Mag je een een cliëntendossier na afsluiting nog gebruiken?

Wij sluiten een cliëntendossier na vertrek van een cliënt en zetten dit op vernietiging. 

Het komt voor dat een cliënt na bijvoorbeeld een jaar weer terug komt wonen in de gemeente. 

Moeten wij dan een nieuw dossier aanmaken, of mag het oude dossier heropend worden? Onze jurist Sociaal Domein kan mij geen antwoord geven. 

Volgens mij mag informatie uit het oude dossier niet meer gebruikt worden.  

Weergaven: 347

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Volgens mij is er geen grond voor het heropenen. Indien het een nieuwe cliënt is, wordt toch het oude dossier van de vmlg gemeente ook niet mee genomen? Het dossier gebruiken zou wel mogen, als naslag werk. Hierdoor wordt de behandeling van sommige processen mogelijk versneld, wat zowel de cliënt als de behandelend ambtenaar ten goede komt.

En hoe zit het met de AVG / Wbp?

Jouw aanname klopt, het oude dossier moet je op vernietiging stellen (denk aan het verschil in termijnen tussen de oude en nieuwe selectielijst) en een nieuw dossier vormen. De reden is dat je als gemeente een vernietigingsplicht hebt en gegevens niet langer mag bewaren dan nodig is. Er is geen enkele doelbinding om gegevens langer te bewaren dan nodig is.

Hoi Yvonne,

 

Dankjewel voor jouw reactie.

Mijn tweede vraag was of je het dossier nog mag raadplegen als de client weer terugkeert naar de gemeente. Als dit namelijk niet mag, moet ik er een vertrouwelijkheid op zetten.

 

Groeten

Marc

Ik ben geen privacy expert, maar geautoriseerde raadpleging moet kunnen. De cliënt zelf heeft ook rechten zoals:

  • Transparante informatie voor de uitoefening van rechten;
  • Informatie bij verzameling;
  • Recht van inzage (artikel 15 AVG);
  • Recht op rectificatie (artikel 16 AVG);
  • Het correctierecht gaat verder dan het corrigeren van de foutieve gegevens. Voor de betrokkene moet voorkomen worden dat hij of zij nadelige gevolgen ondervindt.
  • Recht op vergetelheid/ gegevenswissing (artikel 17 AVG);
  • Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG);
  • Kennisgevingsplicht rectificatie, verwijdering, beperking;
  • Dataportabiliteit (= overdraagbaarheid van persoonsgegevens) (artikel 20 AVG). Voorbeeld overstappen zorgverzekering of energieleverancier.
  • Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling (artikel 22 AVG).

Handreiking VNG Realisatie beschikbaar, echter uitzonderingen voor archiefinstellingen zijn niet benoemd.

 

De voorkeur gaat uit naar vorming van een nieuw dossier (zeker bij digitale zaakgewijze archivering). De selectielijst gaat uit van een proces dat is afgelopen. Als je gaat stapelen (voortgaan op een ouder dossier) dan schuift de bewaartermijn op en dat is niet wenselijk.

Als je al een eerder afgesloten dossier wil gebruiken (inzage), denk  er dan wel aan dat het eenzelfde zaaksoort is (inkomen, werk, wmo, schuldhulpverlening) etc. Het is niet toegestaan gegevens  die voor een omschreven doel zijn verzameld, te raadplegen of te gebruiken voor een nieuw doel.  

Er zijn uitzonderingen voor inzage van een gesloten dossier. Als dat in het belang van de client is (zie rechten betrokkenen). Of om voorwaarden uit een beleidsverordening te kunnen naleven (zoals het bepalen of eenzelfde client binnen een bepaalde termijn opnieuw recht heeft op een voorziening of bijv. weer gebruik kan maken van schuldhulpverlening). Of bij een vermoeden van fraude.

nieuwe aanvraag, nieuw dossier.
Als je het oude dossier heropent, kan het zijn dat de nieuwe aanvraag aan de hand van verouderde gegevens / vooronderstellingen wordt beoordeeld. En daar zou je voorzichtig mee moeten willen zijn.
Op grond van de AVG al helemaal: de gegevens zijn eerder vastgelegd met oog op de behandeling van de betreffende aanvraag. Niet met als doel hergebruikt te worden. Eventueel met toestemming van de betrokkene.

Als je geen grondslag hebt om gegevens te verwerken is toestemming vragen je laatste optie. En dan nog is het hebben van toestemming van een betrokkene niet altijd voldoende om persoonsgegevens te mogen verwerken. De toestemming moet vrijwillig zijn. Een burger zit niet altijd in de positie om toestemming te weigeren als hij iets nodig heeft.
Bovendien, door toestemming te vragen wordt de suggestie gewekt dat de gegevens alleen mogen worden verwerkt als daarvoor toestemming is gegeven. Een gemeente mag ook zónder toestemming van de burger zijn gegevens verwerken, bijvoorbeeld omdat dit nodig is om een publiekrechtelijke taak uit te voeren. Als gemeenten dan toch om toestemming van de burger vragen, moeten zij goed toelichten of zij de gegevens ook verwerken als daarvoor geen toestemming wordt verkregen, of dat ze daarvan afzien en wat dat voor de burger betekent.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden