Welke bewaartermijn houden jullie aan voor de nieuwere aanvragen kabels en leidingen?

De selectielijst 2012 van VHIC gaat uit van een termijn van 1 jaar ivm KLIC.

In de nieuwe selectielijst van 2017 is daar de bestaans- en geldigheidsduur van het procesobject aan toegevoegd.

De afdeling die over deze aanvragen gaat geeft aan een jaar te kort te vinden, omdat zij de oudere vergunningen als naslagwerk gebruiken.

Verder gebruiken wij voor deze vergunningen het systeem MOOR. Heeft een van jullie ervaring met het vernietigen van stukken uit dit systeem?

Weergaven: 1609

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik wil graag deze discussie heropenen en zoek een pragmatische insteek. Selectielijstitem 11.1 geeft inderdaad aan dat de bewaartermijn is tot 1 jaar na vervallen van het procesobject en de herkomst is een risico-analyse. Van onze medewerkers die over het proces kabels en leidingen gaan begrijp ik dat er na uiterlijk 15 jaar na besluitdatum geen kostenvergoeding meer mogelijk is in het kader van de 'verlegregeling'. De vergunningzaken worden nooit meer geraadpleegd, want iedereen raadpleegt het KLIC-systeem van het kadaster. Het is mogelijk dat bij de aanleg of in de loop van de jaren de kabel of leiding anders is komen te liggen dan in de aanvraag aangegeven. De waarde van de oorspronkelijke vergunningzaak is daarmee beperkt. Op basis van deze gegevens komt mijn eigen risicoanalyse op vernietigen na 15 jaar. Ik zou deze afwijking op de selectielijst in ons SIO willen laten vastleggen.

Is dat een begaanbare weg of is dit een absolute no-go?

Hallo Maria,

de verlegregeling (nadeelcompensatieregeling) is specifiek voor de gemeente Zwolle. Andere gemeenten kunnen andere termijnen hanteren. Zwolle hanteert een nadeelcompensatie bij het verleggen van kabels en leidingen die 0 euro is als de leiding ouder is dan 15 jaar is. In jullie regeling wordt specifiek gezegd dat er dan gekeken wordt naar de datum van de verstrekte vergunning. Daarmee zou je een vergunning 15 jaar kunnen bewaren en dan vernietigen, ook omdat de regeling zegt dat als geen vergunningsdatum bekend is, ervanuit wordt gegaan dat de leiding ouder dan 15 jaar is.

De selectielijst hanteert een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen van de vergunning. Dat was ook al zo in de oudere selectielijsten. Probleem is dat je nooit kan nagaan wanneer een vergunning vervallen is. In het verleden werden deze vergunningen dan vaak permanent bewaard terwijl, zoals je zelf al aangeeft, de informatiewaarde nihil is. 

Nu alle is het kadaster wordt opgenomen, is de vraag wie verantwoordelijk is voor de brondocumenten in het KLIC. Dat zijn  de netwerkbeheerders.

Dat betekent dat de vergunningen voor gemeenten na verloop van tijd geen waarde meer hebben. Voor de gemeente Zwolle is dat dus na 15 jaar.

In theorie zou je de vergunningen moeten bewaren totdat ze vervallen zijn. Praktisch is dat niet te doen. Vanuit het praktisch oogpunt zou ik dus ook kiezen voor 15 of 20 jaar, uiteraard na overleg met de archivaris.

Begrijp dus dat de risicoanalyse voor het verlenen van vergunningen voor het leggen en hebben van leidingen en kabels van categorie 11.1 uitsluiten is gebaseerd op de procesduur van een eventuele nadeelcompensatie? De nadeelcompensatie is dus de procestermijn? Heeft de vergunning, los van de nadeelcompensatie, niet ook de op zichzelf staande functie van bewijs (juridische grondslag?) dat die leiding er mag liggen? Zijn dit niet twee op zichzelf staande juridische functies? Wanneer de nadeelcompensatie vervalt, vervalt dan ook die bewijsfunctie?

technisch gesproken hoort een kabel of vergunning inderdaad een vergunning hebben. Probleem is dat deze kabels vaak in een tracé worden vermeld in de vergunning c.q. aanvraag. het is ontzettend lastig te achterhalen welke kabel op een bepaalde locatie onder een bepaalde vergunning valt. Hoe ouder de vergunning, hoe lastiger het is te achterhalen. Praktijk leert dat er nooit meer naar de vergunningen wordt gevraagd. Iedereen gaat gewoon uit de Basisregistratie Ondergrond en het Kadaster. In die gevallen zijn de leidingbeheerders verantwoordelijk voor het correct aangeven welke kabels op welke locaties liggen en niet de gemeenten.

Dus technisch gesproken klopt het niet om vergunningen van kabels of leidingen eerder te vernietigen dan dat de kabel of leiding is verwijderd, maar omdat je er bijna nooit achter gaat komen wanneer de leiding is verwijderd, lijkt het mij een hele praktische benadering.

Marius Jansen zei:

Begrijp dus dat de risicoanalyse voor het verlenen van vergunningen voor het leggen en hebben van leidingen en kabels van categorie 11.1 uitsluiten is gebaseerd op de procesduur van een eventuele nadeelcompensatie? De nadeelcompensatie is dus de procestermijn? Heeft de vergunning, los van de nadeelcompensatie, niet ook de op zichzelf staande functie van bewijs (juridische grondslag?) dat die leiding er mag liggen? Zijn dit niet twee op zichzelf staande juridische functies? Wanneer de nadeelcompensatie vervalt, vervalt dan ook die bewijsfunctie?

Dank voor je antwoord Kees-Jan.

Wanneer ik deze discussie die vanaf 2018 loopt en door Maria Willems is heropend valt mij op dat in deze discussie nogal uiteenlopende argumenten naast elkaar zijn gaan lopen met nogal afwijkende  bewaargevolgen. Waar in 2018 de argumenten nogal varieerde van permanent bewaren, 50 jaar bewaren, of na het vervallen belang. De laatste volgt de selectielijst, de voorgaande twee termijnen wijken daarvan af. Oorzaak van deze variabele keuzes was het probleem om goed vast te stellen of het belang wel is vervallen.

 Tot dat moment lijkt de vergunning als bewijsfunctie op zichzelf, in relatie met het procestermijn vervallen belang voor het leggen en hebben van deze leidingen en kabels.  Kortom, zolang deze er liggen is het belang nog van toepassing.

Nu wordt er door Maria een nog niet eerder belangtype ingebracht.

Van onze medewerkers die over het proces kabels en leidingen gaan begrijp ik dat er na uiterlijk 15 jaar na besluitdatum geen kostenvergoeding meer mogelijk is in het kader van de 'verlegregeling'. De vergunningzaken worden nooit meer geraadpleegd, want iedereen raadpleegt het KLIC-systeem van het kadaster. Het is mogelijk dat bij de aanleg of in de loop van de jaren de kabel of leiding anders is komen te liggen dan in de aanvraag aangegeven. De waarde van de oorspronkelijke vergunningzaak is daarmee beperkt.”.

 Hierbij vallen mij een aantal zaken op.

-Is het juridisch correct om het vervallen van het belang niet meer te koppelen aan het bewijsbelang van de vergunning zelf zolang deze er ligt, maar te verleggen naar het nadeelcompensatie? Vooral wanneer blijkt dat gemeenten daar kennelijk afwijkende termijnen voor vaststellen.

 -Is het wenselijk om bewaartermijnen te bepalen op basis van de inschatting dat deze (waarschijnlijk?) toch nooit meer worden geraadpleegd? En wie bepaalt dat dan? Als je die beredenering volgt kan je veel meer zaken eerder vernietigen, overdreven gesteld wellicht zelfs overgebrachte zaken.

 -Dat de netwerkbeheerder de bronhouder voor de gelegde kabels is, en het KLIC-systeem kan worden geraadpleegd is op zichzelf nog geen bewijs dat er een vergunning voor is afgegeven. Dat roept de vraag of dit dan de gemeente ontslaat van de bewaarplicht van de (eigen) vergunning. Heeft die dan geen afzonderlijke bewijsfunctie?

 -Wanneer blijkt dat in afwijking van de vergunning leidingen om welke oorzaak dan ook toch anders zijn komen te liggen de vergunning dan juiste zijn waarde toont i.p.v. beperkte waarde heeft? Omdat je dan ook kan stellen dat deze er dan onrechtmatig is gelegd/verlegd? Anders kan je dit vergunningensysteem sowieso afschaffen. Leg die beredenering is op een bouwergunning. Het gaat hier niet alleen om de informatiewaarde, maar bewijswaarde, dat is op zichzelf ook een informatiewaarde.

 -Lijkt het niet veel realistischer om na te gaan hoelang leidingen er gemiddelde liggen? Daar moet de netwerkbeheerder en bronhouder toch uitsluitsel over kunnen geven? Dan kan je je daar voor de zekerheid nog eens 10 jaar bovenop zetten. Dan kom je nog lang niet aan de 110 jaar van bepaalde brondocumenten van de BRP en daar hebben we ook geen probleem mee.

 Los van bovenstaande vraagstukken vraag is mij af of we niet in een glijdende schaal terecht komen wanneer we ons steeds vaker laten leiden om ‘praktische redenen’ af te wijken van de selectielijst? Natuurlijk blijven er situaties waar dit van toepassing kan zijn. Maar wie bepaald de afweging tussen het belang van behoud van bewijsvoering, tegenover de onevenredigheid van de inspanning die dit vraagt?

En gaat de update van de selectielijst hierin voorzien?

Hallo Marius,

het blijft een afweging tussen wat praktisch is en wat moet. Je zou kunnen zeggen dat een netwerkbeheerder moet bewijzen dat een kabel op de goede plaats ligt en dat daar een vergunning voor is en dat je dus als gemeente die vergunning niet zo lang hoeft te bewaren. Maar ja, als je als gemeente dat risico niet lopen, dan zal je de vergunning dus moeten bewaren. Of dat dan 15 jaar, 30 jaar of 50 jaar is, is om het even: het blijft een afwijking van de selectielijst. Die selectielijst zal zeker op dit punt niet worden aangepast want die zegt gewoon V 1 jaar na vervallen belang en die houdt dus met alle risico's rekening.

Mijn standpunt moet je dan ook niet zijn vanuit mijn betrokkenheid bij de selectielijst, maar als iemand die ook 15 jaar in archieven heeft gewerkt en weet dat je soms een praktische oplossing wil voor een lastig probleem. Overigens heeft in die 15 jaar nog nooit iemand mij gevraagd om een vergunning voor een kabel (die niet van die organisatie was) op te zoeken. Wat aangeeft dat in de praktijk deze vergunningen, zeker als ze al wat ouder zijn, weinig informatiewaarde bevatten.

De afweging moet je dan ook voor jezelf maken: daar gaat de selectielijst niet bij helpen.

Iedereen dient zich wel te realiseren dat als je 'mijn standpunt' volgt dat je dan dus wel risico's loopt, wat jij eigenlijk ook aangeeft.

Dank voor je toelichting Kees-Jan,

Denk dat we het feitelijk met elkaar eens zijn.

Een zorgdragen of verantwoordelijk overheidsorgaan is uiteindelijk zelf verantwoordelijk op basis van welke risicoafwegingen er alsnog wordt gekozen om af te wijken van de selectielijst. De vraag is alleen of je dan kiest voor eerder vernietigen of langer bewaren. De vraag is ook hoe urgent het is om deze vroeger te vernietigen. Voor langer bewaren kan een bedrijfsvoeringargument zijn. Voor het willens en wetens te vroeg vernietigen kan ik eigenlijk geen zinvol argument bedenken tenzij hier gewijzigde wettelijke bepalingen dit toestaan of afdwingen (leidingen en kabels liggen er nagenoeg altijd langer dan 15 jaar). Argumenten als, er wordt nooit meer naar gevraagd, of kost teveel opslagcapaciteit, lijken mij hiervoor nooit een legitieme reden. 

Maar voor dit vraagstuk maakt het wel verschil vanuit welke rol je dit standpunt inneemt. Als toezichthouder kan je bij de beoordeling van een V-lijst deze moeilijk accorderen op vergunningen waarvan niet is vastgesteld of het belang is vervallen. Dan zal je actief op de risico's moeten wijzen, en je onthouden van goedkeuring voor die vergunningen (bijv. akkoord indien belang is vervallen). Anders werk je formeel mee aan de uitvoering van vervroegde vernietiging in afwijking van de selectielijst, terwijl je nu juist (mede) toezicht moet houden op het voorkomen van onrechtmatige vernietiging. Als het verantwoordelijk overheidsorgaan, met kennis van de feedback van de toezichthouder, deze dan toch vernietigd, is dat zoals jij zelf ook al aangeeft, een eigen risicoafweging. 

Is er (nog) een verschil in bewaartermijn tussen een vergunning en een instemmingsbesluit?

Ik kan me herinneren bij een vorige gemeente dat daar de instemmingen een jaar werden bewaard en de vergunningen 1 jaar na vervallen van belang (blijvend bewaard)

Hallo Wouter,

een instemmingsbesluit gaat over uit te voeren werkzaamheden aan kabels of leidingen die er al liggen. Die kan je dus inderdaad na een jaar vernietigen.

De vergunning gaat over het aanleggen en hebben van kabels en leidingen, m.a.w. de daadwerkelijke aanleg.

Wouter Verdaas zei:

Is er (nog) een verschil in bewaartermijn tussen een vergunning en een instemmingsbesluit?

Ik kan me herinneren bij een vorige gemeente dat daar de instemmingen een jaar werden bewaard en de vergunningen 1 jaar na vervallen van belang (blijvend bewaard)

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden