"Beste Johan,
Fijn dat je reageert op de geplaatste reacties, zo ontstaan vaak waardevolle draadjes met verschillende inzichten.
De beste plaats om aandacht te vragen voor een gewenste lijst met uitzonderingen is natuurlijk hier op Breed ;-) en ook…"
BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Discussies van Johan Boomsma
Uitzonderen van vernietiging bij een hotspot
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Johan Boomsma 25 Sept 2023. 3 Antwoorden 0 Vindt leuk
In de hotspotmonitor worden bepaalde gebeurtenissen aangewezen als hotspot. Dit wordt gedaan volgens de criteria die genoemd worden op de site van het…Doorgaan
Aparte verklaring van vernietiging bij vervanging
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Johan Boomsma 17 Jul 2023. 5 Antwoorden 1 Vinden leuk
Bij de vervanging van papieren archiefbescheiden van 2017 tot en met 2022 heb ik - zoals beschreven staat in de Handreiking vervanging van archief 2020 - een verklaring van vervanging laten…Doorgaan
Overeenkomsten grond (pacht huur verkoop ed) uitzonderen van vervanging
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Denny Schouten 11 Okt 2023. 10 Antwoorden 0 Vindt leuk
Nu er bij ons uitvoering wordt gegeven aan het vervangingsbesluit wordt…Doorgaan
Ontsluiting historische klantgeleiding gegevens
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Johan Boomsma 17 Apr 2023. 6 Antwoorden 0 Vindt leuk
Omdat er een update is geweest van het klantgeleidingsysteem binnen de gemeente, kunnen historische gegevens uit het oude systeem niet meer worden ingezien.Hier is nog wel behoefte aan voor de…Doorgaan
Tags: DSP, AVG, Toegankelijkheid, I-navigator
De pagina van Johan Boomsma
Recente activiteiten
"Allereerst, fijn om jullie reacties lezen. Ik reageer hieronder per post:
@Harry
Inderdaad, die waarborgen bestaan uit de controle die je uitvoert op de kwaliteit van de scans en de metadata en de vastlegging daarvan. Zodat dit in het geval van een…"
"Hoi Johan, de archivering vanuit de diverse applicaties is inderdaad nog niet geregeld, zijn we ook al een hele tijd mee bezig om dit te regelen. "Mooi" voorbeeld in deze is; we hadden eerst Squit bij de afdeling Vergunningen, dit was…"
"Dat zou natuurlijk kunnen. Er is al een hele tijd discussie over, dus bij het opstellen van de handreiking kan dat expres wat vager zijn gehouden. Ik denk dat het aan elke organisatie is, om daar zelf een keuze in te maken. Wettelijk gezien is er in…"
"Beste Johan,
Ik ben het eens met het antwoord van Harry. Vervanging gaat over het maken van een reproductie van het origineel waarbij de echtheid overeenkomstig moet zijn en er geen informatieverlies optreed die van belang is voor het…"
"Beste Johan,
Zeer herkenbaar, de discussie over de "natte" handtekening. Ik denk dat er maar een paar documenttypen zijn die echt fysiek bewaard moeten blijven, zoals bijvoorbeeld akten en niet persé alles waar een geschreven…"
"Even een vraag vooraf: hebben jullie volledige vervanging en zo ja vanaf wanneer?
Wij bij de gemeente Zevenaar hebben sinds 2020 volledige vervanging, maar zijn ook nog bezig om de "natte" handtekening goed te regelen, dit zal straks…"
"Natte handtekening of niet: je moet in het vervangingsproces voldoende waarborgen hebben ingebouwd om te kunnen verantwoorden dat het digitale document een exacte weergave van het fysieke document is. Wanneer de echtheid van een digitaal document…"
"Bedankt voor je reactie. Ik ben het met je eens. Maar de discussie hierover is nog niet verstomt. Zie ook mijn post hierover, waarin ik de oproep doe om hierover meer duidelijkheid te scheppen. Nu blijft de Handreiking vervanging hier cryptisch…"
Casus Vervanging
De middelgrote gemeente ‘ Leppemerland ’ heeft een vervangingsbesluit genomen voor de fysieke post die wordt ingeboekt in het zaaksysteem. Deze documenten worden ingescand, gecontroleerd en opgeborgen in dagdozen, die per kwartaal worden meegenomen door het archiefvernietigingsbedrijf. Alle controles en procedures m.b.t. de vervanging zijn beschreven in het Handboek Vervanging dat periodiek wordt bijgewerkt. Hierin zijn ook de uitzonderingen vastgelegd; dus er is beschreven welke documenten…See More
"De natte handtekening op zich is volgens mij geen reden om deze uit te zonderen. Je hebt een rechtsgeldig vervangingsbesluit en je kunt aantonen hoe je proces verloopt. Dat zijn voldoende waarborgen. Ik heb ook nog nergens vernomen dat de…"
"Ik kom er toch nog even op terug. In onze huidige situatie zijn bovenstaande overeenkomsten dus in de dagdozen terechtgekomen en deze dagdozen worden op grond van het vervangingsbesluit per kwartaal opgehaald door het vernietigingsbedrijf. De…"
"@Yvonne:
Het begint inderdaad bij het in kaart brengen, wat natuurlijk al een klus opzich is.
Van de 2 mogelijkheden die ik beschrijf, geeft wat mij betreft de 2de manier het zuiverst uitvoering aan het uitzonderen van vernietiging zoals dat in de…"
"In ons zaaksysteem is het mogelijk om een nieuwe/andere bewaarindicatie (Bewaren, ipv Vernietigen) toe te kennen aan een zaak. Het zaaksysteem koppelt een bewaartermijn met een selectielijstitem. Daarom hebben we een nieuw selectielijstitem gemaakt:…"
"Goede vraag, je zult niet de enige zijn die zich dat afvraagt. In mijn optiek moet je eerst in beeld brengen welke werkprocessen bij die hotspot horen en in kaart brengen in welke systemen, netwerkschijven, MS Teams, emailboxen deze documenten van…"
Uitzonderen van vernietiging bij een hotspot
In de hotspotmonitor worden bepaalde gebeurtenissen aangewezen als hotspot. Dit wordt gedaan volgens de criteria die genoemd worden op de site van het Nationaal archief.In 2017 is de handleiding periodieke hotspot monitor decentrale overheden verschenen. Hierin wordt met ervaringen uit de praktijk geillustreerd hoe je als gemeente of waterschap een hotspotmonitor inricht.…See More
Profielgegevens
- About me
- Gedreven, analytisch en enthousiast. Informatie is de levensader die de organisatie voedt.
De blog van Johan Boomsma
Casus Vervanging
Geplaatst op 9 Oktober 2023 om 18.30 7 Opmerkingen 0 Vindt leuk
De middelgrote gemeente ‘ Leppemerland ’ heeft een vervangingsbesluit genomen voor de fysieke post die wordt ingeboekt in het zaaksysteem. Deze documenten worden ingescand, gecontroleerd en opgeborgen in dagdozen, die per kwartaal worden meegenomen door het archiefvernietigingsbedrijf. Alle controles en procedures m.b.t. de vervanging zijn beschreven in het Handboek Vervanging dat periodiek wordt bijgewerkt. Hierin zijn ook de uitzonderingen vastgelegd; dus er is beschreven welke…
DoorgaanEen kritische blik op RODIN (2.0) revisited
Geplaatst op 3 April 2017 om 15.00 7 Opmerkingen 1 Vinden leuk
Een kritische blik op RODIN (2.0) revisited
Op 17 maart is de concept versie van RODIN 2.0 gepubliceerd. RODIN is een referentiekader dat gebruikt kan worden om de digitale beheeromgeving te toetsen. RODIN geeft een organisatie inzicht in de mate van het “in control” zijn van haar digitale informatiebeheer. RODIN als werkbaar instrument was nodig toe aan een revisie. Sinds de publicatie van RODIN 1.0 in 2010 is er nog nooit een “update” verschenen. Valt deze versie…
DoorgaanEens of oneens, KIDO het nieuwe RODIN?
Geplaatst op 22 Juni 2016 om 22.50 6 Opmerkingen 0 Vindt leuk
Nog steeds wordt het RODIN referentiekader als middel aangehaald, om de digitale beheeromgeving van organisaties op orde te brengen.
RODIN dateert uit 2010, in de tussenliggende 6 jaar is er het nodige veranderd als het gaat om digitale ontwikkelingen. Denk hierbij aan big data, blockchain en de e-depot eisen. (Iets waar RODIN helemaal aan voorbij gaat)
RODIN is als instrument nooit aangepast aan deze veranderende…
Prikbord (1 commentaar)
- Op 10 November 2014 om 13.22 zei
Yvonne Welings...
Beste Johan,
Welkom bij BREED.
Op dit platform delen we informatie op ons vakgebied met elkaar. Je kunt ook lid worden van verschillende groepen zoals opleidingen, vacatures, zaakgericht werken, de 3D's, waardering en selectie en open data. Aan het begin van elke maand ontvang je onze nieuwsbrief.
Met vr. groet,
Redactie BREED
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
