Goedemorgen,

Zijn er voorbeelden van gemeenten die voortvarend bezig zijn met een kwaliteitssysteem (archiefregeling artikel 16) en deze al (deels) geïmplementeerd hebben? Ik zou graag in contact komen met deze gemeenten. Wellicht zijn er mogelijkheden om te sparren, of kan ik langskomen voor een werkbezoek. Ik hoor graag.

Vriendelijke groet,

Arco

Weergaven: 1207

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag. KIDO is pas in december 2016 verschenen. De meeste gemeenten kennen nog geen integraal kwaliteitssysteem, maar hebben wel gedeeltelijk hierin voorzien.
Voor mij is het ook nog een vraag war de scope is van het kwaliteitssysteem. Betrek je ook de personeelsadministratie in de cloud hierbij om een voorbeeld te noemen.

Arco,

Doxis gaat in ABR-bijeenkomsten aandacht besteden aan kwaliteitssystemen; wat ik begrijp zijn er inderdaad nog maar weinig gemeenten die beschikken over een kwaliteitssysteem.

De handreikingen die er zijn boden mij te weinig houvast, dus ik ben aan de slag gegaan met Rodyn, de KPI's en ons eigen Handboek Vervanging. Het resultaat is m.i. een werkbaar praktisch document, maar of het voldoet aan alle eisen (zijn die er trouwens?) kan ik niet overzien. 

In de Doxis-bijeenkomst op 13 april a.s. bij de gemeente Landsmeer hoop ik hierover meer aan de weet te komen.

Onze organisatie heeft sinds 1 januari 2016 vervanging voor al onze archiefbescheiden die via het zaaksysteem naar het DMS gaan. Wij voeren op drie manieren kwaliteitscontroles uit:

- Aantal zaken gaan via een behandelstap archief (tijdens de stap archief worden een aantal onderdelen gecontroleerd).

- Steekproefsgewijs worden een aantal zaken gecontroleerd.

- Per afdeling wordt twee keer per jaar een controle gedaan op zaaktype (gebruik zaaktype, documenttype, termijnen etc).

We hebben gekozen voor een praktische insteek en niet vastgelegd in een strak 'kwaliteitsmodel'. Ik vind het zelf ook wel belangrijk om steeds weer verbeteringen door te voeren, ik zou het dus ook wel leuk vinden om er een keer over door te praten.

Dag Arco,

De gemeente Heemstede en Bloemendaal hebben een kwaliteitssysteem ontwikkeld. Deze is door onze archiefinspecteurs positief omarmd en zou wat hun betreft als blauwdruk voor alle gemeenten kunnen gelden.

Neem maar contact op met Olga Govers (Bloemendaal) of Leuntje van Duijn (Heemstede) alias team GolD. 


Dank voor jullie input! Ik heb inderdaad voldoende handreikingen gezien, maar de uiteindelijke stap naar de praktijk is toch wel groot. Vandaar mijn zoektocht naar goede voorbeelden. Ik heb inderdaad ook gezien dat VHIC en Doxis hierin kunnen ondersteunen. Wat betreft de scope ben ik van mening dat het kwaliteitssysteem geen doel op zich moet zijn. Door de scope zo groot mogelijk te zien, heb je maximale impact. Alleen focussen op zaaksysteem of DMS is denk ik een te beperkte scope. Maar waar de grens dan wel moet liggen, heb ik (nog) geen antwoord op. Iedere gemeente zal hier zelf een richting moeten bepalen.
 

Olga,

Ik ben erg benieuwd naar jullie 'blauwdruk'. Wil je mij een mailtje sturen? arco.vuik@gouda.nl

Alvast bedankt.

Groet,

Arco
 
Olga Govers zei:

Dag Arco,

De gemeente Heemstede en Bloemendaal hebben een kwaliteitssysteem ontwikkeld. Deze is door onze archiefinspecteurs positief omarmd en zou wat hun betreft als blauwdruk voor alle gemeenten kunnen gelden.

Neem maar contact op met Olga Govers (Bloemendaal) of Leuntje van Duijn (Heemstede) alias team GolD. 

Bij dit verzoek van Arco sluit ik aan: Yvonne.welings@tilburg.nl. Heel erg bedankt.

Daar sluit ik me eveneens graag bij aan: oosterom@elveo.nl bij voorbaat vast hartelijk dank

Ook ik zou graag dit blauwdruk willen ontvangen.

j.bakker@edam-volendam.nl

Ontzettend bedankt alvast.

Ook ik zou graag de blauwdruk willen ontvangen.

g.wischmann@simpelveld.nl

Hier ook interesse!

b.hornstra@horstaandemaas.nl

Alvast bedankt!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden