Opmerking

Reactie van Peter Westerhof LL.M MIM op 18 December 2012 op 12.07

@Paul : nee, dat klopt niet, zoals ik het lees.

Wetstechnisch was het mooier geweest als er een duidelijke definitie was geweest van 'vervanging'. Wellicht heeft men dat achterwege gelaten om wat toekomstvaster te zijn. Nú is art.7 Archiefwet m.i. inhoudelijk wat tegenstrijdig.

Art. 7 Archiefwet spreekt van het vervangen van archiefbescheiden door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, tenzij het archiefbescheiden betreft die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 Archiefwet bedoelde lijsten.

De reproducties treden dus in de plaats van de originelen ('vervanging'), waarna de originelen al dan niet worden vernietigd.

Reactie van Paul Huismans op 18 December 2012 op 11.28

@ Peter

Dat klopt. Maar er is pas sprake van vervanging als het - laten we even van scanning uitgaan - papieren document wordt vernietigd, toch? Tot dat moment is de scan een kopie.

Reactie van Peter Westerhof LL.M MIM op 18 December 2012 op 11.26

Je kunt de te vervangen archiefbescheiden pas vernietigen als je vervangende archiefbescheiden hebt en de te vervangen archiefbescheiden daarmee kunt vervangen.

Mij valt op dat er eigenlijk maar weinig verschil is met de vervanging destijds van microfiche door electronische media.

Reactie van Paul Huismans op 18 December 2012 op 9.20

Wel vreemd, dat in de regeling sprake is van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden (art. 26b onder g). Laat ik nou altijd in de veronderstelling hebben geleefd, dat vervanging pas plaatsvindt bij het vernietigen van de oorspronkelijke documenten...

Reactie van Joost van Koutrik op 17 December 2012 op 12.37

@Jean-Luc Dat hangt ervan af of je van plan bent om het besluit voor 1 januari te (laten) nemen, zie art. 1 onder C van de regeling.

Reactie van Yvonne Welings op 17 December 2012 op 12.15

De aangekondigde wetswijziging artikel 7 treedt inderdaad 1 januari 2013 in werking: Zie deze link naar de tekst.

 

Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

• a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

• b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

• f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• h. de kwaliteitsprocedures.

Reactie van Bernard Mantel op 12 December 2012 op 21.27

Inmiddels heb ik uit betrouwbare bron vernomen dat de nieuwe regeling aanstaande maandag, 17-12, in de Staatscourant zal verschijnen en dat het om die reden niet nodig is nog een concept te publiceren.

Reactie van Bernard Mantel op 12 December 2012 op 9.56

Om een of andere reden is een aantal publicaties aan ieders aandacht ontsnapt of zijn ze niet gepubliceerd. Wat ik (met dank aan de post van Daan Hertogs op LinkedIn) heb gevonden is het volgende:

Al op 7 september is de wijziging van het Archiefbesluit gepubliceerd: Wijziging Archiefregeling. Zie voor dit onderwerp de voorgenomen wijziging van art. 6 (toevoeging van een derde lid) en de toelichting daarbij in par. 2.6.

In ieder geval is er dus het voornemen om het vervallen van de diverse beleidsregels te laten aansluiten op het van kracht worden van de nieuwe ministeriële regeling ex art. 6.3 Archiefbesluit.

Wat er in deze ministeriële regeling komt te staan is inderdaad nog niet helemaal duidelijk, wel is er al een concept ter advisering van in omloop. Ik heb het nog niet kunnen vinden en zou dan ook graag een oproep willen doen aan degene die dit concept al wel ter beschikking heeft dit hier te publiceren. Er leven bij veel organisaties nogal wat vragen over dit onderwerp.

De Raad voor Cultuur heeft al wel geadviseerd op dit concept. Zie hier: Advies Raad voor Cultuur over digitale vervanging

Reactie van Yvonne Welings op 28 November 2012 op 21.43

@Joost, je hebt het event van het jaar 2012 gemist, het VNG bijeenkomst in Hoofdddorp op 13 november.

Daar werd en plein public verteld dat AW 7 vervalt m.i.v. 1 januari 2013, maar..... dat er dan wsl. nog geen handboek is.

En of ik het daarmee zeker weet ? Niets in het leven is zeker, maar wel is zeker dat er een verandering snel op komst is ..

 

Reactie van Yvonne Welings op 28 November 2012 op 21.40

@Jean-Luc en Mart, Zolang er nog sprake is van de provinciale beleidsregels verkeren gemeenten in een soort overgangsfase als ze vervanging willen opstarten en hierdoor ontstaat onduidelijkheid. Ik verwacht dat de eerste 3 ? maanden nog wel zo zal zijn.

In Noord-Brabant was het zaak de provincie tijdig in te schakelen. Een gemeente in mijn werkgebied ontving vorig jaar een mail dat ze dat niet tijdig genoeg de provincie hadden ingeschakeld en dat daarom geen medewerking werd verleend. Daar kun je over discussiëren of dat echt zo was, maar dat is vanaf januari 2013 toch verleden tijd.

Een gewaarschuwde gemeente telt voor twee vandaar ik iedere gemeente adviseerde tijdig de provincie erbij te betrekken.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 27
• 28
• 29
• 30
• 31
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina