BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Verklaring van migratie van deelnemende gemeenten voor een omgevingsdienst
Als omgevingsdienst zijn wij in januari 2023 van GreenValley overgegaan naar Open Wave. Daarbij hebben wij een verklaring van migratie opgesteld.
Nu begreep ik dat er ook een ondertekende verklaring van migratie nodig is van de deelnemende gemeenten die taken bij ons hebben ondergebracht. Ik had daar nog niet eerder over gehoord. Mijn beleving is dat dit valt onder onze bedrijfsvoering en dat de gemeenten ervan uit kunnen gaan dat wij de informatie goed vastleggen en beheren zoals afgesproken in de mandaten. Heeft iemand hier ervaring mee? Ik verneem het graag. Alvast mijn dank!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ken je leidraad van het Westfries Archief?
-
Permalink Antwoord van Nicole Fielmieg op
-
Hoi Claudia,
Herkenbaar aandachtspunt.
Het is inderdaad zo dat wanneer een organisatie taken onder mandaat uitvoert voor een andere organisatie niet automatisch alle archiefbeheertaken mee gemandateerd zijn. Deze taken vallen namelijk niet onder het zorgdragerschap van de uitvoerende organisatie. De zorgdrager blijft altijd die organisatie die per wet aangewezen verantwoordelijk orgaan is.
Wij lopen hier ook tegenaan als veiligheids- en gezondheidsregio.
In mijn hoofd weet ik hoe het zit, maar ik vind het erg lastig dit duidelijk te verwoorden naar anderen én ik ben ook niet voldoende zeker van mijzelf of ik het ook goed weet :-).
Ik heb daarom mijn adviseurs van de archivaris gevraagd uit te zoeken hoe dit nu precies zat. Dit gaan ze nog voor mij op papier uitwerken :-)
Daarna deel ik het graag hier.
@ de archivarissen van Nederland: het zo fijn zijn dat hier eenduidige en duidelijk beleid over is.
het document over de archivering in samenwerkingsverbanden/verbonden partijen is niet duidelijk genoeg.
-
-
Dat is ook afhankelijk wat voort soort organisatie jouw omgevingsdienst is. Stel het is het de variant van verlengde kabels zoals de OMWB dan is inderdaad een mandaat nodig. Maar is vanaf het begin gekozen voor gehele centralisering, dan zijn de taken wsl. al in de GR afgedekt.
Zie ook: Omgevingsdienst met verlengde kabels - BREED - over de grenzen van ...
en Archivering bij omgevingsdiensten - BREED - over de grenzen van inf...
-
Permalink Antwoord van Claudia Koster op
-
Deze ken ik inderdaad Yvonne, dank, deze gebruik ik ook als onderbouwing maar er staat geen duidelijke uitleg in hoe dit werkt voor GR-en.
Yvonne Welings zei:Ken je leidraad van het Westfries Archief?
-
-
Dankjewel voor je input Nicole. Ik ben zeer benieuwd naar de uitwerking van de adviseurs!
Nicole Fielmieg zei:Hoi Claudia,
Herkenbaar aandachtspunt.
Het is inderdaad zo dat wanneer een organisatie taken onder mandaat uitvoert voor een andere organisatie niet automatisch alle archiefbeheertaken mee gemandateerd zijn. Deze taken vallen namelijk niet onder het zorgdragerschap van de uitvoerende organisatie. De zorgdrager blijft altijd die organisatie die per wet aangewezen verantwoordelijk orgaan is.
Wij lopen hier ook tegenaan als veiligheids- en gezondheidsregio.
In mijn hoofd weet ik hoe het zit, maar ik vind het erg lastig dit duidelijk te verwoorden naar anderen én ik ben ook niet voldoende zeker van mijzelf of ik het ook goed weet :-).
Ik heb daarom mijn adviseurs van de archivaris gevraagd uit te zoeken hoe dit nu precies zat. Dit gaan ze nog voor mij op papier uitwerken :-)
Daarna deel ik het graag hier.
@ de archivarissen van Nederland: het zo fijn zijn dat hier eenduidige en duidelijk beleid over is.
het document over de archivering in samenwerkingsverbanden/verbonden partijen is niet duidelijk genoeg.
-
-
Hieronder de uitwerking van de adviseurs van de archivaris:
Onderwerp : Mandatering in het kader van informatiebeheer
Vraag
Vanuit de [naam organisatie] is de vraag gesteld in beeld te brengen op welke manier mandatering van informatiebeheer geregeld dient te worden.
Taak volgt mandaat
In de gemeenschappelijke regeling (GR) van [naam organisatie] zijn conform artikel 5 (andere taken en bevoegdheden) taken gemandateerd aan [naam organisatie]. Indien (primaire) taken conform de GR zijn gemandateerd aan [naam organisatie] geldt juridisch gezien de plicht om die (primaire) taken te ondersteunen met uitvoerende werkzaamheden (“taak volgt mandaat”). Dit geldt ook voor de uitvoerende werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het opstellen van vernietigingslijsten en het zorgen voor goede, geordende en toegankelijk staat van archiefbescheiden. Het is aan te bevelen hierover wel goede afspraken vast te leggen met de deelnemers in de GR ten aanzien van dossiervorming, metadatering etc. voor eventuele toekomstige teruglevering dan wel overbrenging.
Mandaat in het kader van besluiten m.b.t. informatiebeheer
(Aanvullende) mandatering is nodig indien de organisatie waaraan de (primaire) taken zijn gemandateerd (in dit geval [naam organisatie]) ook besluiten wil nemen op het gebied van informatiebeheer. Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen, Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) artikel 10.1. Bij mandatering laat een overheidsorgaan zijn bevoegdheid om besluiten te nemen uitoefenen door een ander, maar behoudt het zelf (als zorgdrager) de gehele verantwoordelijkheid. Voorbeelden hiervan zijn het nemen van een vervangingsbesluit voor vervanging van archiefbescheiden of het rechtstreeks verzoeken om een machtiging voor vernietiging van archiefbescheiden van deelnemers in de GR. Dit mandaat moet vastgelegd worden in een apart extern mandaatbesluit vanuit de deelnemers in de GR of een dienstverleningsovereenkomst. Eveneens moet dit mandaat bekend gemaakt worden conform AWB artikel 3.40. Niet alle bevoegdheden kunnen gemandateerd worden. Zie voor de bevoegdheden die niet gemandateerd kunnen worden de AWB artikel 10.3.
-
-
Ik ga wel de aanvullende vraag stellen om een expliciete lijst van handelingen/beslissingen waarvoor een GR een apart mandaat voor dient te hebben. ik lees hier in ieder geval:
> vervangen
> vernietigen
Ik heb ook gehoord dat er voor migreren een apart mandaat nodig is.
Om deze mandaten en mijn werk te kunnen realiseren wil ik echter een expliciete lijst van taken die via een apart mandaat voor archiefbeheer dient te worden vastgesteld met een organisatie dat taken aan mijn GR/organisatie mandateert.
Ik ben ook erg benieuwd hoe andere GR'en en (hun) archivarissen hierover denken en hoe zij hier invulling aan geven?
Is er een voorbeeld mandaat voor archiefbeheer? of een format/sjabloon waarin duidelijk wordt welke mogelijkheden in taken/handelingen er zijn in het kader van informatie-/archiefbeheer mandateren aan een gemeenschappelijke regeling?
Ik voer liever iets landelijk eenduidig consistent uit, dan dat alle 400+ gemeenschappelijke regeling het wiel zelf proberen uit te zoeken en het allemaal anders doen.
-
Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op
-
In het document over de archivering in samenwerkingsverbanden/verbonden partijen staan uit mijn hoofd een aantal sjablonen in de bijlagen. Dat zijn deze. Ik vond ze zelf ook niet heel sterk als ik eerlijk ben.
- Bijlagen:
-
-
Model archiefafspraken voor organisaties niet zijnde rechtspersoon en-of bestuursorgaan (LOPAI).docx, 30 kB -
Model archiefparagraaf gemeenschappelijke regeling met een centrumgemeente of centrumprovincie (LOPAI).docx, 30 kB
-
Model archiefparagraaf gemeenschappelijke regeling met openbaar lichaam (LOPAI).docx, 30 kB
-
-
-
EN deze.
In ons eigen sjabloon zetten we o.a. neer:
Van vernietiging, overdracht en migratie van (digitale) archiefbescheiden van de opdrachtgever worden aparte processen-verbaal (verklaringen) van vernietiging, overdracht en migratie opgemaakt door de opdrachtnemer. Deze zijn door deelnemende partijen op te vragen.
- Bijlagen:
-
-
Hoi Wouter,
Ik vind het erg lastig om schriftelijk te verwoorden, hoe deze situatie juridisch zit. Daarnaast ben ik geen jurist, heb er alleen affiniteit mee ;-D.
Mijn poging hieronder om te reageren op de oplossing 'model archiefparagraaf':
Deze archiefparagraaf gaat over de informatie die het gemeenschappelijke orgaan in haar naam (verantwoording) ontvangt en creëert. Deze paragraaf is niet voldoende om de informatie behorende bij gemandateerde taken (naast de wettelijke taken van desbetreffende orgaan) te mogen beheren.
Bij gemandateerde taken is de zorgdrager van de informatie diegene die de taak mandateert aan een uitvoeringsorganisatie (GR). Dit valt niet onder de Gemeenschappelijke regeling, dit zijn apart toebedeelde taken. Hierdoor kan de archiefparagraaf in de GR niet van toepassing zijn. Artikel 1 beschrijft archiefzorg. Een GR heeft archiefzorgdragerschap voor haar eigen organisatiedocumenten. Zij kan volgens mij nooit via mandaat het zorgdragerschap krijgen over taken die gemandateerd zijn aan haar maar vanuit de wet bij een ander belegd zijn. (denk bijvoorbeeld aan Jeugdgezondheidszorg, dit is bij colleges belegd via de Jeugdwet, maar wordt veelal gemandateerd aan een Gezondheidsregio)
Er is dus een apart mandaat voor archiefbeheer nodig om alle archief wettelijke handelingen te kunnen verrichten voor informatiebeheer van gemandateerde taken.
De toegevoegde archiefparagraaf kan wel onderdeel zijn van de afspraken/convenanten/opdrachten waarin de taken onder mandaat bij een GR gemandateerd worden.
Je geboden oplossing is dus zeker een oplossing. (op de archiefzorg na, dat is niet te mandateren)
De wens die ik voel vanuit een GR is dat we een algeheel mandaat voor archiefbeheer krijgen en dat dit niet per opdracht/gemandateerde taak of iets dergelijk georganiseerd dient te worden.
Wouter Verdaas zei:EN deze.
In ons eigen sjabloon zetten we o.a. neer:
Van vernietiging, overdracht en migratie van (digitale) archiefbescheiden van de opdrachtgever worden aparte processen-verbaal (verklaringen) van vernietiging, overdracht en migratie opgemaakt door de opdrachtnemer. Deze zijn door deelnemende partijen op te vragen.
-
-
Hoi Wouter,
Heel erg bedankt voor je reacties. Dit helpt zeker.
Gek genoeg zijn deze bijlage volgens mij juridisch niet juist.... Dit ligt natuurlijk aan de wijze waarop een orgaan gerechtigd is. Artikel 1 in alle paragrafen spreekt over Archiefzorg. Naar mijn weten kan het zorgdragerschap nooit gemandateerd worden aan een ander orgaan.
De overige artikelen zijn generiek beschreven en passen in een mandaat voor archiefbeheer.
Wat nu onduidelijk is, is over welke specifieke archief wettelijke taken dient er een mandaat verkregen te worden? Wat mag een organisatie die taken onder mandaat uitvoert wel en niet zonder een archiefmandaat en waar heeft zij wel een archiefmandaat over?
Wouter Verdaas zei:In het document over de archivering in samenwerkingsverbanden/verbonden partijen staan uit mijn hoofd een aantal sjablonen in de bijlagen. Dat zijn deze. Ik vond ze zelf ook niet heel sterk als ik eerlijk ben.
-
-
Ha Nicole,
Ik volg je helemaal. Een GR heeft ook een eigen archiefverordening en is inderdaad eigen zorgdrager. Voor taken van andere partijen heb je inderdaad een los mandaat/dvo voor nodig.
Ik vond deze voorbeeld paragrafen ook niet heel sterk en had daar een hoop opmerkingen bij. Daarom hebben we zelf maar een sjabloon gemaakt die we per samenwerking/uitbesteding op maat aanpassen. Onze archiefinspecteur gaf aan dat per samenwerking afgestemd moet worden welke taken je wel of niet mandateert/delegeert en dat dat dus per geval kan verschillen.
Volgens mij zou je in theorie ook nog kunnen delegeren, dan gaat de verantwoordingsplicht ook over naar de andere partij zover ik weet. Maar ik ben ook geen jurist, heb er ook alleen affiniteit mee ;-)
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
