BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Waarheen leidt de weg....
Het vakgebied verandert onder invloed van ontwikkelingen als het zaakgericht werken, digitalisering, sociale media, NUP, (GEMMA-)architecturen, et cetera. Ik vertel hier niets nieuws. Ik vraag mij af wat dit betekent voor de afdelingen waar de meesten onder ons voor werken. Blijft DIV bestaan?
Het is al verschillende malen geroepen dat archiveren en archiefbeheer zó eenvoudig worden door de digitalisering dat DIV opgeheven kan worden. Enkele naïevelingen (naar mijn mening) roepen dit nog steeds. Ik ben van mening dat onze kennis en ons werk ook in een volledig gedigitaliseerde organisatie nog altijd nodig is. De vraag is wel of de wijze waarop wij DIV'ers in de verschillende organisaties georganiseerd zijn, zo moet blijven. Bijvoorbeeld:
- De dagelijkse post. Alle kanalen lopen via de frontoffice. Menige organisatie is een KCC aan het inrichten. Moet de verzorging van de dagelijkse post ook naar het KCC? Overigens zijn er her en der ook initiatieven om de scanning te outsourcen of te regelen in een SSC.
- Beleid en advies. Er komt steeds meer het besef dat niet alle informatie van documentaire aard is. Er komt steeds meer behoefte aan een integraal informatiebeleid. Moeten de beleidsmedewerkers uit de diverse informatie-disciplines (DIV, GEO, financiën, GBA, et cetera) bijeen gezet worden?
- Archiefbeheer. Ook dit blijft nodig. Dossiers welke door behandelaren zijn gevormd, zullen regelmatig gecontroleerd moeten worden. Er zal nog altijd vernietigd dan wel overgebracht moeten worden. En digitale archiefbescheiden vragen om meer activiteiten t.b.v. de duurzaamheid. Blijft dit DIV? Of wordt er een deel afgeschoven naar de landelijke e-depotvoorzieningen welke momenteel in ontwikkeling zijn?
- Applicatiebeheer. Vaak voert DIV zelf het beheer over de software uit. Goed applicatiebeheer vraagt echter ook om kennis die niet altijd aanwezig is bij DIV'ers. Moet dit elders belegd worden, bijvoorbeeld bij een afdeling ICT? Of is dit echt een DIV-taak?
- Kennismanagement. Diverse DIV-afdelingen houden ook een bibliotheek bij. Kennismanagement is de laatste jaren echter veel meer gaan omvatten dan dat. Kennis zit niet alleen in boeken, maar ook in hoofden. Én op internet. Is DIV wel dé aangewezen afdeling om dit te organiseren?
En zo zijn er nog diverse taken die mogelijk momenteel bij de DIV-afdeling belegd zijn.
Wordt hierover al gesproken in de organisaties? Zullen de DIV-taken zo georganiseerd blijven als nu? Wat verandert er?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Tja...hoe meer autonome overheidsorganisaties, des te meer wielen er uitgevonden zullen worden...Open deur, maar helaas erg waar, zeker gezien het feit dat bij het bedachte nationale informatie- en dienstverleningsbeleid alleen richtlijnen meegegeven worden, geen dwingende modellen, geen voorgeschreven centrale applicaties en geen budget.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
@Bas Dubbel het wiel uitvinden is natuurlijk lang niet altijd nodig. Waar ik minder problemen mee heb zijn de autonome overheidsorganisaties en met het ontbreken van dwingende modellen en voorgeschreven applicaties.
Waar behoefte aan is is samenwerking. Samenwerking binnen en buiten organisaties tussen die partijen die betrokken zijn bij en verstand hebben van informatiebeheer. In het kader van de e-Depots zie je dit terug in de publicaties van ACDD en NCDD.
Dwingende modellen en voorgeschreven aplicaties leiden m.i. tot passiviteit en het niet nemen van eigen verantwoordelijkheid voor het eigen deel van de informatiehuishouding/informatiebeheer.
Marco stelt een aantal vragen die hem zo bezighouden. Het beantwoorden begint met het stellen van de vragen.
In het algemeen lijkt er een tendens in de richting van / behoefte aan meer integraal informatiebeheer. DIV alleen is niet voldoende. Dat constateert Marco ook, en hij benoemt een aantal partijen die bij het informatiebeheer betrokken zijn. Vervolgens komt de stap van het gezamenlijk op gaan trekken: wat is de bijdrage van de een, en wat van de ander om het gewenste doel te bereiken?
Da's niet perse gemakkelijk, want de diverse partijen zullen het gezamenlijk belang moeten gaan zien en daar hun activiteiten op afstemmen.
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Ik denk ook dat " dwingende" modellen niet zullen werken, en al helemaal niet in Nederland. Volgens mij heeft Jack Karelse gelijk als hij stelt dat dat alleen maar leidt tot passiviteit.
Wat volgens mij wel voorgeschreven moet worden (in een regeling dan wel in een convenant, als het maar gebeurt) is hoe informatie uitgewisseld en beschikbaar gesteld moet worden. Daar zijn al fijne, bruikbare XML-schema's voor.
Het grote voordeel is dat iedereen dan intern een beheeroplossing kan kiezen die past bij schaal, middelen, ICT-architectuur, bedrijfscultuur, kennisniveau etc. en dat tegelijkertijd iedereen zich committeert aan een uniforme wijze van beschikbaarstelling van gegevens. Je kunt dan ook op een effectieve manier een aanbesteding doen: het is dan gewoon een eis voor alle DMS-en, RMA's en e-depots.
Bijv EAD is zo'n mooi schema. Dat moet je m.i. niet voorschrijven voor opslag van gegevens (daar is het echt niet voor bedoeld) maar voor het leveren van gegevens.
In nogal veel andere bedrijfstakken is dat een heel gewone werkwijze. Waarom niet in de wereld van DIV en archieven?
-
Permalink Antwoord van Henk Geertjes op
-
Het probleem is dat veel DIV-medewerkers zich iets aan laten praten. DIV is en blijft nodig. Het is verstandig om applicatiebeheer bij DIV te laten, want wie, beter dan div-ers zijn in staat om de wensen en benodigdheden van de eigen organisatie in kaart te brengen en deze te vertalen naar een aan de organisatie aangepast stukje software. Nee, niet iedere div-er heeft verstand van applicaties, maar je kunt daarbij wel hulp inroepen van specialisten die bijvoorbeeld de software hebben gebouwd en geïmplementeerd. Laat je niet te snel door andere collega's aan de kant zetten die het wel even zullen doen. Die neiging is met name aanwezig bij IT-ers. IT-ers hebben misschien wel verstand van software, maar niet van archiveren, e.d..... Ook heb ik mijn twijfels over het nut om scannen e.d. te out-sourcen. Hoe weet je als div-er wat er in de organisatie binnenkomt, wanneer je het niet ziet. Ook het beheer van e-mails hoort bij ons thuis! Wie anders dan wij zijn in staat om de vracht aan e-mails te beoordelen op houdbaarheid en duurzaamheid. En dan heb ik het nog niet eens over het in hapklare brokken aanbieden van informatie aan de eigen collega's. Zo kan ik nog wel even doorgaan.
Dus niet weg geven wat bij jou taak thuishoort.
Groeten,
Henk Geertjes
senior-medewerker en applicatiebeheerder Bestuur Regio Utrecht
-
Permalink Antwoord van Julia Romijn-Wixley op
-
Interessante discussie en goeie punten @Marco!
De verschillende disciplines (DIV, ICT, Frontoffice, GEO, Archief, etc) worden meer met elkaar verweven en hoe gaan we dat inderdaad naar de praktijk vertalen? Misschien door m.n. te focussen op de processen, dus 'wat is nodig?' i.p.v. op 'wie doet wat?'.
-
Permalink Antwoord van Rob Polhuis op
-
De kracht van de DIV zal DIV op de één of ander manier zelf moeten herontdekken. Want wat is nou eigenlijk onze "smoel"? Kunnen we in een paar kernwoorden weergeven waar wij nou goed in zijn?
Als dat alleen is; het verwerken van de post, dan hebben we een probleem. Dat droogt steeds meer op en zal uiteindelijk nog slechts in kleine hoeveelheden overblijven.
Maar wat doen we nou al jaren lang? Het antwoord daarop is Structureren! Daar is DIV goed in. Daar ligt de kracht van DIV. DIV is over het algemeen de enige club mensen in een organisatie die tegelijkertijd inzicht én overzicht heeft. Dát onderscheidt ons van de andere vakgebieden en daar moeten we op inzetten.
Dan nog de vraag; wat moeten we nou precies met al die andere partijen?
Lijkt me dat DIV heel goed al die andere partijen in kaart moet brengen en per doelgroep het belang/hun intenties en bedoelingen te weten moet komen. Dan blijkt namelijk al heel snel dat we een gezamenlijk doel nastreven; een compliant en volwassen organisatie die efficient en effectief kan werken. Informatiecontrol zal daar een wezenlijk onderdeel van uitmaken. Informatie en woorden in systemen zullen voortkomen uit een datamodel van de organisatie. Alle organisatiegebonden gegevens (lees: woorden voor procesnamen, afdelingsnamen, budgetnummers, projectnamen, functienamen enz.enz.) zullen gecontroleerd en door de business gevalideerd in álle systemen belanden. Medewerkers van de organisatie en de systemen zullen dezelfde taal spreken ofwel dezelfde woorden gebruiken. Met dezelfde veldlengte e.d. Zodanig dat systemen ook te koppelen zijn.
DIV kan hier een voorhoede posititie innemen. Heel sterke raakvlakken natuurlijk met de informatiearchitect. Mits die de architectuur vertaalt naar onderliggende tabellen.
DIV splitst zich dan grofweg op in twee delen; "informatiecontrole en kenniswerken" en het "productie-proces" van ordenen van (papieren) documenten. Dus laten we eens per discipline in kaart gaan brengen wat ze nou precies willen... We willen allemaal de Vrucht. Maar de één wil de pit en de ander het vruchtvlees, weer de ander wil het takje waaraan het groeit. En als we dat in kaart hebben, blijkt het gezamenlijke doel én de subdoelen per doelgroep/discipline. Lijkt me een aardige start om verder mee te gaan.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Henk
Ik denk dat ICT heel goed in staat is om "de wensen en benodigdheden van de eigen organisatie in kaart te brengen en deze te vertalen naar een aan de organisatie aangepast stukje software." Vaak heeft ICT het applicatiebeheer zelfs beter geregeld dan DIV (o.a. helpdesk en behandeling wijzigingsverzoeken) Maar ik deel je mening dat de DIV'er vaak beter weet wat er komt kijken bij archiveren dan de ICT'er. Erken elkaars kennis en vaardigheden en zoek de samenwerking op i.p.v. de concurrentie en zelfs de rivaliteit.
Let wel, de samenwerking moet wel van beide kanten komen. ICT moet het belang en de complexiteit van archiveren inderdaad niet onderschatten en moet ruimte aan DIV geven om kaders en voorwaarden te definiëren waaraan de systemen en het systeembeheer moeten voldoen t.b.v. een betrouwbare en bruikbare informatievoorziening. DIV aan de andere zijde moet ICT niet beschuldigen van arrogantie en egocentrisch gedrag.
DIV en ICT zitten vaak in hetzelfde vaarwater. Dat levert vaak spanningen tussen beide partijen op. Als dit heeft geleid tot een verstoorde relatie tussen beide partijen, dan is het lastig om weer tot elkaar te komen. Wil je echter tot een voor de organisatie optimaal resultaat komen, dan zullen er toch bruggen gebouwd moeten worden tussen DIV en ICT.
En ja, DIV moet zich zeker niet aan de kant laten schuiven!
Wat betreft het outsourcen van scannen, je kunt er uiteraard wel voor zorgen dat de scans eerst langs DIV komen. Het papier komt dan weliswaar niet meer langs DIV, maar wel de informatie. Bij outsourcen zijn zo veel smaakjes mogelijk....
En wat betreft het centraliseren van e-mail, ik zie mijn collega DIV'ers zo ontzettend veel tijd besteden aan het sorteren, registreren en doorsturen van e-mails. En als ik dan bekijk waar die e-mails over gaan, dan zijn het in veruit de meeste gevallen ab-so-luut geen spannende stukken. Losliggende stoeptegels, open sollicitaties, verzoeken om inzage in bouwvergunningen en slechts bij uitzondering een klacht of bezwaar. Ik zie mijn collega's liever de organisatie ingaan om aan de medewerkers uit te leggen wat, waarom en hoe zij hun werk moeten archiveren, dan dat ze urenlang bezig zijn met suffe e-mails te verwerken.
@Julia
Bedankt voor het compliment! ;-)
Ik ben het met je eens dat "wat" voorafgaat aan "wie". En voorafgaand aan "wat" is er het "waarom". Wat zijn de doelen en ambities van de organisatie en hoe sluiten we daar met de informatievoorziening op aan? Als daarmee de doelen en ambities van informatievoorziening duidelijk zijn, dan kan er gekeken worden naar wat er moet gebeuren.
@Rob
Mooi verhaal! Ik vraag mij zelfs af of structureren het enige is waar wij goed in zijn. De vraag is inderdaad "wat is onze kracht?".
Overigens nodig ik je uit om het "document" los te laten. Documentaire informatie is een deelverzameling van informatie; lang niet alle informatie is in documenten vastgelegd. Als je in de organisatie blijft hameren op het archiveren van documenten, dan dreigt de situatie te ontstaan waarin je niet meer mag/kan meepraten over anderssoortige informatie. Ik denk dat de (D)IV-vaardigheden en -kennis juist ook van belang zijn voor de niet-documentaire informatie.
-
-
@Marco
Ja, inderdaad het 'waarom' komt nog voor het 'wat' :)
Wat betreft ambities: Ik was laatst met iemand aan het brainstormen en we trokken de conclusie dat DIV nooit los staat (of zou moeten staan) van andere afdelingen in een gemeente. DIV moet/kan de workflow juist verrijken.
Marco Klerks zei:@Henk
Ik denk dat ICT heel goed in staat is om "de wensen en benodigdheden van de eigen organisatie in kaart te brengen en deze te vertalen naar een aan de organisatie aangepast stukje software." Vaak heeft ICT het applicatiebeheer zelfs beter geregeld dan DIV (o.a. helpdesk en behandeling wijzigingsverzoeken) Maar ik deel je mening dat de DIV'er vaak beter weet wat er komt kijken bij archiveren dan de ICT'er. Erken elkaars kennis en vaardigheden en zoek de samenwerking op i.p.v. de concurrentie en zelfs de rivaliteit.
Let wel, de samenwerking moet wel van beide kanten komen. ICT moet het belang en de complexiteit van archiveren inderdaad niet onderschatten en moet ruimte aan DIV geven om kaders en voorwaarden te definiëren waaraan de systemen en het systeembeheer moeten voldoen t.b.v. een betrouwbare en bruikbare informatievoorziening. DIV aan de andere zijde moet ICT niet beschuldigen van arrogantie en egocentrisch gedrag.
DIV en ICT zitten vaak in hetzelfde vaarwater. Dat levert vaak spanningen tussen beide partijen op. Als dit heeft geleid tot een verstoorde relatie tussen beide partijen, dan is het lastig om weer tot elkaar te komen. Wil je echter tot een voor de organisatie optimaal resultaat komen, dan zullen er toch bruggen gebouwd moeten worden tussen DIV en ICT.
En ja, DIV moet zich zeker niet aan de kant laten schuiven!
Wat betreft het outsourcen van scannen, je kunt er uiteraard wel voor zorgen dat de scans eerst langs DIV komen. Het papier komt dan weliswaar niet meer langs DIV, maar wel de informatie. Bij outsourcen zijn zo veel smaakjes mogelijk....
En wat betreft het centraliseren van e-mail, ik zie mijn collega DIV'ers zo ontzettend veel tijd besteden aan het sorteren, registreren en doorsturen van e-mails. En als ik dan bekijk waar die e-mails over gaan, dan zijn het in veruit de meeste gevallen ab-so-luut geen spannende stukken. Losliggende stoeptegels, open sollicitaties, verzoeken om inzage in bouwvergunningen en slechts bij uitzondering een klacht of bezwaar. Ik zie mijn collega's liever de organisatie ingaan om aan de medewerkers uit te leggen wat, waarom en hoe zij hun werk moeten archiveren, dan dat ze urenlang bezig zijn met suffe e-mails te verwerken.
@Julia
Bedankt voor het compliment! ;-)
Ik ben het met je eens dat "wat" voorafgaat aan "wie". En voorafgaand aan "wat" is er het "waarom". Wat zijn de doelen en ambities van de organisatie en hoe sluiten we daar met de informatievoorziening op aan? Als daarmee de doelen en ambities van informatievoorziening duidelijk zijn, dan kan er gekeken worden naar wat er moet gebeuren.
@Rob
Mooi verhaal! Ik vraag mij zelfs af of structureren het enige is waar wij goed in zijn. De vraag is inderdaad "wat is onze kracht?".
Overigens nodig ik je uit om het "document" los te laten. Documentaire informatie is een deelverzameling van informatie; lang niet alle informatie is in documenten vastgelegd. Als je in de organisatie blijft hameren op het archiveren van documenten, dan dreigt de situatie te ontstaan waarin je niet meer mag/kan meepraten over anderssoortige informatie. Ik denk dat de (D)IV-vaardigheden en -kennis juist ook van belang zijn voor de niet-documentaire informatie.
-
-
(D)IV is geen afdeling of vakgebied. Het is een voorziening, die nodig is in de hele organisatie bij alle processen. ;-)
En met de juiste experts op de juiste plekken, kun je een zeer waardevolle voorziening creëren.
-
-
Dat klopt. In de praktijk wordt DIV echter wel als een afdeling gezien, hoewel het inderdaad een voorziening is dat alle processen onderstent en verrijkt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
