Beste vakgenoten,

Wij leggen in ons KCC-systeem alle klantcontacten vast. Is dit bij jullie ook zo? En hoelang bewaren jullie dit soort gegevens? Persoonlijk zou ik denken 1 jaar, maar ik kan dit nergens terugvinden. 

Weergaven: 242

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ja gevoelsmatig is het 1 jaar. kijkende naar de selectielijst zou ik zeggen:

20.1 (tabel wilt niet meeplakken) 

En soms kan het ook zijn: 5.1.3 

Maar dat ligt maar net aan de vraag die ze stellen :)

Wij gaan uit van 6.1.3 Informatieverzoek . Als het verder gaat dan dat, dan kom je uit op andere, meer inhoudelijke categorieën. In ons zaaksysteem hebben we contacten gekoppeld aan een zaak, die krijgen de bewaartermijn van de zaak en contacten niet gekoppeld aan een zaak, die behandelen we als informatieverzoek. 

Ook de whatsapp-contacten met klanten bewaren we 1 jaar. 

Ligt eraan wat je onder klantencontacten verstaat, welke gegevens je dan precies vastlegt en voor welk doel je de gegevens bewaard en gebruikt. Uit mijn hoofd gezegd hebben wij er een bewaartermijn van 5 jaar aangegeven onder categorie 19.1 (gegevens verwerken, ons inziens voer je niet of nauwelijks een proces uit maar leg je puur de klantcontacten vast, dus verwerken van gegevens zonder financiële consequentie) Ons kcc wil ook nog een periode terug kunnen kijken naar alle contacten per klant o.a. om de omnichannelstrategie/dienstverlening te kunnen verbeteren.

Wij zijn inderdaad tegen dezelfde discussie aangelopen. Bij ons houdt het kcc de contacten per klant ook wat langer om de dienstverlening te kunnen verbeteren. Verder ben ik het eens dat kcc-zaken multi-interpretabel zijn onder welke vernietigingsgrondslag we ze zouden moeten plaatsen, maar eigenlijk denk ik niet dat het langer bewaard moet worden dan 1 jaar i.v.m. de persoonsgegevens. De rapportages an sich kunnen wel langer bewaard worden, maar dan zonder de persoonsgegevens.  

Wouter Verdaas zei:

Ligt eraan wat je onder klantencontacten verstaat, welke gegevens je dan precies vastlegt en voor welk doel je de gegevens bewaard en gebruikt. Uit mijn hoofd gezegd hebben wij er een bewaartermijn van 5 jaar aangegeven onder categorie 19.1 (gegevens verwerken, ons inziens voer je niet of nauwelijks een proces uit maar leg je puur de klantcontacten vast, dus verwerken van gegevens zonder financiële consequentie) Ons kcc wil ook nog een periode terug kunnen kijken naar alle contacten per klant o.a. om de omnichannelstrategie/dienstverlening te kunnen verbeteren.

Wij hebben inderdaad ook die discussie. Ik had net alle contacten van 1 jaar en ouder verwijderd, toen bleek dat er een power BI-project liep om dashboards te maken o.b.v. de klantcontacten. 

Als we een zaak verwijderen uit ons zaaksysteem, dan blijven daar minimale metadata van bewaard: zaaknummer, zaaktype start/einddatum en vernietigingsdatum. Als we klantcontacten verwijderen dan blijft er niets achter om nog conclusies uit te kunnen trekken. In het wel bewaren van die minimale metadata zou m.i. wel een oplossing kunnen zitten voor het dilemma te lang bewaren (volgens archiefwet) en te vroeg vernietigen (voor dashboards/dienstverleningsverbeteringsdoeleinden).

Deze telefonische vragen worden zoals hierboven al staat bij ons beschouwd als 'Informatieverzoek door derde'. Deze worden 1 jaar bewaard. Grondslag is 6.1.3 uit de Selectielijst.

Het KCC-systeem bij ons is gekoppeld aan het zaaksysteem. Wij hebben voor de koppeling een lokaal zaaktype in het DSP moeten aanmaken. Deze hebben we 'Klantvraag' genoemd. Hier geldt de volgende toelichting. Dit werkproces wordt gebruikt door Burgerzaken om klantvragen te registreren in het KCS van Greenvalley. De inrichting van dit zaaktype is een afgeleide van het zaaktype "Informatieverzoek door derde". Dit werkproces betreft het behandelen van een informatieverzoek van derden. Het gaat hierbij om een generiek werkproces waarbij de organisatie om van allerlei informatie kan worden gevraagd.
Deze telefonische vragen worden zoals hierboven al staat bij ons beschouwd als 'Informatieverzoek door derde'. Deze worden 1 jaar bewaard. Grondslag is 6.1.3 uit de Selectielijst.

Het KCC-systeem bij ons is gekoppeld aan het zaaksysteem. Wij hebben voor de koppeling een lokaal zaaktype in het DSP moeten aanmaken. Deze hebben we 'Klantvraag' genoemd. Hier geldt de volgende toelichting. Dit werkproces wordt gebruikt door Burgerzaken om klantvragen te registreren in het KCS van Greenvalley. De inrichting van dit zaaktype is een afgeleide van het zaaktype "Informatieverzoek door derde". Dit werkproces betreft het behandelen van een informatieverzoek van derden. Het gaat hierbij om een generiek werkproces waarbij de organisatie om van allerlei informatie kan worden gevraagd.

Helder uitleg Ilse! Inderdaad ook goed idee om dit in het DSP op te nemen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden