BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vernietiging zaken uit meerdere applicaties
De gemeente Súdwest-Fryslân werkt zaakgericht met in hoofdlijnen backofficeapplicatie (bijvoorbeeld nu nog GISVG), zaaksysteem (nu nog Key2Zaken) en DMS (nu Corsa). Werkt prima. Maar de vernietiging is een uitdaging. In alle applicaties worden metadata en/of documenten opgeslagen. Bij vernietiging moet in alle drie de applicaties worden vernietigd. Om te weten wat er vernietigd moet worden moet er een vernietigingslijst worden opgesteld. Daarvoor is input nodig uit alle applicaties. We zijn op zoek naar een manier hiervoor. Zowel voor het opstellen van een volledige en begrijpelijke vernietigingslijst als voor een werkwijze om over meerdere applicaties heen te vernietigen. Welke gemeente of organisatie werkt zaakgericht zoals Súdwest-Fryslân dat doet en heeft een manier gevonden om tot een goede vernietiging te komen? Of wie heeft er tips? Ik hoor het graag!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het punt is dat de functionaliteit van vernietiging in veel applicaties technisch niet kan. Het beste is om bij de aanbesteden de GIBIT en de NEN 2082 als eis te stellen. GIBIT alleen is te weinig.
En als je met de realiteit van een applicatie te maken hebt, is koppeling een alternatief. Dat heeft best veel voeten in de aarde, gemakkelijker gezegd dan gedaan.
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Voor zo ver ik weet, is er nog geen goede oplossing voor dit probleem. Wel is er vanuit een gezamenlijk initiatief van KIA en de VNG een werkgroep met leveranciers bezig om hier een oplossing voor te bedenken, we zijn nog op zoek naar gemeenten die daar als pilotpartner in mee willen werken. Misschien iets voor jullie?
Zie voor de meest actuele informatie ook de blog van Kees Groeneveld hierover: http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/verslag-derde-bijeenkomst....
In januari schreef ik er een iets uitgebreidere blog over: https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/kennisplatform-informatie...–-naar-centrale-vernietiging
In reactie op Yvonne: GIBIT is erg hoog over, maar NEN 2082 is dan weer helemaal het andere uiterste. Idealiter zou je een soort tussenvorm willen. Specifiek voor vernietiging zou je bijvoorbeeld deze functionele eisen kunnen gebruiken bij een aanbesteding: https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/kennisplatform-informatie...
-
-
Het is opvatting dat NEN2082 hoog over is, maar niet de mijne. Als je ziet vaak bij aanbesteding functionaliteit prevaleert boven archiveringseisen, kan je beter hoog in zetten.
-
-
Nee, de GIBIT vind ik hoog over. De NEN2082 vind ik juist te veel detail in veel gevallen.
Prima om NEN2082 als harde eis te stellen als je een generiek zaaksysteem aanbesteedt, maar bij een fluttooltje om te kunnen tijdschrijven (bijvoorbeeld) is het een beetje met een kanon op een mug schieten.
Overigens niet alleen mijn mening, het is ook wat we als feedback terug krijgen van leveranciers.
-
-
Uiteraard wel bij kernapplicaties, ruimte, sociaal domein, personeel, burgerzaken, bestuurlijke informatie. Leveranciersafhankelijkheid is wel een ding, wie is nu feitelijk opdrachtgever?
Persoonlijk mis in Nederland de tak van sport uit Vlaanderen: Digitaal archief Vlaanderen. Er is in Nederland heel veel aandacht voor privacy en informatiebeveiliging, hoe kan het zo zijn dat het aspect archivering altijd zo moeilijk aan bod komt?
-
-
Jean-Luc, kom dan als VNG realisatie met een goed alternatief. GIBIT blijkt in de praktijk op het gebied van archivering toch niet het instrument te zijn wat we ervan hadden verwacht. Mijn observatie is dat nu bij aanbesteding functionaliteit vrijwel altijd prevaleert. Als er maar iets uit de NEN 2082 wordt meegenomen is dat al winst, je moet m.i. hoger inzetten.
Dat geldt ook voor andere zaken op het gebied van archivering, we discussiëren al tien jaar lang over een standaard metadata set. Iedere gemeente is voor zich zelf het wiel aan het uitvinden hoe bestemmingsplannen en videotulen moeten worden gearchiveerd. Zeker door in de tijd waarin we nu leven ben ik gesterkt door de opvatting dat de oplossing niet ligt in kennis delen alleen.
Je moet kennis vooral ontwikkelen en dan kijk ik inderdaad wel naar de zuiderburen, die wel de gezamenlijkheid weten te vinden maar ook er aandacht voor hebben. Maar dit zit ook een groot verschil met de organisatie in Nederland, het onderscheid DIV en Archief wordt daar niet gemaakt, dat is één vakgebied.
-
-
Wauw, wat een reacties! Blijkbaar is het nogal een ding: vernietiging. Ik kan wel wat met de nuchtere opmerking van Jean-Luc: wees praktisch en kijk naar wat kan. We kunnen selectielijsten opstellen. Deze zijn niet perfect, maar we hebben wel een vertrekpunt. Vernietigen van documenten met metadata kan in Corsa. De vernietiging van de zaakinformatie in Key2Zaken gaat ook lukken. Vernietigen in de backofficeapplicaties is een uitdaging. Daar moeten we met de betreffende functioneel beheerders op zoek gaan naar werkbare mogelijkheden. Perfect gaat het niet zijn, maar als ik het zo lees is het nergens perfect.
Iedereen bedankt voor het meedenken en de tips en trucs! En als iemand toch nog de gouden tip heeft dan hoor ik dat graag!
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Geen gouden tip, maar ik zou een combinatie van oplossingen kiezen. De praktische oplossing van Lean-Luc voor nu. Kijken wat kan, niet alles laten afhangen van functionaliteit, desnoods scripten.
Voor de toekomst zou ik in beleid wel opnemen:
- aansluiten op standaard voor vernietigen (van Rens en Kees Groeneveld), zodra die beschikbaar komt.
- Common Ground-API's vragen voor nieuwe applicaties
Laatste twee is echt voor langere termijn (paar jaar), maar leidt wel tot een structurele oplossing.
Evelien van Mulken-Knop zei:Wauw, wat een reacties! Blijkbaar is het nogal een ding: vernietiging. Ik kan wel wat met de nuchtere opmerking van Jean-Luc: wees praktisch en kijk naar wat kan. We kunnen selectielijsten opstellen. Deze zijn niet perfect, maar we hebben wel een vertrekpunt. Vernietigen van documenten met metadata kan in Corsa. De vernietiging van de zaakinformatie in Key2Zaken gaat ook lukken. Vernietigen in de backofficeapplicaties is een uitdaging. Daar moeten we met de betreffende functioneel beheerders op zoek gaan naar werkbare mogelijkheden. Perfect gaat het niet zijn, maar als ik het zo lees is het nergens perfect.
Iedereen bedankt voor het meedenken en de tips en trucs! En als iemand toch nog de gouden tip heeft dan hoor ik dat graag!
-
-
Jean-Luc, de ervaring alhier is anders. We zien dat DIV- medewerkers meer dan voorheen veel meer tijd dan vroeger bezig zijn met het zoeken en vinden van informatie voor ambtenaren, dit ondanks de inzet van bijvoorbeeld Mylex. Dat was niet de verwachting bij de introductie van het Zaakgericht werken. Je kunt dit uiteraard geen probleem noemen maar houdt m.i. wel verband met het complexe applicatielandschap.
-
-
En de leveranciersafhankelijkheid doorbreken. Ook ik hoop dat Rens en Kees resultaten bereiken net zoals ik dat hoopte toen Bob Coret dergelijke bijeenkomsten organiseerde over het TMLO.
Misschien ik ben wat somberder gestemd door ontwikkelingen bij gemeenten waarvoor ik werk. Roxit heeft nog niet zo lang geleden de doorontwikkeling van Green valley stop gezet dat terwijl gemeenten midden in hun zgw implementatie zitten. Bij een andere gemeente hebben ze dat met IZIS gedaan, iedereen aan Inproces als het aan Roxit ligt. De leverancier bepaalt. Je bent zo afhankelijk als gemeente, wil je je bestemmingsplannen in lagen beschikbaar houden dan schaf je toch maar Rn-Zone van dezelfde firma aan. Het is een grote speler, nog niet zo lang geleden hebben ze Circle overgenomen.
Centric is een ander voorbeeld in deze. oude baas houdt van een jong blaadje, aan wie hij de bedrijfsvoering overlaat. Nog niet zo lang geleden zijn daar Tweede Kamer vragen over gesteld.
De firma Raet van Youforce, probeer met hen maar eens tot overeenstemming te komen.
En dan zou je van een club als VNG Realisatie meer verwachten. en feitelijk is dat al jaren zo, in 2012 werd al zo moeilijk door de voorganger KING gedaan om tot een standaard metadataset te komen. Sinds het vertrek van Adrie Spruijt lijkt er nog minder belangstelling voor archivering te bestaan. Ik heb hier navraag over gedaan, VNG realisatie heeft dit onderwerp anders verdeeld.
Mijn verwachting is dat je meer kunt verwachten van organisaties als Dimpact, die samen kennis ontwikkelt, zeker nu Rotterdam enkele jaren geleden is toegetreden.
-
-
Ik ben wat minder somber.
Mijn ervaring is dat je met de meeste leveranciers best afspraken kunt maken. Er wordt nog al eens makkelijk gezegd: 'systemen bevatten geen vernietigingsfunctionaliteit', maar ik ben zelden nog een systeem tegen gekomen waarin vernietigen echt helemaal niet kon. Het punt is dat het vaak niet kan op de superelegante manier zoals archiefspecialisten die voor ogen hebben, maar dat hetzelfde doel op een andere manier toch bereikt kan worden. Bijvoorbeeld met een script op de database in plaats van met mooie knopjes in een flitsende interface met allerlei toeters en bellen.
Het is wat Jean-Luc zegt: stel realistische eisen, streef niet naar de ultieme perfectie en durf ook iets los te laten als je merkt dat het niet werkt. Een zes is ook voldoende.
Wat betreft het innovatietraject waar we nu mee bezig zijn: de theorie is mooi, maar de concretisering is nog een flinke uitdaging. Het gaat alleen werken als we er met elkaar de schouders onder zetten. We merken dat het lastig is om gemeenten te vinden die echt een bijdrage willen leveren in de vorm van een proefopstelling of pilot. Er zijn gelukkig aardig wat gemeenten die willen bijdragen in de vorm van meedenken en reviewen, waar we heel blij mee zijn, maar we hopen eigenlijk dat we het idee in de loop van het jaar ook in het echt ergens kunnen uitproberen. Dus mocht iemand dit lezen en denken: hé, dat is iets voor mijn gemeente, dan ben je zeer welkom!
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
goed bezig!
Dat jullie oog hebben voor vernietiging van informatie uit relevante applicaties is al heel mooi. Daarna gewoon doen wat kan. Ideale v-lijsten of overzichten van wat er vernietigd moet/mag/kan worden is misschien niet mogelijk, maar roeien met de riemen die er zijn. Niet te moeilijk willen maken of te perfect willen doen.In de ideale wereld kun je een instrument als de iNavigator gebruiken binnen alle relevante applicaties, net als binnen DMS of zaaksysteem, om de vernietiging te regelen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2025 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
