Bij de gemeente waar in werk is vervanging geregeld. Echter, door een aantal ontwikkelingen blijkt dat procedures uit het handboek niet meer kunnen worden nageleefd, of soms simpelweg efficiënt werken in de weg zit. In het handboek staat bijvoorbeeld dat stukken na scannen worden opgenomen in het DMS. Maar de ontwikkelingen zijn dat bepaalde taakapplicaties voorzien in archivering, zoals ADP. Dan is het niet efficiënt om de stukken nog in het DMS op te nemen. Een andere ontwikkeling is dat de koppeling met RX Mission nou eenmaal via ZDMS 1.1 loopt, dus dan loopt de postintake voor vergunningen via de taakapplicatie. Dit zie je ook voor andere koppelingen en ik denk dat vakgenoten deze ontwikkelingen herkennen. 

Dan kan ik dus het handboek gaan actualiseren, waardoor ik voor zo'n beetje alle processen moet gaan vastleggen wat in welke applicatie terecht komt. De doorlooptijd van het tot stand komen van het huidige handboek was vier jaar. En dat is nog eenvoudig gericht op 'alles met dezelfde scanner rechtstreeks naar het DMS'. Ik voorzie nu al dat er tussendoor veel wijzigingen komen in het applicatielandschap en type koppelingen (API's), waardoor je steeds maar achter de feiten aan blijft lopen. 

We hebben het in onze organisatie over 'wendbaar en minder bureaucratie'. Maar zo'n handboek opstellen en daar misschien jaren aan werken en als het klaar is heeft het nog maar weinig betrekking op de werkelijkheid, dat draagt op geen enkele wijze bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding. 

Wat mij betreft leg ik vast welke hard- en software we voor het scannen gebruiken, het onderhoudscontract en dat is het dan. De Handreiking geeft die mogelijkheid niet en de wet waarschijnlijk ook niet. 

Wie heeft frisse ideeën? En anders, samen klagen is ook leuk!

Weergaven: 461

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zou het geen idee zijn om een overzicht van de TSA 's op te nemen, heb je gelijk artikel 18 gedekt. 

Een andere suggestie is de info te vast te leggen in de informatiebeheersplannen.

Ik ben het grotendeels met je eens, niet alles wat wordt gescand (en vervangen) gaat naar het zaaksysteem en dat levert problemen op in relatie tot de vervangingsbesluiten c.q. handboeken vervanging waar heel specifiek wordt verwezen naar het zaaksysteem. Het gaat ook ondoenlijk worden om voor ieder systeem afzonderlijke handboeken te maken. Ik kan meegaan met de redenatie dat je vastlegt welke hard- en software je gebruikt voor het scannen en het onderhoud van de apparatuur, maar wel aangevuld met: de scan- / controle procedure, want die moet garanderen dat de scan een exacte weergave is van het origineel én de vernietiging van de fysieke documenten. De systemen waarnaar de documenten dan uiteindelijk naar gerouteerd worden dienen te worden vastgelegd in, zoals Yvonne ook al zegt, de informatiebeheersplannen. Deze systemen moeten dan wel worden getoetst aan de bewaarstrategie en worden opgenomen in het logisch samenhangend overzicht van applicaties met archiefwaardige informatie.

Herkenbaar.

In het laatste handboek vervanging dat ik heb opgesteld (2017), heb ik om dezelfde reden bewust algemene kreten als "het beheersysteem" gebruikt. Daarmee laat je in het midden welke applicatie dat precies is en hoef je het handboek niet aan te passen elke keer dat er een applicatie vervangen wordt. De archiefinspectie had hier wat moeite mee, dus als compromis heb ik toen een formulering toegevoegd "op het moment van schrijven wordt hiervoor applicatie X gebruikt". Een en ander heb ik ondersteund met een conceptueel plaatje waarin de samenhang tussen applicatiecomponenten (scancomponent, documentopslagcomponent, zaakafhandelingscomponent) softwareneutral is weergegeven. 

Idem voor de bewaartermijnen: die kunnen ook wijzigen en dat heb ik opgelost door te stellen dat we de gemeentelijke selectielijst gebruiken en wat op het moment van schrijven de bewaartermijnen van de op dat moment vigerende selectielijst waren.

Uiteindelijk gaat een handboek vervanging primair over het voorkomen van informatieverlies gedurende het proces van vervanging. Het gaat niet over de kwaliteit beheeromgeving, dus daar zou ik ook zo min mogelijk over uitweiden. Zoals Yvonne ook al aangeeft, daar kun je andere instrumenten voor gebruiken. Less is more!

Ik ben het eens met Rens, als ik een vervangingshandboek opstel, doe ik dat zo algemeen mogelijk, zodat er zo min mogelijk aanpassingen aan het handboek noodzakelijk zijn. Ik verwijs ook naar documenten die dan als bijlage dienen (zoals de beschrijving van het gebruikte zaaksysteem). Als je de scanapparatuur beschrijft, zet ik er vaak iets bij in de richting van 'bij vernieuwing of vervanging van deze apparatuur moet deze voldoen aan tenminste dezelfde eisen'. En dan een verwijzing naar een document met de precieze specificatie van de scanapparatuur. Verder neem ik een procedure op in welke gevallen het handboek echt moet worden aangepast en er dus een nieuw besluit noodzakelijk is. Tot nu toe werkt dat goed, maar je moet het wel goed afstemmen met de archivaris.

Bedankt voor jullie antwoorden! Hier kan ik goed verder mee. 

tsja, vervangingsbesluit met alles wat er (nog) bijhoort loopt op de laatste beentjes :-)

Helemaal eens, Jack. Ik adviseer het vaak alleen nog uit te voeren voor bulkprocessen met te vernietigen materiaal. Maar ook daar wordt het al rap minder.

Mijn verwachting is dat bij backlogging processen van al overgebrachte archieven dit punt nog wel in stand blijft.

Maar heeft het dan nog zin om te actualiseren? Ik zie zelf het nut niet voor de dagelijkse documentstromen, maar we hebben nou eenmaal te maken met wet- en regelgeving. 

Dat hangt er vanaf hoeveel je nog fysiek ontvangt. Als dat heel weinig is, kan je er natuurlijk voor kiezen alleen te digitaliseren en de originelen gewoon fysiek te archiveren. Mogelijk wat aangepast aan de situatie: vernietigingsdozen maken op V-jaar en bewaardozen voor dat wat moet worden bewaard. Gewoon op nummer, dus geen echte dossiervorming. Het dossier is namelijk digitaal voor iedereen beschikbaar. Bij het overbrengen van het digitale archief stuur je dan ook een paar dozen fysieke stukken mee. Uiteraard moet je dat wel goed afstemmen met de archivaris en de ontvangende partij natuurlijk.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Maar heeft het dan nog zin om te actualiseren? Ik zie zelf het nut niet voor de dagelijkse documentstromen, maar we hebben nou eenmaal te maken met wet- en regelgeving. 

Jean-Luc Rouvroye zei:

Maar heeft het dan nog zin om te actualiseren? Ik zie zelf het nut niet voor de dagelijkse documentstromen, maar we hebben nou eenmaal te maken met wet- en regelgeving. 

En die wetgeving, hoe "ouderwets" die ook is verplicht ons dikke vervangingshandboeken te schrijven. Onlangs moest mijn Belgische docent hier hartelijk om lachen. Wij maken de boeken meer op voor de veiligheid dan voor onze klanten binnen de werkprocessen die met de informatie aan de slag moeten. Als er maar geen bijzondere gegevens of echtheidskenmerken in het papier verloren gaan. Uiteraard is authenticiteit van het fysieke document belangrijk daarom bewaren we de fysieke documenten ook 12 weken. Mocht iemand uit het werkproces dan nog de originele niet hebben opgevraagd dan zal het wel goed zijn.

Nee, wij schrijven dikke boeken en hebben daarbij ook nog verschillende meningen over hoe we om moeten gaan met artikel 8 van het archiefbesluit.

De fysieke stromen drogen inderdaad geleidelijk op. Maar helemaal opdrogen zullen ze nooit. Denk maar eens aan de werkprocessen van publieks- en burgerzaken. Daar heerst het gebruik van papier nog gewoon. En na het invullen van voorgedrukte formulieren worden deze gedigitaliseerd. Hoe ze gedigitaliseerd moeten worden ligt ook vast in het handboek vervanging.

Ik zit een beetje tussen mijn Belgische docent en wat de gemeentearchivaris van ons verwacht.

Gegroet Jan-Jaap

Ik vind het goed om alle opties mee te wegen, maar voor ons zou het in feite een stap terug zijn. Ik kan me voorstellen dat als je nog geen vervangingsbesluit hebt, je het laat zitten. Ik denk dat het ook maar om minder dan 1% van de dagelijkse documentstroom gaat. Eigenlijk best gek om onszelf klem te zetten met compleet zinloze bureaucratie.

Denny Schouten zei:

Dat hangt er vanaf hoeveel je nog fysiek ontvangt. Als dat heel weinig is, kan je er natuurlijk voor kiezen alleen te digitaliseren en de originelen gewoon fysiek te archiveren. Mogelijk wat aangepast aan de situatie: vernietigingsdozen maken op V-jaar en bewaardozen voor dat wat moet worden bewaard. Gewoon op nummer, dus geen echte dossiervorming. Het dossier is namelijk digitaal voor iedereen beschikbaar. Bij het overbrengen van het digitale archief stuur je dan ook een paar dozen fysieke stukken mee. Uiteraard moet je dat wel goed afstemmen met de archivaris en de ontvangende partij natuurlijk.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Maar heeft het dan nog zin om te actualiseren? Ik zie zelf het nut niet voor de dagelijkse documentstromen, maar we hebben nou eenmaal te maken met wet- en regelgeving. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden