Graag zou ik van andere gemeenten horen hoelang zij hun brondocumenten bewaren en of ze verschil maken vanaf 2017 (de nieuwe selectielijst)

In de i-navigator en selecttool wordt gesproken over Beoordeling brondocumenten BRP , Vernietigen na 10 jaar,  proces 7.1.15

In de Handleiding Uitvoeringsprocedure 2.5 (BRP),2016, staan per brondocument weer andere termijnen. (110 of 10 of 5 enz.)

Weergaven: 649

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Middag Jolanda,

Vergeet je 19.1.4 (het verwerken in registeren als benoemd in bijlage 4) niet? Zelf vind ik dat brondocumenten hieronder kunnen vallen. Het probleem is echter wat wordt er precies bedoeld met brondocumenten! Zijn dat de documenten die een vreemdeling meeneemt om zijn of haar identiteit te bewijzen. Of vallen alle aktes van andere gemeenten met daarop de latere vermelding erop die voor mijn organisatie weer als bron dienen?

Ik ben er nog niet uit. Goed weekend, Jan-Jaap

Hallo Jolanda,
deze bewaartermijnen komen rechtstreeks uit de bijlage 6 van het uitvoeringsbesluit BRP. Brondocumenten op zich dien je 110 jaar te bewaren. Pas als er brondocumenten op echtheid (of gewaarmerkt worden) worden gecontroleerd dient dit 10 jaar bewaard te worden. In de praktijk merk ik dat gemeente brondocumenten van vreemdelingen ook 110 jaar bewaren omdat dit geen documenten zijn die uit de BRP herleidbaar zijn. Als je naar de selectielijst kijkt, dien je dus voornamelijk 19.1.4 aan te houden voor brondocumenten. Als het onduidelijk is wat brondocumenten zijn, adviseer ik je dit bij Burgerzaken/Publiekszaken na te vragen. Die weten het vaak heel precies.

Bedankt voor jullie reacties.

Als je naar 7.1.15 kijkt, daarbij wordt verwezen naar de regeling BRP, (art, 4)bijlage 6.
Als het bescheiden betreft die  niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd wordt dit 110 jaar bewaard. Andere kunnen dus korter. Zijn er gemeenten die onderscheid maken in het soort brondocument?

Bij 19.1.4 gaat het naar mijn idee meer om de registers waarin je de gegevens verwerkt. De registers die je dan blijvend moet bewaren staan vermeld in bijlage 4 van de selectielijst. (bijv. burgerlijke stand)

Hallo Jolanda,
Ik had vanmiddag ongeveer dezelfde discussie. Zoals ik het opvat, moet je brondocumenten voor de BRP 110 jaar bewaren. Gegevens rondom dat brondocumenten worden gebruikt, mogen/moeten na 18 maanden vernietigd worden. Het lijkt mij zeer onwaarschijnlijk dat op het moment dat gegevens uit de brondocumenten in de BRP verwerkt zijn, dat dan die gegevens vernietigd mogen worden. In de selectielijst wordt letterlijk verwezen naar bijlage 6 van de regeling. Wat daar bedoeld wordt met 'Niet uit een Nederlands register kan worden gereproduceerd', gaat waarschijnlijk over aktes en verklaringen uit het buitenland. M.a.w. als er in processen waarin bij o.a. 7.1.15 naar wordt verwezen akten en/of verklaringen van niet Nederlandse oorsprong zitten, dienen die 110 jaar (na geboorte) bewaard te worden.

Dag Kees-Jan,

Hoe moet ik categorien 7.1.2 en 7.1.21 zien in verhouding tot elkaar? 

71 7 Aangiften behandelen     De aangifte 7.1.2 Specifiek Verwerkt Eerste inschrijving BRP of geboorteaangifte Wet- en regelgeving: Burgerlijk Wetboek Boek 1, art. 17a; Regeling BRP, bijlage 6 Vernietigen   110 jaar Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd.     Publieke informatie en registratie                      
  7 Aangiften behandelen     De aangifte NIEUW!7.1.21 Specifiek Verwerkt Bescheiden tbv opmaken akte uit de Burgerlijke Stand Wet- en regelgeving: Besluit Burgerlijke Stand 1994, art. 23 Vernietigen Nihil 1,5 jaar Het betreft wel te reproduceren archiefbescheiden. Akten worden via het register blijvend bewaard.     Publieke informatie en registratie                      

Ik vind het erg ingewikkeld. Begrijp ik goed dat wanneer het uit een Nederlands register te reconstrueren is 18 mnd geldt en anders 110 jaar? Afgezien van het feit natuurlijk dat de akte zelf blijvend bewaard wordt.

Is het mogelijk om dit met voorbeelden van documenten te illustreren?
 
Kees-Jan Vermeulen zei:

Hallo Jolanda,
Ik had vanmiddag ongeveer dezelfde discussie. Zoals ik het opvat, moet je brondocumenten voor de BRP 110 jaar bewaren. Gegevens rondom dat brondocumenten worden gebruikt, mogen/moeten na 18 maanden vernietigd worden. Het lijkt mij zeer onwaarschijnlijk dat op het moment dat gegevens uit de brondocumenten in de BRP verwerkt zijn, dat dan die gegevens vernietigd mogen worden. In de selectielijst wordt letterlijk verwezen naar bijlage 6 van de regeling. Wat daar bedoeld wordt met 'Niet uit een Nederlands register kan worden gereproduceerd', gaat waarschijnlijk over aktes en verklaringen uit het buitenland. M.a.w. als er in processen waarin bij o.a. 7.1.15 naar wordt verwezen akten en/of verklaringen van niet Nederlandse oorsprong zitten, dienen die 110 jaar (na geboorte) bewaard te worden.

Hallo Marieke,

Ik weet niet of jullie ook de I-navigator hebben, maar daar staat beter omschreven dat bij een BRP-inschrijving van een niet-ingezetene (dwz Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van persoonsgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd) 7.1.2 van toepassing is.

Tevens zie je staan bij de tab Archivering de resultaattypen. Verwerkt en niet reproduceerbaar V110 jaar en verwerkt en reproduceerbaar V18 maanden. Als je op deze doorklikt wordt je doorverwezen naar 7.1.21

Het komt er naar mijn idee dus op neer dat wat je zegt juist is.
Voor de duidelijkheid: we hebben het dus over bescheiden die gebruikt zijn bij een bepaalde BRP of burgerlijke stand zaak. (=brondocument)

Voorbeeld: aangifte geboorte. De vader, bekend in BRP en burgerlijke stand, toont zijn legitimatie en evt. trouwboekje o.i.d. als hij zijn kind komt aangeven.  Dit is dan een brondocument dat na 1,5 jaar vernietigd kan worden. Zijn gegevens zijn immers weer opnieuw terug te vinden in de BRP/burgerlijke stand.

De geboorteakte wordt idd blijvend bewaard.

Dag Jolanda,

Op dit moment zijn wij bezig processen in te richten in ons zaaksysteem voor burgerzaken. Vragen en opmerkingen uit bovenstaande discussie komen mij dus bekend voor. Je laatste zin uit je bericht van 13 juli past bij de verwarring die ik ervaar tussen Bewaren en Vernietigen na 110 jaar. In de selectielijst 2017 en i-navigator kom ik bij verschillende processen de termijn van 110 jaar tegen. De selecttool die ik veel gebruik geeft bij diezelfde processen echter aan dat de bescheiden te bewaren zijn. Nu schrijf je dat geboorteakten blijvend bewaard (moeten) worden. Wordt de termijn van 110 jaar ook wel gezien als blijvend te bewaren? Wellicht is het antwoord heel voor de hand liggend, maar ik loop er nu voor het eerst tegenaan.

Hallo Eelco,

110 jaar bewaren is bij ons niet blijvend te bewaren.

@Jolanda, formeel heb je natuurlijk gelijk, maar ik ben wel benieuwd hoe je dergelijke documenten 100 jaar leesbaar houdt.  Feitelijk is het wat bewaarregime permanent bewaren.

@Yvonne, het digitaal zaakgericht werken staat bij ons nog in de kinderschoenen. Wij archiveren nog voornamelijk op papier en dan is leesbaarheid niet zo'n punt. Hoe het digitaal bewaren van een zaak voor 110 jaar er precies uit gaat zien is nog een puntje. Maar geldt dat ook niet voor stukken die je na pakweg 20 jaar mag vernietigen?  
Zijn er gemeenten die zaakgericht werken die nu al weten hoe ze over 20 of 110 jaar de documenten leesbaar houden?

De nieuwe lijst houdt toch ook veel rekening met digitaal archiveren. Het lijkt me dan vreemd om termijnen van 110 jaar bewaren te gebruiken als je eigenlijk bedoeld permanent bewaren.

Ik denk inderdaad dat digitaal bewaren in een vak applicatie een puntje is voor alle gemeenten (ha, ha). Overigens is het wel zo dat veel gemeenten wat brondocumenten betreft een uitzondering opnemen in het vervangingsbesluit. Wat bij brondocumenten soms ook speelt is, is de authenticiteit van de papieren documenten uit het buitenland. Dat is op paper al moeilijk aan te tonen, laat staan als je er een digitaal exemplaar van maakt.

Sommige gemeenten hebben hun vervangingsbesluit op dit punt herzien.

Dag Jolanda en Yvonne,

Een wat late reactie, maar alsnog bedankt voor jullie antwoorden.

Ook bij ons staat het digitaal zaakgericht werken nog in de kinderschoenen. Het duurzaam toegankelijk houden van 110 jaar te bewaren bescheiden is een terecht aandachtspunt. Daar heb ik op dit moment nog geen idee over. Het vervangingsbesluit is in voorbereiding. Daarbij houd ik jouw reactie Yvonne - over het opnemen van brondocumenten als uitzondering - in gedachte.

Nu zit ik nog met een technische uitdaging: binnen een zaak kunnen stukken zitten die na 18 maanden of 110 jaar vernietigd moeten worden. Aan een zaak kan je echter maar één resultaat meegeven in ons zaaksysteem. De oplossing zit mogelijk in een procedurele afspraak.



Yvonne Welings zei:

Ik denk inderdaad dat digitaal bewaren in een vak applicatie een puntje is voor alle gemeenten (ha, ha). Overigens is het wel zo dat veel gemeenten wat brondocumenten betreft een uitzondering opnemen in het vervangingsbesluit. Wat bij brondocumenten soms ook speelt is, is de authenticiteit van de papieren documenten uit het buitenland. Dat is op paper al moeilijk aan te tonen, laat staan als je er een digitaal exemplaar van maakt.

Sommige gemeenten hebben hun vervangingsbesluit op dit punt herzien.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden