We willen op korte termijn vanuit corsa automatisch gaan archiveren.

Maar van te voren wil ik een risico-analyse maken op basis van zaaktype.

Zijn er hier binnen het forum mensen/organisaties die dit al gedaan hebben?

Weergaven: 700

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bedoel je automatisch archiveren of vernietigen?

Automatisch archiveren met de bewaartermijn er aan gekoppeld. Dus daarom ook per zaaktype. Deze krijgen nu automatisch een bewaartermijn mee op basis van een resultaattype. De meeste zullen dus op termijn een vernietiging krijgen. De vernietiging vind dus later plaats.


 
Yvonne Welings zei:

Bedoel je automatisch archiveren of vernietigen?

Archiveren is in mijn optiek wat anders.

Digitaal Zaakgericht werken leidt tot de creatie van een groot aantal documenten met een relatief korte bewaartermijn (VNG selectielijst 2017). Er zijn verschillende zaaktypen die hiervoor in aanmerking komen, deze hebben een laag bedrijfsrisico en het werkproces is eenvoudig.

Een voorbeeld is gevonden en verloren voorwerpen. 

Bij de gemeente Dongen hebben ze hier al goed over nagedacht, neem contact op met Ruud van Willigen met de vraag of zij hun info hierover met je willen delen. Ruud van Willigen is lid van BREED. We stellen jaarlijks tijdens het SIO de voorgenomen vernietiging vast.

Beste Irmgard,

Wij hebben in onze zaaktypecatalogus al aangegeven bij welk resultaat van welk zaaktype er geen automatische archivering mag plaats vinden. Het is nog geen definitief exemplaar. Wij zijn ook van plan om binnenkort dit te gaan implementeren in Corsa.

Wij bij de gemeente Zevenaar werken zaakgericht via Join van Decos. Het probleem bij een aantal zaaktypen zoals Administreren, Inkopen en contracteren en de Omgevingsvergunning is dat de bewaar/vernietigingstermijn niet altijd klopt; zo gebruiken we voor de BAG het zaaktype Administreren, terwijl deze moeten worden bewaard, bij Inkopen en contracteren hoeft ook niet alles bewaard te blijven en van de Omgevingsvergunning wordt ook niet alles bewaard, dit blijft dus wel een lastige vraag en ben benieuwd hoe jullie dit gaan oplossen

@ Bert Hendriksen: mag ik hieruit opmaken dat jullie er voor gekozen hebben om (zaak)dossiers te blijven opschonen? In de selectielijst 2017 is de opschoningsplicht namelijk vervallen.

Moet ik toch iets melden, dat laatste gaat zeker veranderen.

Hebben jullie deze zaaktype ook onderbouwd met bijv een (risico)analyse? Op welke basis hebben jullie deze selectie gemaakt?
 
Stefan van den Deijssel zei:

Beste Irmgard,

Wij hebben in onze zaaktypecatalogus al aangegeven bij welk resultaat van welk zaaktype er geen automatische archivering mag plaats vinden. Het is nog geen definitief exemplaar. Wij zijn ook van plan om binnenkort dit te gaan implementeren in Corsa.

Is toch raar dat je archieven niet meer hoeft op te schonen volgens de Selectielijst!

We hebben deze selectie gemaakt op basis van o.a. de selectielijst. Zodra de bewaartermijn niet ingaat op het moment van afhandelen van het proces, wordt er niet automatisch een bewaartermijn toegekend.

Bert, geheel mee eens, alle gemeenten hebben de VNG in deze gemandateerd.

Dat doe je toch evengoed volgens de selectielijst. De zaaktypes zijn in de I-navigator ingericht op basis van de selectielijst van de VNG. Dit houd je dan ook aan. Het gaat er mij om bij welke zaaktypes het archiveren op automatisch kunt zetten, dus zonder controle.  Nogmaals de bewaartermijn wordt vastgesteld nav het resultaat en deze is weer gebaseerd op de selectielijst.
 
Bert Hendriksen zei:

Is toch raar dat je archieven niet meer hoeft op te schonen volgens de Selectielijst!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden