Beste collega's,

Voor de gemeente waar ik werk ben ik bezig met het toetsen van de beheeromgeving op basis van RODIN. Omdat het onderdeel is van het handboek vervanging, is de beheeromgeving beperkt tot het zaaksysteem/dms. Het is gericht op de postintake en backlog scanning.

RODIN geeft een prima overzicht van wet- en regelgeving. Echter zijn er een aantal eisen die onvoldoende zijn te toetsen door gebrek aan normen. Wellicht lezen hier vakgenoten of archiefinspecteurs mee die een en ander kunnen verduidelijken.

Bijvoorbeeld bij 1.2: zijn er voldoende middelen beschikbaar? Hierbij worden geen normen gesteld. Ook zijn er bij de wetsartikelen waaraan gerefereerd wordt geen normen te vinden. Dit geldt ook voor 1.3: zijn er voldoende medewerkers? Er zijn geen normen bekend. Geen FTE's/loonschalen/opleidingsniveau of landelijke benchmarks. En bij 2.4: informatieobjecten zijn met een zoekopdracht binnen redelijke tijd en inspanning te vinden. Wat redelijk is hangt af van interpretatie. Er zijn geen normen over bekend. Idem voor 3.5: ( …) adequate serverruimtes. Ook hierbij worden geen normen gesteld. En als laatste, bij 3.6: (…) passende backupstrategie.

Uiteraard heb ik getallen uit de begroting en aantal FTE, loonschalen, opleidingsniveau en competenties beschreven, maar daarmee kan je nog niet aantonen of je voldoet.

Overigens is heel hoofdstuk 3 gericht op systeembeheer in de organisatie. Omdat wij een SaaS-oplossing gebruiken, verwijs ik naar de Overeenkomst technisch beheer & hosting Green Valley suite. Is dit gebruikelijk bij SaaS-oplossingen?

Ik ben vooral benieuwd naar de kengetallen voor financiën en medewerkers. Maar alle input is welkom!

Weergaven: 895

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag, op digitaal vlak biedt de Archiefregeling niet zo veel informatie zeker nadat de NEN normen uit de regeling zijn gehaald.

Dit zijn de eisen van het LOPAI serverruimten: http://www.provincialearchiefinspecties.nl/thema.bewaring.php

DIV- Benchmarks werden tot een paar jaar geleden wel gehouden, maar sinds de gemeente Tilburg niet meer participeert heb ik er minder zicht op. Martin Jochems van de gemeente Apeldoorn was vroeger daarbij betrokken.

 

@Jean-Luc.
Herken jouw behoefte aan concrete normen. Binnen mijn werkgebied met 12 gemeenten heb ik getracht om met kengetallen (registratie- en archiefomvang/ fte, etc.) zekere wetmatigheden inzichtelijk te krijgen waaruit je tot op zekere hoogte ‘normen’ zou kunnen afleiden. Hoewel deze kengetallen, met name door de jaren heen en in relatie tot elkaar (benchmarken met eigen geschiedenis, voorgaande jaren) zeer waardevolle inzichten en patronen oplevert. Kengetallen blijven dus wel degelijk relevant, maar niet zozeer omdat deze hanteerbare normen opleveren. Hooguit voorzichtige indicaties. Het waarom licht ik hieronder toe.


1.2 Hiervoor zijn om grofweg twee redenen geen sluitende normen voor vast te stellen.
1. Omdat dit in de praktijk niet meer in afzonderlijke begrotingsposten inzichtelijk is te maken maar in verschillenden posten is opgenomen zonder dat dit is gelabeld aan informatiebeheer.
2. Ook het beoordelen of de middelen voldoende zijn is niet objectief vast te stellen omdat dit afhankelijk is van de wijze waarop dit organisatorisch is gepositioneerd. Een organisatie met een hoge organisatiegraad kan efficiënter werken en daardoor met minder middelen beter functioneren dan een organisatie met een lage organisatiegraad. Lage organisatiegraad kenmerkt zich vaak door achterstanden en het ontbreken van sterk centraal regie en zicht op het informatiebeheer.

1.3 Hiervoor geldt min of meer hetzelfde argument als bij 1.2
Ook hier geldt hoe de positionering in de organisatie en vooral het takenpakket van de informatiebeheerders is ingericht. Wat is de jaarlijkse omvang van de registraties (documenten/zaken)? Wie-doet-wat! Wie registreert/genereerd metadata en in welke mate (gebruiker, div medewerker/automatisch)? Wie voert kwaliteitscontrole uit en welke (interne) kwaliteitsnormen en -ambitie hanteert de organisatie hiervoor? Hoe is de adviesfunctie ingericht. Zijn deze taken voldoende gedefinieerd, vertaalt naar competenties en waar mogelijk naar tijdsfactoren? Is er sprake van achterstanden? Al deze factoren zijn per organisatie verschillend ingericht. Zo kan het in de praktijk voorkomen dat een gelijksoortige organisatie met meer fte toch slechter presteert dan een organisatie met minder fte. Daarom laat dit zich ook moeilijk benchmarken.


Voor 1.2 en 1.3 geldt naar mijn ervaring dat je andersom moet denken. De vraag of men in controle is moet leidend zijn. Voldoet men aan artikelen 16 -26 van de Archiefregeling en daar zijn geen achterstanden in kan je moeilijk beweren dat men over onvoldoende formatie beschikt. Dan kan het nog steeds zo zijn dat het organisatorisch efficiënter kan worden ingericht met behoud van hetzelfde resultaat met minder fte kan worden bereikt, maar dat is een andere vraag.


2.4 Dit is niet objectief en generiek vast te stellen. Het is de organisatie zelf die bepaald wat een redelijk termijn is binnen hun bedrijfsvoering. Zo snel mogelijk is altijd het beste/meest wenselijk natuurlijk. Dit is ook afhankelijk van welk termijn de organisatie als onacceptabel voor de bedrijfsvoering en bedrijfsrisico wordt ingeschat, in combinatie met het ambitieniveau van de organisatie. Als dit tenminste al is vastgesteld. Wanneer dit niet aansluit bij een adequate bedrijfsvoering en ambitieniveau kan je stellen dat het niet voldoet.


3.5. Zie link in de reactie van Yvonne.


3.6. In de toelichting staan wel kenmerken opgesomd waarop je een backupstrategie kan beoordelen. Wanneer je aan al deze kenmerken voldoet kan je spreken van een passende backupstrategie. Je kan niet alles in absolute generieke normen vastleggen.


Wanneer er sprake is van een SaaS-oplossing blijven de vragen van hoofdstuk 3 van toepassing op die omgeving. Die zouden dan voorwaardelijk moeten zijn bij de aanbesteding en geborgd in de overeenkomst en SLA. Wanneer dat niet bij de aanbesteding is meegenomen kan je deze documenten beoordelen op eventueel ontbrekende aspecten. Vergeet hierbij ook niet 2.7, vernietigingsprocedures.


Maar ondanks het bovenstaande blijf ik openstaan wanneer iemand wel naar werkbare en betrouwbare normen kan verwijzen of hierover beschikt.

Yvonne, Marius, bedankt voor jullie reacties.

@Marius: je schrijft dat er voor 1.2 en 1.3 geen normen zijn vast te stellen. Toch pretendeert RODIN een instrument te zijn dat onderdeel kan uitmaken van een kwaliteitssysteem 'op basis van toetsbare eisen'. Ik onderschrijf jouw constatering overigens. Dan blijft een audit van de beheeromgeving dus afhankelijk van interpretatie en kan je dus eigenlijk niet bepalen of je als organisatie daadwerkelijk in control bent.

Wat mij opvalt is dat als je archiefbeheer schaart onder gegevensbeheer, dat bij de basisregistraties heel helder is waar je aan moet voldoen, alleen bij het archiefbeheer blijft het weinig concreet. Ligt dat nou aan de verouderde wetgeving, of zal het altijd moeilijk zijn om toetsbare eisen te formuleren voor archivering?

Ik onderschrijf de reactie van Marius volkomen. Ik zou de vraag ook stellen op KIA of hem gericht stellen aan jullie archiefinspecteur(s).
 
Jean-Luc Rouvroye zei:

Yvonne, Marius, bedankt voor jullie reacties.

@Marius: je schrijft dat er voor 1.2 en 1.3 geen normen zijn vast te stellen. Toch pretendeert RODIN een instrument te zijn dat onderdeel kan uitmaken van een kwaliteitssysteem 'op basis van toetsbare eisen'. Ik onderschrijf jouw constatering overigens. Dan blijft een audit van de beheeromgeving dus afhankelijk van interpretatie en kan je dus eigenlijk niet bepalen of je als organisatie daadwerkelijk in control bent.

Wat mij opvalt is dat als je archiefbeheer schaart onder gegevensbeheer, dat bij de basisregistraties heel helder is waar je aan moet voldoen, alleen bij het archiefbeheer blijft het weinig concreet. Ligt dat nou aan de verouderde wetgeving, of zal het altijd moeilijk zijn om toetsbare eisen te formuleren voor archivering?

M.i. verouderde wetgeving. Nu is het altijd zo dat wetgeving achter loopt, maar m.i. is er een fout gemaakt toen de NEN normen uit de Archiefregeling zijn gehaald dat daar nieuwe wetgeving voor in de plaats is gekomen.  Met de wetswijziging AW lijkt hier geen verbetering in te gaan komen.

Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/nen-normen-uit-de-archiefre...

en artikel AW 

2018%20Artikel%20YvonneWelingsArchievenblad%20nr%2010.pdf

Wat financiën betreft geeft wellicht Open Spending meer inzicht wat benchmark:

https://openspending.nl/

https://openstate.eu/nl/projecten/politieke-transparantie/open-spen...

Op KIA krijg je helaas amper reacties en alleen uit de archiefwereld. Op Breed is ook veel DIV vertegenwoordigd. Iets 'breder' wat dat betreft ;)

Met onze archiefinspecteur heb ik dit al besproken. Die zit op de lijn van Marius, dus pragmatisch omgaan met het referentiekader dat er nu ligt. Prima, heb ik ook gedaan, door RODIN naar beste inzicht in te vullen. Op zich heb ik ook geen moeite om de bedragen uit de begroting te halen en om wat te schrijven over het personeel, zowel kwalitatief als kwantitatief. Maar, het blijft interpretatie. Wat ik goed genoeg vind, kan een ander onvoldoende vinden. Hoe kan je dan goed toetsen als de normen worden omschreven als 'voldoende, adequaat, redelijk, etc'?

Het lijkt erop dat we het hiermee moeten doen. Dat is ook prima; we komen er wel. 

Marieke Klomp zei:

Ik onderschrijf de reactie van Marius volkomen. Ik zou de vraag ook stellen op KIA of hem gericht stellen aan jullie archiefinspecteur(s).

Toch nog benchmarkgegevens: https://systemeninbeeld.nl/wp-content/uploads/2019/05/OD_4_Goettsch...

Met dank aan een gewaardeerde collega. 

@Jean-Luc, dank voor het artikel met de benchmark gegevens.
Kende het artikel, maar ben altijd terughoudend met dergelijke kengetallen omdat ze in dit artikel de context missen om ze te duiden. Hadden deze organisaties bijvoorbeeld achterstanden? En, zoals het artikel ook al aangeeft, zegt het niets over de kwaliteit van het kengetal, terwijl dat juist leidend moet zijn om het kengetal betekenis te geven. Bovendien zijn door de digitalisering nieuwe functies ontstaan die voorheen niet bestonden en vaak niet tot DIV formatie wordt gerekend omdat deze onder andere afdelingen zijn georganiseerd. Er zijn zelfs gemeenten die trots melden dat ze helemaal geen DIV afdeling meer hebben, maar vergeten dat dit kennisveld op andere wijze en onder andere functienamen in de organisatie zijn gezet. Deze functies vervullen vaak rollen die inhoudelijk het equivalent vertegenwoordigen van wat voorheen onder DIV vielen, maar niet meer als zodanig worden herkend/gezien. Dan loop je het risico dat je jezelf als organisatie dan onbedoeld een beetje voor de gek houdt en denken dat je op de DIV-functie in de organisatie hebt bezuinigd. Je kan de afdeling wel weg organiseren, maar niet het kennisveld.

@Marius, je moet dit soort cijfers altijd in de context zien en ook onderbouwen. Als het om zaakgericht werken gaat zie je dat DIV-taken opgeschoven zijn naar de proceskant (inrichting). Postintake zie je wel meer verschuiven richting KCC.

Wat ik in het artikel heel goed vind is de nadruk op de adviseursrol. Als ik de cijfers zo tegen m'n eigen organisatie houd, dan zitten we ruim in het aantal FTE's en ook met 2 adviseurs DIV (1,8 FTE) hebben we ontwikkelcapaciteit. Of het 'voldoende' is, dat laten we maar ter interpretatie van de lezer.

Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie

http://www.provincialearchiefinspecties.nl/pdf/Rekennorm_definitief...

Er is een goed zelfevaluatieinstrument, dat hoort tot de Europese internationale normen voor e-depots van nestor. Zie https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/news/zelfevaluatie-digitale-a... . Vanuit een zelfevaluatie kan een organisatie groeien naar een evaluatie door gecertificeerde nestor consultants, en daarna naar een organisatie die in overeenstemming is met OAIS, ISO 14721. Wellicht kan dit je helpen?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden