Goedemorgen,

Zijn er voorbeelden van gemeenten die voortvarend bezig zijn met een kwaliteitssysteem (archiefregeling artikel 16) en deze al (deels) geïmplementeerd hebben? Ik zou graag in contact komen met deze gemeenten. Wellicht zijn er mogelijkheden om te sparren, of kan ik langskomen voor een werkbezoek. Ik hoor graag.

Vriendelijke groet,

Arco

Weergaven: 215

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag. KIDO is pas in december 2016 verschenen. De meeste gemeenten kennen nog geen integraal kwaliteitssysteem, maar hebben wel gedeeltelijk hierin voorzien.
Voor mij is het ook nog een vraag war de scope is van het kwaliteitssysteem. Betrek je ook de personeelsadministratie in de cloud hierbij om een voorbeeld te noemen.

Arco,

Doxis gaat in ABR-bijeenkomsten aandacht besteden aan kwaliteitssystemen; wat ik begrijp zijn er inderdaad nog maar weinig gemeenten die beschikken over een kwaliteitssysteem.

De handreikingen die er zijn boden mij te weinig houvast, dus ik ben aan de slag gegaan met Rodyn, de KPI's en ons eigen Handboek Vervanging. Het resultaat is m.i. een werkbaar praktisch document, maar of het voldoet aan alle eisen (zijn die er trouwens?) kan ik niet overzien. 

In de Doxis-bijeenkomst op 13 april a.s. bij de gemeente Landsmeer hoop ik hierover meer aan de weet te komen.

Onze organisatie heeft sinds 1 januari 2016 vervanging voor al onze archiefbescheiden die via het zaaksysteem naar het DMS gaan. Wij voeren op drie manieren kwaliteitscontroles uit:

- Aantal zaken gaan via een behandelstap archief (tijdens de stap archief worden een aantal onderdelen gecontroleerd).

- Steekproefsgewijs worden een aantal zaken gecontroleerd.

- Per afdeling wordt twee keer per jaar een controle gedaan op zaaktype (gebruik zaaktype, documenttype, termijnen etc).

We hebben gekozen voor een praktische insteek en niet vastgelegd in een strak 'kwaliteitsmodel'. Ik vind het zelf ook wel belangrijk om steeds weer verbeteringen door te voeren, ik zou het dus ook wel leuk vinden om er een keer over door te praten.

Dag Arco,

De gemeente Heemstede en Bloemendaal hebben een kwaliteitssysteem ontwikkeld. Deze is door onze archiefinspecteurs positief omarmd en zou wat hun betreft als blauwdruk voor alle gemeenten kunnen gelden.

Neem maar contact op met Olga Govers (Bloemendaal) of Leuntje van Duijn (Heemstede) alias team GolD. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden