Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 26 September 2014 op 14.37

Gemeente Molenwaard neemt vervangingsbesluit
https://www.gemeentemolenwaard.nl/mozard/!suite30.scherm1199?mZaak=142849&mIndOpen=J&mIndBesluiten=J

Reactie van Yvonne Welings op 15 Augustus 2014 op 14.35

Wat zijn de scan kwaliteit toetsen is de vraag in de groep Archief2020

link

Reactie van André Plat op 29 Juli 2014 op 13.04

Zien we nu dat back up maar 1x voorkomt in de handreiking, bij het onderdeel compressie. Mist dan het technische deel van systeemonderhoud, back-up recovery e.d. in de handreiking? Het zit vol met technische en procedurele vereisten, waar managers bedrijfsvoering niet heel veel compassie mee hebben.

Ik citeer uit Den-Bosch, omdat daar praktisch staat wat men daar heeft geregeld:

8.6 Systeemonderhoud
De scanapparatuur inclusief software worden onderhouden middels een dienstverleningsovereenkomst met
de leverancier.
8.7 Back-up en recovery
De organisatie beschikt over een back – up procedure. Bij het verzorgen van de back – up procedure zijn de
volgende aspecten geborgd:
1. Constante back – up van het systeem:
2. Uitval van zowel hoofdserver als back – up server en ander onvoorzien omstandigheden:
8.8 Vernietigde archiefbescheiden in back - up
Indien een back – up teruggezet wordt, waarin reeds vernietigde archiefbescheiden zijn opgenomen, dienen
deze opnieuw te worden vernietigd. De recordmanager controleert of de back – up vernietigde archiefbescheiden bevat. Mocht dit het geval zijn, wordt de vernietiging opnieuw uitgevoerd door de
recordmanager.

<einde citaat>.

Er van uitgaande dat de procedure van alle mutaties, scans en bijvoegingen van het moment van uitval en het terughalen van een back-up reproduceerbaar zijn?

Reactie van André Plat op 29 Juli 2014 op 11.08

Den-Bosch plan, dank back up en recovery nog toegevoegd

Deventer, dank, idee om voor facturen achteraf en in het proces te vernietigen omdat we de facturen scannen op te nemen met jz en belastingdienst

Reactie van Marco Klerks op 22 Juli 2014 op 16.10

Misschien kun je hier iets mee, André: Handboek vervanging gemeente 's-Hertogenbosch 2013

 

*Update 29-9-2015: Vanwege informatieveiligheid is verzocht om het handboek offline te halen. Wil je graag toch een kopie van het handboek ontvangen, neem dan contact op met de gemeeente 's-Hertogenbosch.*

Reactie van Henk Sligman op 22 Juli 2014 op 15.26

Dag André, goed dat je dit deelt.

Deventer heeft dit proces in ik meen 2008 al ingericht. Daarbij hebben we e.e.a. generiek laten auditen door Doxis maar m.b.t. facturen specifiek door de "belasting dienst". In die tijd aan de hand van de normen voor Record Management. Daar komen vaak welkome en nuttige "aanbevelingen" uit.

In die tijd ging het om 60.000 fact p/j geen idee wat er nu nog gescand wordt maar wat wel onderdeel ging uitmaken van het proces is de digitale binnenkomst van facturen.

Verder merk ik dat vernietiging van facturen niet meer gebaseerd is op "jaartallen" maar op beschikbaarheid op proces cq project niveau met daaraan verbonden de financiele verantwoording.

 

 

 

 

 

Reactie van André Plat op 22 Juli 2014 op 14.52

Voor de veiligheidsregio Ijsselland en de GGD worden facturen gescand. Op basis van de handreiking hierbij een eerste draft van het handboek vervanging. Een eerdere versie heb ik nog niet gezien. Het is ongeveer 1,5 dag werk, en er zijn nog enkele puntjes op de i-te zetten. Toch graag reactie(s) van deelnemers op Breed.

Het handboek zijn we gestart op basis van de handreiking, met idee facturen, zodat we nog niet in de zware te bewaren processen terecht kwamen. Nu we een eindje op weg zijn, ontstaat het inzicht dat het niet bijzonder anders is.

Een inzicht is dat de eisen die gesteld worden aan beeldmaterialen, zoals een foto-archief te hoog gegrepen lijken voor documenten. Originele foto's kunnen gewoon met 300 dpi kleur gescand, en zijn voldoende voor in-en uitgaande post. Bij facturen komen ze in het geheel niet voor.

Graag feed-back, suggesties of tips.

Een uitnodiging aan andere Breednetwerk gebruiker; publiceer ook je (concept)-handboek, daar heeft onze branche voordeel bij. En wellicht krijg je nog slimme tips of bemerkingen op je handboek waar je wat mee kunt.

20140722_De%20te%20vervangen%20archiefbescheiden.docx

Klantconfiguratie%20Capture%20Veiligheidsregio%20IJselland.pdf

Reactie van Yvonne Welings op 7 Juli 2014 op 11.07

Moet ook het besluit tot vervanging voor de op termijn te vernietigen archiefbeschieden worden bekend gemaakt ?

link

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 18 Juni 2014 op 15.05

@ Jack Schuemie, nog hartelijk dank voor je reactie.

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 18 Juni 2014 op 15.04

@Anne

Ik ben niet begonnen bij de bijlage maar heb de Handreiking vertaald in een vragenlijst voor een nulmeting. De door jouw genoemde bijlage is dan een kwestie van invullen. Over de aard van detaillering is in deze groep al aardig wat gediscussieerd. Ik zou zeggen houdt voor ogen wat realistisch en beheersbaar is.

De bijlage heet desalniettemin 'voorbeeld'.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 18
• 19
• 20
• 21
• 22
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina