Opmerking

Reactie van Loes van Bijsterveld - Romonesco op 30 Augustus 2018 op 11.01

Is ze weer ;-)

Alvast bedankt voor alle input.

Wil nog 1 ding voorleggen, uitgaand van de centrale verwerking bij DIV.

Nu is het zo dat ik na 8 a 10 weken in mn agenda zet dat er vernietigd/vervangen dient te worden (en dat dan uiteraard periodiek gepland). Tot die tijd hebben de ambtenaren (proceseigenaren) de kans om stukken fysiek op te vragen (en zelf bij zich te beheren), zelf doe ik dan nog bijvoorbeeld de check op bankgaranties e.d. Zodra ik mijn lijst gereed heb ga ik verder met de vervanging. Hierbij hoef ik dan toch niet iedere keer de proceseigenaren te betrekken?

Dit heeft de beleidsmedewerker op een bepaalde manier geformuleerd in het nieuwe handboek, dit lijkt erg onwerkbaar en de vernietiging en beheer horen dan toch bij DIV.

Heeft iemand hier nog tips voor of mooie formuleringen om dit te ondervangen mocht hier toch (naast de procedure) iets van vermeld worden?

Alvast bedankt weer voor jullie tijd en aandacht.

Reactie van Marieke Klomp op 27 Augustus 2018 op 14.57

Dag Loes,

Ik ben het met Jack eens: je houdt het niet tegen & in ontvangst nemen en beheren.

Ik zou in het vervangingsbesluit eisen opnemen aan multifunctionals. Dan is de kwaliteit van scanning iig geregeld.

Ik zou persoonlijk erg blij zijn wanneer mijn collega's alles via de multifunctional zouden scannen. Ik verwacht dat dit meer en meer vervangen gaat worden door foto's die gemaakt worden met een mobiele telefoon. Ook daarvoor geldt naar mijn idee: in ontvangst nemen en beheren. Ook dat hou je niet tegen.

Reactie van jack karelse op 24 Augustus 2018 op 14.23

@Yvonne, eens dat je goed voor je informatie moet zorgen, in welke vorm dan ook.

Reactie van Yvonne Welings op 24 Augustus 2018 op 14.10

@Jack, dat het begrip vervanging achterhaald is in de Archiefwet staat los van de vraag of je als organisatie tijd steekt in kwaliteitszorg middels steekproeven, dat moet ook met digital born.

Reactie van jack karelse op 24 Augustus 2018 op 14.02

je houdt dit gewoon niet tegen. in het voorbeeld van Pietje die een bestand scant, naar zichzelf mailt en het dan opneemt in het DMS: kun je die scan dan niet als origineel beschouwen?

Het hele vervanginsgverhaal zal de langste tijd gehad hebben. Neem de digitale kopie dankbaar in ontvangst en zorg dat je dit beheert.

Je kunt allerlei procedures en regelingen opstellen en vaststellen. Lost dat een probleem op? Of krijg je er rompslomp bij waar niemand op zit te wachten?

Voorstel van Leon is goed. Zo bespreek je het ook binnen de organisatie en kun je bijdragen aan informatiebewustzijn. 

Reactie van Yvonne Welings op 24 Augustus 2018 op 13.59

@loes, de ene multifunctional is de andere niet. het is wat Leon constateert, dat is de eerste stap.

Een goede ontwikkeling is, is dat gemeenten steeds meer zorg besteden aan kwaliteitszorg middels steekproeven, bij permanente bewaring een controle instellen van 100%, maar met een bewaartermijn van 1 tot 5 jaar 10% controle.

Reactie van Leon van Oosterom op 24 Augustus 2018 op 13.30

@Loes, wel je kunt afspreken met de organisatie dat originelen niet worden weggegooid, maar gedurende een x- periode in papiervorm bewaard blijven.

Zo zou je dus periodiek na het voeren van een steekproefcontrole toestemming voor het vernietigen kunnen geven.

Reactie van Loes van Bijsterveld - Romonesco op 24 Augustus 2018 op 13.24

@ Yvonne aan de technische eisen van de multifunctionals zal het waarschijnlijik niet liggen, waar ik meer mee zit is hoe  de procedure daarna gaat:

Pietje scant iets op de mutifunctional

Ontvangt de scan in z'n mail,

checkt het bestand 

en koppelt het dan aan het DMS. 

Gooit het fysieke stuk dan 10 minuten later weg omdat het verwerkt is naar zijn zin.

Hier valt toch niets van te beschrijven of controleren.

@ Leon wat kun je dan periodiek met een steekproef controleren behalve dat het misschien niet leesbaar is, terugdraaien is dan echter niet meer mogelijk omdat het al ergens in de container ligt.  en daar is dan DIV totaal niet in control maar hopelijk ook niet verantwoordelijk voor.

Reactie van Leon van Oosterom op 24 Augustus 2018 op 12.56

@ Loes Je bent zeker niet de enige gemeente die met dat vraagstuk worstelt. Mijn advies is om periodieke steekproefcontroles door DIV te laten uitvoeren op de input en de uitkomsten van die steekproeven ook vast te leggen (dus de procedure ook vastleggen in het handboek).

Overigens is de eerste stap natuurlijk constateren of de beoogde multifunctionals kwalitatief voldoen aan hetgeen beschreven is in het handboek.

Wanneer het in gebruik zijnde zaaksysteem of DMS de mogelijkheid biedt om periodiek  een overzicht te genereren van nieuw geplaatste documenten moet dit relatief makkelijk kunnen worden uitgevoerd. Een gesprek met de functioneel beheerder of de leverancier hierover moet snel duidelijkheid kunnen bieden.

Als het goed is wordt technische informatie over de specifiek gebruikte multifunctional opgeslagen in de fileheader van het gescande document. Zo zijn eventuele omissies snel terug te voeren op één specifieke multifunctional, waardoor je ook als DIV uiteindelijk toch "in control" bent.

Reactie van Yvonne Welings op 24 Augustus 2018 op 12.36

Speelt ook bij andere gemeenten, zo lang die multifunctionals voldoen aan de eisen van in het handboek vervanging....

De vraag is of dat zo is zou beantwoord moeten worden.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 7
• 8
• 9
• 10
• 11
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina