Tamelijk nieuw in de waardering-business word ik geconfronteerd met een lijsten van te vernietigen stukken waarbij vooral 'praktisch 'is omgegaan met bewaartermijnen.  Het gaat hier om achterstallig onderhoud. Veel stukken die daarop vermeld worden, hadden al jaren eerder vernietigd moeten worden. Nu lijkt mij dat dit hersteld moet door sowieso wél het correcte vernietigingsjaar aan te geven (en niet het praktische) en al deze documenten in  aanvullingen (gesorteerd op jaar) op eerder vastgestelde vernietigingslijsten onder te brengen en zo vast te stellen. Voordat de knuppel in het hoenderhok wordt gegooid: Klopt mijn redenering?  

Weergaven: 403

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Marleen,

Ook ik kom dit regelmatig tegen. Wij hebben een fysieke werkvoorraad die we nog moeten archiveren. En dan kom ik stukken en dossiers tegen die bijvoorbeeld op de vernietigingslijst van 2018 hadden moeten staan. Maar aangezien ze daar niet opgestaan hebben voeg ik ze toe aan het eerstvolgende vernietiginsjaar wat nog bij ons in de archiefkelder staat.

De vernietigingslijst van 2018 is namelijk al gecontroleerd en mee ingestemd door onze gemeentearchivaris en daar zou ik dan achteraf niet nog eens dossiers aan willen toevoegen. Of dit moet dan in overeenstemming zijn van ozne gemeentearchivaris. Maar dan moet je volgens mij ook nog een keertje langs het bestuur.

Daarom zet ik de documenten en dossiers weg op het eerstvolgende vernietigingsjaar wat nog aanwezig is. En wat uiteraard nog niet in het vernietigingproces zit.

Gegroet Jan-Jaap

Hallo Marleen,

In aanvulling op Jan-Jaap: het dossier/stuk is niet vernietigd in het jaar waarin het zou moeten zijn vernietigd. Ik zou het alleen al daarom niet opnemen op een oude lijst. Dan lijkt het namelijk of het wel tijdig is vernietigd, terwijl dat dus niet het geval is. Gewoon toevoegen aan het eerst volgende vernietigingsjaar en dan de procedure volgen is volgens mij de meest zuivere variant. Dan klopt de daadwerkelijke vernietigingsdatum ook met de lijsten.

Hartelijke groet,

Denny

Dank voor jullie reactie!  Dus een document wat in 2011 vernietigd had moeten worden,  wordt niet gezet in een aparte 'aanvulling op de V-lijst van 2011'  maar gezet bij de stukken op de lijst V-2021, omdat dat het jaar van vernietiging is.

Maar stel dat men over een paar jaar wil controleren of dat stuk inderdaad vernietigd is, dan weet men vast niet meer dat deze niet op de V-lijst 2011 (of een aanvulling daarop)  staat, maar op de Vlijst 2021. Is dat geen probleem? 

Dus een document wat in 2011 vernietigd had moeten worden,  wordt niet gezet in een aparte 'aanvulling op de V-lijst van 2011'  maar gezet bij de stukken op de lijst V-2021, omdat dat het jaar van vernietiging is.

Dat is een te maken keuze. Zo werk ik bij de gemeente Dronten, trouwens ook bij mijn vorige werkgevers. Omdat mij dit het meest zuivere lijkt. Maar dit is iets wat je misschien met je (gemeente)archivaris kunt opnemen.

Maar stel dat men over een paar jaar wil controleren of dat stuk inderdaad vernietigd is, dan weet men vast niet meer dat deze niet op de V-lijst 2011 (of een aanvulling daarop)  staat, maar op de Vlijst 2021. Is dat geen probleem? 

Bij ons wordt er op dossierniveau een vernietigingslijst opgesteld. Onlangs hebben we ook alle dossiers en documenten daadwerkelijk uit ons DMS verwijderd. Je kunt dan inderdaad niet terughalen of een individueel document vernietigd is. Mijn ervaring is dat er nooit zo diep naar gevraagd wordt. VOS-dossiers zijn in deze wel een risico. Geen idee wat er precies in een VOS-dossier uit 2005 heeft gezeten. Het is wel vernietigd maar inhoudelijk is het onbekend wat er ooit inzat.

De v-lijsten voeg je toe aan je te bewaren archief. En hopelijk dus ook digitaal ontsloten. Dus met enige zoekwerk en geduld kun je denk ik best achterhalen dat een dossiers in 2021 vernietigd is inplaats van 2011.

Nogmaals dank!

Een aspect dat hier niet benoemd wordt, is dat verschillende zaaktypes een kortere bewaartermijn hebben dan een jaar. Ere wie ere toekomt, Ruud van Willigen van de gemeente Dongen heeft dat voor zijn gemeente helemaal uitgezocht, andere gemeenten in onze regio hebben dankbaar gebruik gemaakt van deze kennis.

Voor deze zaaktypen hebben wij een doorlopende machtiging geregeld opdat de bewaartermijnen in acht kunnen worden genomen. De V-lijsten  worden over het algemeen jaarlijks beoordeeld. Een voorbeeld van een van onze gemeenten tref je hierbij aan. 

Bijlage1%20tot%20de%20doorlopendemachtiging.xlsx

Wat ik hier nog mis in de discussie is dat er als onderdeel van het vernietigingsproces meestal nog gecontroleerd wordt of de informatie echt weg kan. Soms zijn er bijzondere omstandigheden die het nodig maken om de informatie toch nog iets langer te bewaren. Als er een achterstand is in de vernietiging, dan is die controle niet uitgevoerd. Je weet daarom niet met 100% zekerheid dat de informatie in 2011 daadwerkelijk vernietigd had moeten worden. Daarom is het m.i. zuiver om het feitelijke jaar van vernietiging aan te houden.

Marleen Dietz zei:

Dank voor jullie reactie!  Dus een document wat in 2011 vernietigd had moeten worden,  wordt niet gezet in een aparte 'aanvulling op de V-lijst van 2011'  maar gezet bij de stukken op de lijst V-2021, omdat dat het jaar van vernietiging is.

Maar stel dat men over een paar jaar wil controleren of dat stuk inderdaad vernietigd is, dan weet men vast niet meer dat deze niet op de V-lijst 2011 (of een aanvulling daarop)  staat, maar op de Vlijst 2021. Is dat geen probleem? 

Ook met deze fijne praktische adviezen ga ik aan de slag, dank jullie wel daarvoor

Marleen, een actueel punt wat nu bij gemeenten speelt. Vele gemeenten gaan over op Office365,  we hebben gemerkt dat het niet lukt de selectielijst dan toe te passen. 

Denk niet dat dit niet dat dit de kernvraag is van Marleen. Die heeft betrekking op achterstanden in vernietiging die worden opgevoerd in bijvoorbeeld V-lijsten 2021, maar hadden al in 2015 vernietigd moeten zijn. Voor de toekomstige gebruiker wordt het dan lastig vast te stellen of er te lang is bewaard. Door de V-lijst zo te te betitelen dat het archiefbescheiden betreft waarvan de bewaartermijn is verstreken tussen 2015-2020, laat deze zich beter interpreteren, en is een gat tussen de Verklaring van vernietiging van 2014 en 2021 beter verklaren.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden