Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 Oktober 2011 op 10.16

@Tjebbe, ik denk dat het voor je vraagstelling van belang is om toe te voegen of er wel sprake is van een centrale ICT applicatie ? Werkt de provincie Groningen ook niet met filenet ?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Tjebbe Zijlstra op 19 Oktober 2011 op 11.17

Yvonne, wellicht heb ik mijn vraag niet helemaal helder gesteld. Ik wil graag in contact komen met mensen die ervaring hebben met decentrale registratie.

Ik denk dat de huidige situatie van de Provincie Groningen er (nog) weinig toe doet. Het onderzoek gaat over hoe het traject van centrale naar decentrale registratie er over het algemeen uit ziet.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 25 Oktober 2011 op 18.52

Registratie en decentraal zijn ruime begrippen.

Inkomende zaken worden in Hardenberg door DIV binnenkort KCC geregistreerd. Het betreft hier de analoge post. Het streven is om in 2012 zo veel mogelijk de electronische post automatisch door het systeem te laten registreen.

De gebruikers kunnen geheel zelfstandig interne en initierende uitgaande zaken registreren. Ook de documenten binnen een zaak worden door de gebruiker "geregistreerd".

 

De problemen concentreren zich met name rond het veld onderwerp van de zaak of van de documenten.

Medewerkers ervaren dit als moeilijk. Wij denken wel er aan om dit deels te automatiseren en te koppelen aan een specifiek sjabloon icm het ztc

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Oktober 2011 op 19.20

@Roel, een vervolgvraag van mij. Bij het automatisch registreren worden dan ook de metadata toegekend en hebben een metadataschema nagedacht ?

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rudy Kaptein op 26 Oktober 2011 op 13.20

Enerzijds is je vraag heel makkelijk: volgens mij vindt er in bijna elke gemeente wel een decentrale registratie plaats, waarbij bijvoorbeeld documenten voor Burgerzaken of Sociale zaken rechtstreeks op de afdeling in een vakapplicatie worden geregistreerd en niet in een centraal DIV systeem zoals een DMS. Mogelijk (waarschijnlijk?) gebeurt dit ook wel binnen de provincie Groningen en hoef je dus niet zo ver van huis.

Maar ik gok dat je eigenlijk op zoek bent naar een voorbeeld van decentrale registratie in een centraal informatiesysteem. Zoals Roel terecht opmerkt: wat versta je onder de registratie?

Wat voorbeelden:

- Er zijn genoeg organisaties waarbij decentraal interne / uitgaande documenten door de medewerkers zelf in het centrale systeem worden opgeslagen mbv het gebruik van een sjablonentool en de koppeling met een zaak en/of DSP/ZTC.

- Er zijn organisaties waar dmv een koppeling de decentraal in een vakapplicatie geregistreerde (zaak)dossiers en documenten 'overkomen' naar het centrale informatiesysteem.

- Er zijn organisaties waar er een splitsing wordt gemaakt in de registratiewerkzaamheden: centraal vindt er op dat moment een 'basisregistratie' (niet te verwarren met...) plaats van bijv. datum stuk, binnenkomst, naw en onderwerp, waarna decentraal aan de hand van dit document een (zaak)dossier wordt gemaakt of het document binnen een bestaand (zaak)dossier wordt geplaatst en daarmee decentraal extra registratiegegevens krijgt, bijvoorbeeld op basis van dsp/ztc.

 

 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 6 November 2011 op 12.40

Beste Tjebbe,

 

Dat doen wij al jaren (met systemen die dit aankunnen) door de kenniskaart in te zetten. Op zon kenniskaart staan alle woorden (GEEN onderwerpen en trefwoorden) die gevalideerd zijn door de eigenaar (proceseigenaar). De kenniskaart is na die validatie van de afdeling en zijn kunnen deze zelf aanvullen en wijzigen wanneer wet- en regelgeving daar bijvoorbeeld aanleiding toe geven.

 

In het besluit informatiebeheer zou je deze lager liggende verantwoordelijkheid op kunnen nemen.

 

Dat betekent dus ook dat de afdelingen (lees mensen die hun eigen zaakjes op orde willen hebben in het .... systeem) aan de hand van die kenniskaart geheel zelf hun eigen zaaknaam of documentnaam (Sjablonon = geen documenttype) kunnen keizen en vervolgens vult het systeem de andere metadata van de kenniskaart geheel automatisch in.

 

Dat "(decentrale registratie dus) kan zowel vanuit het DMS/zaaksysteem als vanuit documentcreatie, als vanuit e-mail wanneer het systeem daar aan voldoet.

 

P.s. ik merk dat bij de aanbesteding in Groningen dit aspect behoorlijk onderbelicht is. Bovendien trekken vele leveranciers zich terug vanwege de niet vriendelijke" eisen die er gesteld worden :)

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Christa de Knegt op 11 November 2011 op 21.10

Hai Klaas, ik heb wel heel veel interesse in een ingevuld voorbeeld van zo'n kenniskaart.

Ben heel benieuwd welke gegevens jullie daarin opnemen.

Kan/mag/je zo'n ingevuld voorbeeld ter beschikking stellen?

Klaas van der Heijden zei:

Beste Tjebbe,

 

Dat doen wij al jaren (met systemen die dit aankunnen) door de kenniskaart in te zetten. Op zon kenniskaart staan alle woorden (GEEN onderwerpen en trefwoorden) die gevalideerd zijn door de eigenaar (proceseigenaar). De kenniskaart is na die validatie van de afdeling en zijn kunnen deze zelf aanvullen en wijzigen wanneer wet- en regelgeving daar bijvoorbeeld aanleiding toe geven.

 

In het besluit informatiebeheer zou je deze lager liggende verantwoordelijkheid op kunnen nemen.

 

Dat betekent dus ook dat de afdelingen (lees mensen die hun eigen zaakjes op orde willen hebben in het .... systeem) aan de hand van die kenniskaart geheel zelf hun eigen zaaknaam of documentnaam (Sjablonon = geen documenttype) kunnen keizen en vervolgens vult het systeem de andere metadata van de kenniskaart geheel automatisch in.

 

Dat "(decentrale registratie dus) kan zowel vanuit het DMS/zaaksysteem als vanuit documentcreatie, als vanuit e-mail wanneer het systeem daar aan voldoet.

 

P.s. ik merk dat bij de aanbesteding in Groningen dit aspect behoorlijk onderbelicht is. Bovendien trekken vele leveranciers zich terug vanwege de niet vriendelijke" eisen die er gesteld worden :)

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 12 November 2011 op 12.26

Beste Christa,

 

Hierbij een voorbeeld. Het is wel een flinke set metadata, maar als vakvrouw kun je daar wel doorheen kijken denk ik.

 

Ik heb hem voor je op twee manier gevisualiseerd.

- Van links naar rechts alle metadata van zaaktype achter alkaar.

- En een van boven naar beneden voor het zaaktype deel en het activiteitendeel (processtappen).

Wat je er niet in aantreft is de boomstructuur (classificatie) van bijvoorbeeld de productbegroting en / of de website (thema's, levensgebeurtenissen, product) en andere soorten waar (in de I-Controler) het zaaktype "onder hangt" of beter gezegd aan gerelateerd is. :)

 

Wat je er ook niet in aantreft is de het procesdiagram op basis van de actviteiten. Daarvoor zou ik je de I-Controler met deze inhoud moeten laten zien. Dat zie je alle views (zoals wij dat noemen) in de verschillende weergaves, met één druk op een viewknopje (boom of tabel of diagram)

 

Gr Klaas

Bijlagen:

• Voorbeeld kenniskaart.xlsx, 15 kB

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie