Soms vraag ik me af: waarom maken wij ons druk over het informatiebeheer als het verder niemand echt lijkt te boeien? Er gaat ook niet heel vaak iets echt mis. Hoogstens is het soms ongemakkelijk als informatie is verdwenen of juist nog wel aanwezig is.

Waarom beperken wij ons handelen niet gewoon tot dat wat tot ons komt? Misschien ontstaan er dan inconsistente archieven. Misschien is dat juist wel waardevol en leuk. Archiefvorming deels op basis van toeval en op basis van vraag. Degenen die het nut zien weten ons te vinden. Laat de rest lekker doen tot ze tegen een probleem oplopen.
Ik heb het idee dat we heel veel energie stoppen in trekken en duwen met relatief beperkte resultaten. Dat we heel veel bezig zijn met alles wat niet goed gaat, met het beperken van risico's en problemen die er in de praktijk zeer beperkt zijn. 

Weergaven: 815

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Nou nou Jack, een beetje kort door de bocht. Stel je eens voor dat wij (lees DIV-ers) er niet meer zouden zijn. Dan zou een hoop informatie niet op de juiste plaats aankomen lijkt mij. Het scenario wat jij geeft laat zien dat als je het niet 100% perfect inricht het een en ander verkeerd kan gaan. Nu is 100% perfect inrichten natuurlijk een stip aan de horizon maar we kunnen zeker proberen een voldoende te scoren!

En om antwoord te geven op jou vraag: we moeten wettelijke gezien ons druk maken. De Archiefwet en AVG gebieden ons om alle informatie zo goed mogelijk te beheren. Dus ik zeg: niet zeuren gewoon doen!!! :) :)

Belang van goede archivering wordt vaak onderschat zoals bij de Belastingdienst: https://www.nrc.nl/nieuws/2020/01/17/hoekstra-kondigt-onderzoek-aan...

Ben het eens dat de zorgen op een ander niveau belegd moeten worden. Dat is reden waarom archieftoezicht ridicogericht moet worden ingericht in plaats te voldoen aan compliance van wet- en regelgeving. 

Hi Jack, je gedachten komen me ietwat wanhopig over. Ik zag dat je oa bij een gemeente werkzaam bent waar misschien de collega's buiten je informatiebeheer afdeling geheel zelfvoorzienend en zelfstandig zijn. Daar is in de uitvoer misschien niet direct iets mis mee.
Echter er zal waarschijnlijk ook een centraal archief zijn gevormd (fysiek + digitaal) waar men op kan terugvallen. Kennelijk bij jullie te weinig als service? Weet niet of je al eens een verhuizing hebt meegemaakt? Of een reorganisatie? En wat gebeurt er met de informatie als een collega vertrekt? 
Verder, heb je de vraag wel eens omgedraaid en aan je collega's gevraagd hoe je relevant voor ze kan worden? 

Naast het verplichte op tijd opruimen en het te bewaren uit huis plaatsen kan ik me best nog andere projecten bedenken. Maar je kan er ook voor kiezen om in een comfortzone te blijven uiteraard. Want de sancties op toezicht zijn mild en politiek ingestoken. Ga anders eens kijken bij een omgevingsdienst oid. Daar hebben ze de luxe van 'niets doen' op dit moment niet ;-)

Goedemorgen
verre van wanhopig :-) zelfs op deze blue monday. 


Het is belangrijk om een discussie niet op het persoonlijke vlak te trekken. Ik herken wat Jack zegt. We hebben twee jaar geleden bij 12 gemeenten een eenvoudige steekproef gehouden in het DMS/Zaaksysteem en dossiers zijn inderdaad vaak niet compleet. Het inrichten van de informatiehuishouding vraagt om samenwerking tussen verschillende disciplines, het is niet langer het exclusieve domein van DIV. Dat start al bij de aanbesteding, wanneer een applicatie geen functionaliteit heeft om te vernietigen hoe kan je dan aan de AVG/Archiefwet voldoen?

mijn vraag is welke moeite we moeten willen doen en wanneer we een grens trekken.

De verschuiving richting risicomanagement is zonder meer een praktische. Ook dan zijn er nog steeds de mensen.

Wij zijn altijd bezig met helpen, ondersteunen en bezig vanuit de gedachte dat we de rest van de organisatie zover moeten of kunnen krijgen dat ze ook oog hebben voor informatiebeheer. Lang niet iedereen wil geholpen worden en hiervoor oog hebben. Gelukkig is er ook een groep die wel de waarde ziet en waar we inderdaad relevant voor zijn. Daar genieten we van. Toch gaat veel energie naar degenen die niet geholpen willen worden en nut / noodzaak van informatiebeheer niet (willen) zien. Van werkvloer tot management. Blijf je dan trekken en duwen of is het op een gegeven moment genoeg? Zijn we al zo ver dat we dat kunnen en durven te zeggen?
Dit vraagt van ons een hoge mate van vakbekwaamheid en vaardigheden. 

Dat is ook van de onderwerpen van de bijeenkomst van het Toekomstgericht Toezicht volgende week donderdag 30 januari. Ik woon die bij, input voor die bijeenkomst wordt op prijs gesteld.

Jack, een beetje zelfreflectie kan ons zeker verder helpen. En ook heel sterk om hier uit te spreken, want het is geen populair standpunt. Meestal is de reactie als iets niet goed lijkt te gaan: beter je best doen.

Wat mij al enkele jaren goed helpt om mijn eigen handelen te beoordelen: http://www.jaapboonstra.nl/blog/verandering-verprutsen/

Misschien niet helemaal van toepassing, maar we zijn natuurlijk al een tijdje bezig om ons werk anders in te richten. Ik denk dan wel eens: o, ben ik weer een eenvoudig stappenplan aan het maken, of richt ik me alleen op wat niet goed gaat. Het maakt je werk wat luchtiger en helpt je ook wel vooruit.

grappig!

en wat je aangeeft klopt ook. We krijgen nogal eens te horen, denk ik, dat wij het niet goed uitleggen als het informatiebeheer niet in orde is. En dat kan zo zijn. We moeten de juiste insteek zoeken, zoeken naar onze relevantie. 

Jean-Luc Rouvroye zei:

 Meestal is de reactie als iets niet goed lijkt te gaan: beter je best doen.

Wat mij al enkele jaren goed helpt om mijn eigen handelen te beoordelen: http://www.jaapboonstra.nl/blog/verandering-verprutsen/

in de provincie Zeeland is dat ook een onderwerp van gesprek. Goede zaak!

Yvonne Welings zei:

Dat is ook van de onderwerpen van de bijeenkomst van het Toekomstgericht Toezicht volgende week donderdag 30 januari. Ik woon die bij, input voor die bijeenkomst wordt op prijs gesteld.

Jack goed te horen/lezen dat je overdenkingen komen vanuit het bewustzijn om weloverwogen jezelf in te zetten als vakgenoot maar ook te peilen hoe wij in de wedstrijd zitten. Het is niet altijd evident om een gedachtespinsel goed in te kunnen schatten en ik herken me er zeker in.

Ook ik maak die afweging wekelijks waarbij ik me inmiddels heb voorgenomen vooral energie te stoppen in activiteiten die ergens toe leiden. Dat dit niet altijd strookt met de hiërarchie of geldende wetgeving neem ik op de koop toe. Er is altijd wel iemand te vinden, los van de rol/functie die zij bekleed, waarmee je gezamenlijk kunt optrekken en zodoende energie overhoudt :) 

helder!

Johannes Lijnse zei:

Ook ik maak die afweging wekelijks waarbij ik me inmiddels heb voorgenomen vooral energie te stoppen in activiteiten die ergens toe leiden. Dat dit niet altijd strookt met de hiërarchie of geldende wetgeving neem ik op de koop toe. Er is altijd wel iemand te vinden, los van de rol/functie die zij bekleed, waarmee je gezamenlijk kunt optrekken en zodoende energie overhoudt :) 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden