Opmerking

Reactie van Mart Mommers op 7 Juni 2010 op 15.25

Hallo Ton,
Ik ben het met je eens dat organisaties gaan digitaliseren zonder nu daadwerkelijk te weten waar ze staan. Ben vorige week naar een ADR-bijeenkomst van Doxis geweest over de WABO. Het 'toetje' van de bijeenkomst was de presentatie van het MO3-model (Model voor oplossingsgericht ontwikkelen van de organisatie). De SOD heeft samen met Doxis dat model ontworpen vanuit het perspectief van de informatiehuishouding. Het model staat voor dat je de ontwikkeling van je informatiehuishouding stap voor stap neemt. Het levert je inzicht op waar je nu staat, waar je naar toe wilt en wat je moet doen om daar te komen (van analoog naar digitaal of elke tussenliggende fase). Het is van belang dat medewerkers, de techniek en de werkwijzen en processen op elkaar aansluiten en op elkaar afgestemd zijn. Het MO3-model geeft inzicht in de eigen situatie. Je kunt daarmee analyseren waar je op dit moment staat en waar en welke acties nodig zijn om de informatievoorziening op een logische manier te laten ontwikkelen zodat de transitie van documentgericht naar procesgericht tot ketengericht zo soepel mogelijk verloopt in een tempo dat bij de eigen organisatie past. Het model heeft niet alleen inzicht in de techniek en procedures maar geeft ook aan wat dan aan competenties van medewerkers verwacht mag worden. Het model zou, volgens de vertegenwoordigers van Doxis, op hun website beschikbaar komen.
Noot: ik heb geen aandelen bij Doxis.

Reactie van Marco Klerks op 7 Juni 2010 op 13.50

@Marion In 2004 heeft het college B&W in 's-Hertogenbosch besloten toestemming te geven voor het substitueren van te vernietigen bescheiden. Ik heb het besluit even voor je opgezocht. ;-)

In de inleiding wordt vooral gesproken over het "papier-arme kantoor" en het "papier-arm werken". Dit beleid lijkt dus aanleiding te zijn geweest om het substitutie-vraagstuk op te pakken.

Later in het besluit wordt inderdaad de kostenbesparing genoemd. De rest van het besluit gaat hoofdzakelijk over de voorwaarden en uitvoering van de substitutie.

Reactie van Yvonne Welings op 7 Juni 2010 op 13.19

Zie in dit verband ook de voorgestelde tekst van de VNG van afgelopen vrijdag voor art. 7 van de Archiewet. . Interbestuurlijk toezicht is volgens de VNG niet nodig, het horizontaal toezicht is soms niet aanwezig.
De VNG refereert naar de verschillende kaders.
Ik spreek de behoefte uit in het kader van vervanging naar een gemeentelijk kader, dat ook te toetsen is en garanties geeft op digitale toegankelijkheid. De keuze van een RMA hangt ook af van je keuze voor een e-depot, DMS.

Reactie van Marco Klerks op 7 Juni 2010 op 11.28

@Ton Hoe bedoel je?

Reactie van Paul Huismans op 7 Juni 2010 op 7.59

@ Marion en Joost: Natuurlijk merk je geen verschil tussen vervanging en substitutie. Dat is er namelijk niet. En afgezien van een procedure voor vervanging, die we ingewikkelder hebben gemaakt voor archiefstukken die we blijvend moeten bewaren: je moet met op termijn te vernietigen stukken toch net zo zorgvuldig omgaan (zo lang ze bestaan) als met blijvend te bewaren stukken. En bij dit laatste is het vervangen niet het grootste probleem, lijkt me. Het probleem begint pas daarna, als je digitale stukken voor de eeuwigheid betrouwbaar en bruikbaar wilt houden. Maar zo langzamerhand mag je, denk ik, gaan verwachten dat de meeste van die stukken digital born zijn, waaraan dus helemaal geen vervanging meer te pas komt.

Reactie van Marco Klerks op 6 Juni 2010 op 22.44

Een DIV'er uit het zuiden des lands zei ooit tegen mij dat het meest praktische voordeel van substitutie de besparing in kastruimte was. "Nou," zei hij: "Als kastruimte mijn grootste probleem was, dan stopte ik met werken en ging ik iets anders doen."

Ik kon hem geen ongelijk geven.

Reactie van Joost van Koutrik op 5 Juni 2010 op 12.07

Er zijn juist heel veel organisaties bezig met vervanging, en dan voornamelijk digitale vervanging natuurlijk. Gelukkig merk je niets meer van een onderscheid, want zoals Bernard hieronder al aangeeft is dat onderscheid er eigenlijk niet. :)
Er zijn ook wel meer subdiscussies, zie hierboven, maar de laatste posts daarin zijn inderdaad niet erg recent. Bij de aankomende KVAN dagen is er ook een aparte sessie over vervanging, daar komen hopelijk veel indrukken en ervaringen naar boven.

Reactie van Hans van Rijn op 6 April 2010 op 8.58

Er zijn overigens meer woorden die elkaars synoniem zijn in dit en andere vakgebieden. Als iemand verbaasd is dan was dit weer een mooi leermoment. Het uitleggen aan leken gaat overigens gemakkelijker met het woord vervanging.

Reactie van Paul Huismans op 6 April 2010 op 8.10

@Ton. Duidelijkheid is in elk geval gewenst. Het blijkt, dat sommigen inderdaad verbaasd opkijken als je erover begint, dat ze een machtiging nodig hebben om te gaan vervangen. Ze willen toch gaan substitueren?

Reactie van Bernard Mantel op 1 April 2010 op 10.25

Hoewel hier allerlei inhoudelijke discussie plaatsvindt onder de noemer 'substitutie' zou ik ervoor willen pleiten deze discussiegroep/dit forum 'vervanging' te noemen. Om een of andere reden heeft het begrip 'substitutie' zich in het spraakgebruik genesteld, soms zelfs met een andere betekenis dan 'vervanging'.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 staat de mogelijkheid toe van het vervangen van archiefbescheiden, waarbij deze in de plaats treden van het oorspronkelijke stuk. In de Wet noch in het Archiefbesluit komt het begrip substitutie voor. Gebruik dit dan ook niet: het levert alleen maar verwarring op.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 30
• 31
• 32
• 33
• Volgende ›
• Pagina