Bij de vervanging van papieren archiefbescheiden van 2017 tot en met 2022 heb ik - zoals beschreven staat in de Handreiking vervanging van archief 2020 - een verklaring van vervanging laten ondertekenen door de daarvoor gemandateerde functionaris, en deze verklaring plus een overzicht van de vervangen archiefbescheiden opgeslagen in het zaaksysteem.

Vraag; had ik voor deze te vervangen archiefbescheiden naast een verklaring vervanging ook nog een verklaring van vernietiging moeten opstellen?

Of is het voldoende dat er in verklaring vervanging is opgenomen dat de papier archiefbescheiden zijn vernietigd. Het gaat hierbij om zowel op termijn te vernietigen als om te bewaren archiefbescheiden.

Bijzonder is dat hierover in de handleiding niets te vinden is. Wel heb ik de indruk dat vervanging en vernietiging soms door elkaar worden gehaald, als je handboeken vervanging er op na slaat.

Weergaven: 381

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik merk dat gemeenten hier niet uniform in opereren, de ene doet het wel, de andere niet. 

Als ik artikel 8 van het Archiefbesluit lees dan zou het niet hoeven. Er staat "of" en niet "en".

Gegroet Jan-Jaap

Artikel 8

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd

Ik sluit me aan bij Jan-Jaap.

Als men ten alle tijden (bij te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden) een verklaring van vervanging opstelt die voldoet aan de eisen gesteld in artikel 26 van het Archiefregeling, zie ik niet per definitie de meerwaarde om naast een verklaring van vervanging ook een verklaring van vernietiging op te stellen.

Zie ook het advies in de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden v.2.0 pagina 46 - 50

Bijlagen:
M.i. is een verklaring van vernietiging niet nodig. Niet vanwege art. 8 Ab; ik leg dat artikel anders uit. Mijn gedachtengang is: een verklaring van vernietiging is verplicht bij vernietiging van archiefbescheiden. Maar vervangen archiefbescheiden zijn geen archiefbescheiden meer. De scans zijn nu de archiefbescheiden. Pas als je die scans vernietigt, is een verklaring van vernietiging nodig.

Bedankt voor alle reacties;voor mij is nu duidelijk dat een aparte verklaring van vernietiging niet noodzakelijk is bij vervanging!

Aansluitend hierop: voor vernietiging worden wel doorlopende machtigingen opgesteld. Is dit in het geval van vervanging ook mogelijk, of moet er iedere keer weer een nieuwe verklaring van vervanging worden gemaakt?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden