Wat te doen na overdracht analoog archief naar een archiefbewaarplaats met de digitale inventaris

Binnenkort gaan wij een aantal analoge archiefblokken overdragen naar ons Streekarchivariaat.

Nu is mijn vraag, je maakt natuurlijk een verklaring van overdracht met de bijbehorende inventaris en je draagt het fysiek over (in ons geval blijft het gewoon staan omdat wij één gezamenlijke archiefbewaarplaats hebben)Wat doen wij dan met de digitale gegevens die nog in ons zaaksysteem blijven staan?

Het streekarchivariaat heeft wel toegang tot ons zaak systeem maar doet hier vrijwel niets mee

Ik heb een discussie met een collega, die vindt dat je de digitale gegevens moet verwijderen.

Als je een AVG verzoek krijgt dan zouden we in ons zaaksysteem niets meer moeten vinden van een overgedragen archiefblok, behalve dan natuurlijk de verklaring van overdracht + bijbehorende inventaris

Klopt dit volgens de Archiefwet?

Weergaven: 468

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik vraag me af of je die inventaris niet nodig hebt voor ambtelijk gebruik en/of burgers door te verwijzen?

Die inventaris zal toch als het goed is actief gepubliceerd worden op de website van de desbetreffende archiefdienst. Een inventaris zou je kunnen beschouwen als metadata. In beginsel zijn archiefbescheiden na de overbrenging openbaar onder het regime van de Archiefwet: zij zijn ‘openbaar tenzij’ er een gegronde reden is om hun openbaarheid alsnog te beperken.

Ja de inventaris wordt natuurlijk bewaard en gepubliceerd, maar het gaat mij meer om de digitale bestanden die in ons zaak systeem staan, moet je die vernietigen zodat ze niet meer raadpleegbaar zijn?

Oh nu begrijp ik wat je bedoelt. De archiefwetgeving is een beetje afwijkend om het zo maar te zeggen.

Bij een overbrenging naar een archiefbewaarplaats worden alleen te bewaren documenten en dossiers in beheer overgedragen, niet de documenten die op termijn worden vernietigd. En daar zitten best lange termijnen op, soms wel meer dan 100 jaar. Die bestanden blijven in beheer bij DIV om het zo maar te duiden.

Dan heb je dossiers die gescand zijn, maar waarvan het papier ook nog bestaat. Die scans zou je in principe kunnen vernietigen, maar waarom stelt de archiefdienst die scans mits AVG dat toestaat beschikbaar ? dat is wel hun taak.

Dan heb je dossiers waarvan geen papier meer is en die permanent moeten worden bewaard, die horen in het eDepot. Een hybride situatie zorgt vaak voor onvindbaarheid, daar moet je een keuze in maken.

Wat je steeds meer hoort, is bewaren bij de bron. Dat wordt echt nog een vraagstuk bij de herziening van de Archiefwet.

Even formeel, Bert: als ik het zo hoor is 'papier' nog leidend. Er is nog geen vervangingsbesluit (anders had het papier vernietigd kunnen worden) en digitaal is slechts werkmateriaal. (En dan spreken we over data en documenten, neem ik aan). Bij overbrenging moet je het digitale m.i. daarom vernietigen, anders heb je mogelijk twee keer opslag. Misschien wil je voor het gemak/gebruik de digitale informatie nog (even) bewaren, maar dan moet je je wel realiseren dat het geen officieel archief is. Dat  geeft mogelijk gedoe. Ik ben het dus met je collega eens.

Wij hebben wel vervanging voor alles wat t/m 20 jaar vernietigd mag worden sinds 2015 maar het gaat nu om oude archiefblokken die we gaan overdragen, daar hebben we dus nog geen vervangingsbesluit voor gekregen en moet je deze in zijn geheel overdragen.

Dus dan zouden we na overdracht zeg maar de "digitale" inventaris, dus alles wat nog aan informatie is vastgelegd kunnen/moeten verwijderen?

Het lijkt inderdaad op een omgekeerde vervangingsbesluit, zelf heb ik geen ervaring met hybride overbrenging maar laatst hoorde ik van een collega dat ze hier soms wel bewust voor kiezen.

We komen naar mate de digitalisering verder vordert steeds meer vraagstukken tegen, die onder andere laatst goed beschreven is door Jan Koers. Tijdens het festival van VNG realisatie vorige week woensdag werd openlijk bewaren bij de bron (dus niet meer overbrengen) als strategie benoemd.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/onderzoek-duurzame-digitale...

Klopt, Bert.

En bewaren bij de bron, ja is een (de?) strategie. Het hangt ook samen met de WOO, publicatie (plicht) etc. Basis (bron)gegevens moeten naar een landelijk publicatieplatform (met e-depot voorziening voor de langere termijn), maar we moeten ze wel zelf bewaren, het zijn tenslotte 'onze gegevens'. En ja digitaal 'overbrengen': bij de bron kan een e-depotvoorziening komen, en dan is het een kwestie van 'rechten', denk ik (op termijn).

Wat ik wel jammer in deze zou vinden, wanneer gemeenten niet massaal zouden kiezen voor de eDepotvoorziening in KOOP. Voor de rijksoverheid wordt het een verplichting las ik in de ledenbrief, maar gemeenten kunnen gaan kiezen of ze wel of niet aansluiten.

Persoonlijk ben ik het met je eens, maar het zal nog wel de nodige discussie opleveren in relatie tot mijn opmerking hierboven.

Discussie wel, maar het zou me niet verbazen wanneer dit een gelopen race is. We gaan het zien, feit is wel dat de Woo eerder in de Kamer behandeld wordt dan de Archiefwet. 

@Yvonne, ik was niet op de hoogte van een eDepotvoorziening in KOOP. Op de site van KOOP vind ik er geen informatie over. Wat weet jij hierover?

Wat ik weet heb ik vorige week gevraagd aan degene die de ppt over PLOOI gaf en die vertelde me dat toen ik daar expliciet naar vroeg. In de VNG ledenbrief over de Woo staat er meer over te lezen. Voor het Rijk wordt deze eDepotvoorziening verplicht en gemeenten kunnen hiervoor kiezen.

Bij deze post heb ik ook een link geplaatst naar de ledenbrief, die ontving ik pas maandag. De ledenbrief was naar onze gemeentesecretaris gestuurd. Ik heb de ppt ook opgevraagd, die had ik nog niet aan jou gestuurd, maar zal ik morgen doen.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/stand-van-zaken-wet-open-ov...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden