Voor dossiers etc van welk jaar gaat Verkorting Overbrengingstermijn spelen?

Dag collega's,

Ik kan niet goed terugvinden wanneer de verkorting, indien aangenomen, in de praktijk gaat spelen. Stel de wet gaat in per 1 januari 2021, betekent dat dossiers etc vanaf 2010 overgebracht moeten gaan worden? Of juist per 1 januari 2032 de dossiers etc vanaf 2021? Er zou geen 'terugwerkende' kracht mogelijk zijn? Wie weet het antwoord en heeft een bron waarin dat duidelijk staat?

Alvast dank!

Rolf Hage

Gemeentearchivaris 's-Hertogenbosch

Weergaven: 702

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wat ik ervan begrijp is het volgende. De situatie verandert niet over het feit dat de beheerder van de archiefbewaarplaats en de gemeente die de dossiers overbrengt eerst overeenstemming moeten hebben over welke blokken worden overgebracht. Er mag ook eerder dan 10 jaar worden overgedragen, dat mag nu ook.

De wet treedt in 2021 in werking als alles volgens planning verloopt en dan komt er een overgangsperiode. Je hoeft volgens mij niet al in 2021 al direct klaar te zijn, de tijd wordt gegund om het te gaan regelen.

Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796:Topic:145372

Maar voor de archieven gevormd vanaf het jaar 2021 moet je wel strikt de kortere termijnen in acht gaan nemen.

ABG-organisatie anticipeert op de wetswijziging en heeft extra posten op de begroting opgenomen, een belangrijke stap in deze. http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wijzigingswetten-wet-open-o...

Het ziet er wel naar uit dat de consultatie wel in  november/december gaat starten. Wat ik genoemd heb ik het aspect bewaren bij de bron. Basisregistraties worden niet overgebracht, maar die zijn wel gekoppeld aan Zaaksystemen. Mijn vraag is dan kan er nog wel worden overgebracht?

Zie https://kia.pleio.nl/groups/view/48594512/kennisplatform-informatie...

(kan zijn dat je eerst lid moet zijn van de groep informatierecht om het te bekijken)

Hierop is een verslag te vinden van een bijeenkomst over wijziging van de Archiefwet voor kerndepartementen. In het verslag staat:

"De nieuwe Archiefwet schrijft voor dat overheden te bewaren informatie na 10 jaar overbrengen naar een archiefdienst. Dit bevordert (digitale) duurzaamheid en transparantie van overheidsinformatie. De nieuwe termijn geldt voor archief gevormd vanaf 2021. Prioriteit ligt bij digitaal; en uitstel van overbrenging blijft mogelijk."

Hartelijk dank voor de reacties.

Het blijft toch nog wel wat onduidelijk. Moet ik nu zo lezen dat uiterlijk 1 januari 2031 (niet 1 januari 2032) zowel digitaal als analoog te bewaren material, overgebracht moet zijn? Of: digitaal zsm (want prioriteit) na 2021, analoog uiterlijk 1 januari 2031?

Komt dit nog ergens in een wet of MvT?

Ik vermoed dat bedoeld wordt dat voor zowel digitale als analoge informatie gevormd vanaf 2021 de nieuwe termijn van 10 jaar gaat gelden. Dat zou betekenen dat zowel digitaal als analoog archief 1 januari 2031 overgebracht moet zijn.

Het zou inderdaad fijn zijn een toelichting of wetsartikel te hebben waarin dit eenduidig omschreven is...

Dat zal heus wel verduidelijkt worden ware het niet dat het steeds meer de vraag is of er nog wel digitaal overgebracht gaat worden. Binnen de Common Ground wordt steeds meer gesproken over bewaren bij de bron.

Basisregistraties worden/zijn uitgezonderd van overbrenging maar wanneer een zaaksysteem rechtstreeks de gegevens uit de centrale basisregistratie haalt, is het m.i. de vraag of er wel overgebracht kan worden. Je ziet de vervolgvraagstukken ook terug komen in het DTTO, bijvoorbeeld het onderdeel preservation tools in een RMA.

Dank alweer!

De vraag die een zinnetje in je reactie oproept is: waarom maken we ons dan zo druk over het invoeren van een e-depot? Of heeft die binnen de CG een andere ffunctie/rol?

@Rolf Los van de vraag of een e-depot in gebruik zal blijven hebben binnen cg, worden op de github van VNG realisatie hier wel wat vragen over gesteld. Zie onder andere https://github.com/VNG-Realisatie/gemma-zaken/issues/376 en https://github.com/VNG-Realisatie/gemma-zaken/issues/715 (verouderd, I know).

Marco Klerks heeft enige issues hierover aangemaakt en is ook actief op Breed netwerk. André Plat die hier ook nog wel eens actief is heeft in het verleden ook wat over e-depot in relatie tot cg gepost.

Het rapport 'mijn depot, jouw depot' gaat ook in op de consequenties van bewaren bij de bron. Een conclusie is dat het onder de bestaande wetgeving niet kan. Maar de wet wordt aangepast en wellicht zal dit meegenomen worden. Overigens wel bijzonder dat Common Ground nog niet eens genoemd wordt. Misschien omdat het alleen gaat over het Rijk?

Maar Yvonne, ik vind het een hele interessante gedachte. En je zou daarmee het verlies van metadata bij omzetten naar TMLO ook ondervangen. De archiefinstelling ontsluit het archief dan middels TMLO metadata en de gemeente kan nog gewoon zoeken op 'klant' en andere relevante metadata waarvoor binnen TMLO geen plaats is. 

Yvonne Welings zei:

Dat zal heus wel verduidelijkt worden ware het niet dat het steeds meer de vraag is of er nog wel digitaal overgebracht gaat worden. Binnen de Common Ground wordt steeds meer gesproken over bewaren bij de bron.

Basisregistraties worden/zijn uitgezonderd van overbrenging maar wanneer een zaaksysteem rechtstreeks de gegevens uit de centrale basisregistratie haalt, is het m.i. de vraag of er wel overgebracht kan worden. Je ziet de vervolgvraagstukken ook terug komen in het DTTO, bijvoorbeeld het onderdeel preservation tools in een RMA.

De vraag is of er nog een archiefinstelling aan te pas komt.

Yvonne Welings zei:

De vraag is of er nog een archiefinstelling aan te pas komt.


Wat je zegt, Yvonne.

Mooi voorbeeld: vooruitlopend op de WOO, wordt nagedacht over een landelijk publicatiekanaal. Dat wordt PLOOI, bij KOOP. Aansluiting op PLOOI kan op meerdere manieren: vanuit PLOOI linken naar informatie uit een eigen bron, maar ook uploaden in de omgeving van PLOOI. In de gedachte van Common Ground, is (met name vanuit gemeenten) de vraag gesteld of we die omgeving van KOOP niet als e-depot kunnen certificeren. Om te voldoen aan de wettelijke eisen, zou je een deel van die omgeving dan als een soort SAAS-constructie beschikbaar kunnen stellen aan de archiefinstelling waaraan moet worden overgebracht.

Het gesprek met het NA heeft echter opgeleverd dat NA hier niet aan mee wil werken. Het NA stelt: alle rijksinformatie moet naar ons en niet naar jullie. KOOP onderzoekt nu nog wel of zo'n constructie voor organisaties die niet tot het rijk behoren wel mogelijk is, maar het NA heeft zichzelf dus al buitenspel gezet nog voordat het experiment begonnen is. Tenminste, dat is van gepaste afstand mijn observatie (maar misschien is de werkelijkheid genuanceerder?).

De conclusie van Jean-Luc dat dit op basis van de huidige wetgeving niet mogelijk is, dat vind ik op z'n zachts een discutabele conclusie. Ik heb het rapport 'Jouw depot, mijn depot' er nog eens op nageslagen en kon daar geen enkel overtuigend argument in vinden.

Hoi Rens, wat ik begrijp van de discussie is dat het laatste woord hierover nog niet is gezegd. Over de rol van het NA heb ik hetzelfde geluid opgevangen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden