De wens leeft in onze organisatie om de 'personeelsdossier'-functie van Youforce te gaan gebruiken. Voor degenen die dat niet kennen: Youforce is de het cloud-p&o-systeem van Raet.

Tot nu toe werd het zaaksysteem gebruikt voor het behandelen en archiveren van p&o-gerelateerde stukken. Het idee zou dan ook zijn om het zaaksysteem helemaal niet meer te gebruiken voor p&o-documenten. Als we even vergeten dat je dan ook een aantal zaakbehandelings-functionaliteiten niet meer hebt (want die zitten niet/niet allemaal in Youforce), vraag ik me af wat hiervoor nodig is vanuit het perspectief van archiefbeheer. Op de eerste plaats zijn afspraken nodig mbt beschikbaarheid, informatieveiligheid en een exit-strategie. Maar je moet ook afspraken maken mbt naleving van archiefwet, -regeling en -besluit. En nadenken over bv. vernietiging.

Kortom: die doe je niet zo maar 'even'. Wie heeft ervaring met zo'n traject en is bereid deze ervaringen te delen? Eventuele andere suggesties of opmerkingen zijn uiteraard welkom.

Vriendelijke groet,

Jaap de Jonge

Weergaven: 4766

Hierop reageren

Berichten in deze discussie



Neda Loncaric zei:

Hallo,

We hebben twee maanden geleden de personeelsdossiers in Youforce opensgesteld voor de gebruikers. We slaan ook de documenten alleen op in youforce en niet in ons DMS systeem. Vanuit Youforce kun je ook vernietigen en vernietigingslijsten genereren. We gaan binnenkort voor het eerst vernietigen.

De DIV adviseur heeft dit systeem ook gecontrolleer met Rodin.

 

Je kunt altijd contact opnemen met mij als je vragen hebt,

 

Groet Neda

 

 

Hallo,

Bij deze de bestanden. Kijk maar of jullie ze kunnen gebruiken.

Groet Neda (gemeente Delft)

Bijlagen:



Neda Loncaric zei:

Hallo,

Bij deze de bestanden. Kijk maar of jullie ze kunnen gebruiken.

Groet Neda (gemeente Delft)

Hoi Neda,

Dankjewel voor de documenten.

Ik ben eigenlijk op zoek naar hoe Delft heeft geborgd dat YouForce PDOL van Raet voldoet aan de eisen zoals NEN2082 en ISO15489.

Hallo,

Onze gemeentearchivaris vindt het voldoende als we een applicatie niet zijnde een DMS toetsen aan de hand van Rodin. Op basis van die toets heeft hij de toestemming gegeven om de documenten op te slaan in PLOD en daar ook te vernietigen. Binnen PLOD hebben we een zeer uitgebreide vernietigingslijst opgevoerd met ook te bewaren stukken ect.

een applicatie niet zijnde een DMS zal nooit kunnen voldoen aan de eisen van NEN2082, omdat het niet een volwaardig DMS systeem is. PLOD beschikt de functionaliteiten van versiebeheer en vernietiging, maar is geen DMS. Je zou er ook voor kunnen kiezen om de documenten opslaan in een DMS d.m.v. een koppeling.

Heb ik je zo'n beetje geholpen?

Groetjes Neda

Hoi Neda,

Is er een document gemaakt van deze RODIN toets?

Wij zouden inderdaad graag een koppeling willen, maar naar mijn weten bestaat deze niet?

Groeten Marc

Beste mensen,

Ook in Maastricht speelt dit. Als gemeentearchivaris ben ik geen voorstander van archiveren in Youforce om verschillende redenen;

-problematiek vernietigen. Dit kan in Youforce alleen maar per documentsoort. Wat doe je met nieuwe en oude selectielijst door elkaar heen in gebruik voor dezelfde documentsoorten?

-metadata. Deze is niet volgens TMLO ingericht in Youforce en daarbij mis ik metadata voor langdurige duurzame bewaring (volgens OAIS).

-duurzame bewaring. Er is onvoldoende RM functionaliteit aanwezig in Youforce om een lange termijn duurzaam archief op zetten om verschillende redenen.

Beter zou een goede koppeling zijn met een zaak-dms systeem (en e-Depot). Echter, dit blijkt Raet niet te kunnen leveren. Er is wel een zgn. 'dossierconnector' maar deze is vooral bedoeld om gescande documenten te importeren en complete dossiers handmatig te exporteren. Op mijn vraag of raet evt. een standaard koppeling kan realiseren, bv. gebaseerd op de zaak- documentservices koppelvlak, werd negatief gereageerd. Dus de oplossing is niet direct voorhanden, maar idealiter zou een koppeling met zaak/dms toch verreweg m'n voorkeur hebben.

Groet,

Boy Gerrits

ALs ik de discussie zo zie, dan heb ik het idee dat we wel erg verkokerd naar de materie kijken. Maken we het niet moeilijker dan nodig?

Wat is het probleem dat YouForce niet TMLO-conform is ingericht? Het is een toepassing voor het beheer van personeelsinformatie, niet voor archivering.
Koppelen met DMS/e-depot: waarom? Is dit echt nodig?

Aan welke eisen voldoet You Force wel? Wat blijft er dan nog over dat niet in orde is? Dat de toepassing van de selectielijst wat aanpassing vereist: prima toch? Laat daarbij zien dat je verstand van zaken hebt, maar ga niet zitten emmeren dat selectielijst en toepassing niet helemaal 1-op-1 op elkaar passen. Dat is nog nooit het geval geweest. 




Sinds december 2016 kennen we in  Nederland GIBIT voorwaarden bij inkoop. Uiteraard zijn deze voorwaarden niet met terugwerkende kracht van toepassing.

RAET geeft geen openheid van zaken op een aantal zaken die je noemt. Daar lopen besprekingen over.

Jack,

Overbetuwe wil YouForce wel degelijk voor archivering gaan inzetten. Alle documenten komen in het PDOL (personeelsdossier online) te staan.

De meeste gemeenten willen dat. Naast archivering speelt op dit moment de vraag of er kan worden voldaan aan de nieuwe privacywetgeving.

Zouden de VNG en/of KING misschien iets kunnen betekenen in relatie tot een P&O-systeem? Richting RAET, óf richting één goed, nieuw systeem voor álle gemeenten, belastingsamenwerkingen, uitvoeringsdiensten, enz. Dus 1 x ontwikkelen, 388 x gebruiken, zoals bij ‘Samen organiseren’.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden