeken in SharePoint, maar dit zijn zo mijn bedenkingen na een paar weken.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden