BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaken afhandelen door behandelaren in de organisatie
Met welke argumenten kan ik een zaakbehandelaar overtuigen om zijn zaken tijdig af te handelen ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Managementrapportages uitbrengen aan de gemeenteraad over de afhandeling van zaken?
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Zo, das een kanonskogel als je het mij vraagt, Yvonne. Corné vroeg om argumenten voor de medewerkers. Wat ik merk is dat voor medewerkers de "zaak" afgedaan is als zij de uitgaande brief verzonden hebben.
Wat een beetje helpt zijn de attenderingsmails en rappellijsten. Maar die worden door de medewerkers net zo gemakkelijk verwijderd. Een oplossing zou kunnen zijn betrek de teamleiders/afdelingshoofden/MT erbij. Zorg ervoor dat de rappellijsten in hun vergaderingen aanbod komen. Dan is het hun verantwoordelijkheid om hun medewerkers daarop aan te spreken.
Groet JJ
-
Permalink Antwoord van Wim van Loon op
-
Bijvoorbeeld, Yvonne, zeker.
Maar waarom zou je dat willen, @Corné? Is het jouw verantwoordelijkheid dat zij hun zaken tijdig afhandelen?
-
-
Die kanonskogel blijkt in de praktijk best effectief te zijn. Managers sturen op tijdige afhandeling en hiermee draagt het Zgw nog meer bij aan de kwaliteit van de dienstverlening. Bottom-up blijven er natuurlijk ook de traditionele methodes. Een ander voordeel van top-down benadering is dat inzichtelijk wordt waarom zaken niet tijdig kunnen worden afgehandeld. Misschien is de geschatte tijd voor de zaak wel te kort of zijn er te veel zaken voor de hoeveelheid behandelaars.
-
Permalink Antwoord van Corné Schoutens op
-
De reden is dat wij met regelmaat bij de zaakbehandelaar moeten gaan zitten om hem te helpen de zaken af te handelen, dit is niet echt heel efficiënt. Het is zeker niet onze verantwoordelijkheid dat een behandelaar zijn zaken niet afhandelt maar wij willen hier graag op sturen om achterstanden te voorkomen.
-
-
@Corné, ik begrijp het misschien niet helemaal, maar je bedoelt met afhandelen, administratief afhandelen? Voor de inhoudelijk tijdige afhandeling is DIV zoals gezegd niet verantwoordelijk. DIV kan/moet wel faciliteren om het administratieve proces (ter archivering) uiteindelijk goed te laten verlopen. Maar hier zit in het huidige digitale werken denk ik toch minder druk op 'tijdig', zeker voor een ambtenaar die geen kasten vol fysieke dossiers heeft staan.
-
-
Aha, dan is het dus een kwestie niet kunnen en niet willen. Ik lees dat jullie bij de zaakbehandelaar moeten gaan zitten om de zaken afgehandeld te krijgen. Het eerste wat mij dan binnen schiet is: RTFM
Maar dan moet de manual (instructie in het Hollands) wel grondig en goed geschreven zijn. Misschien dat jullie daar nog een verbetering aan kunnen geven.
groet JJ
-
-
Ik moest even zoeken wat de afkorting RTFM betekent want in dacht dat het iets met workflow te maken had. De behandelaren willen en kunnen best maar de ervaring leert dat een DMS niet erg gebruiksvriendelijk, daar hebben de medewerkers welke geen veelgebruikers zijn vaak last van.
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
Is het dan misschien mogelijk om het DMS aan te passen om de behandelaars tegemoet te komen?
Het scheelt als de behandelaars door hebben dat zijzelf er ook bij gebaat zijn om zaken tijdig af te handelen. Dit lijkt mij namelijk goede input voor een beoordelingsgesprek. We hebben te maken met wettelijke termijnen en als die worden overschreden, dan moet er gekeken worden waarom dat is. Wat dat betreft heeft Yvonne wel een punt, de raad zou erg geïnteresseerd moeten zijn in het binnen de termijn afhandelen van zaken.
-
-
Zaak-pakketten en DMS-en zijn vaak voor de sporadische gebruiker al snel gedrochten van programma's met veel teveel klikmomenten. Tenminste dat is wat ik veelvuldig te horen krijg.
En mijns inziens komt dat telkens door het niet kunnen werken met het pakket. Wat mij dan opvalt is deze medewerkers ook moeite hebben met algemene applicaties zoals mail, word en de verkenner.
Dat betekend gewoon instructies blijven geven en de manuals proberen te vereenvoudigen of zelfs aan passen aan de individuele gebruiker.
Succes.
-
-
Wat jij zegt is helemaal waar Jan-Jaap, dit ervaren wij ook. Uiteraard hebben wij een goede handleiding geschreven en doen wij er alles aan om de medewerkers instructie te geven, dit is nl het eerste wat je moet doen bij de introductie en implementatie van een nieuw DMS maar toch blijft het moeilijk om de zaken af te handelen.
Wellicht zijn er lezers welke creatieve oplosingen weten te bedenken. Volgens mij speelt dit item bij veel organisaties?
-
-
Ik denk dat de managementrapportages het beste werken. Ik heb dit bij mijn vorige werk ook ingevoerd en ik merkte dat achterstanden in de loop der tijd minder werden. De rapportages zou ik in eerste instanties doorsturen naar het MT of DT. Maak overzichten waardoor je snel ziet hoe groot het aandeel is van zaken die over de termijn zijn gegaan. Voeg een korte verklarende tekst bij de overzichten, zodat duidelijk is waarom het tijdig (administratief) afhandelen van zaken zo belangrijk is. Het is ook fijn als de secretaris of directeur dit een belangrijk punt vindt. Stuur deze rapportages bijvoorbeeld elke 4 weken, waardoor leidinggevenden ook de voortgang gaan zien. Ik greep dan ook altijd even terug naar de vorige rapportages en zette cijfers naast elkaar. Je kan ook een paar kritieke processen eruit lichten zoals bijvoorbeeld WOB-verzoeken en ingebrekestellingen. Mijn ervaring is dat leidinggevenden ermee aan de slag gaan als je de informatie in hapklare brokken brengt.
Vraag na een paar keer ook om input; hoe vinden ze de rapportages? welke informatie missen ze? etc.
Succes!
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
