Vernietiging van analoge documenten te bewaren die digitaal zijn gemaakt in DMS

Hoe hier mee om te gaan

Weergaven: 353

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

??? Ik begrijp je vraag niet?

Ik begrijp het ook niet, is er vooraf geen vervangingsbesluit genomen?

Beste Gert,

In a nutshell:

Bij digitalisering van analoge documenten is allereerst de afweging te maken of het over blijvend te bewaren archiefbescheiden gaat of op termijn te vernietigen.

Is het eerste het geval, dan dient er eerst een vervangingsbesluit vastgesteld te zijn en dient de vervanging van papier door digitale vastlegging beschreven te worden in een zogeheten handboek vervanging archiefbescheiden. Is dat allemaal volgens de regels uitgevoerd dan is er pas sprake van vervanging zodra de originele papieren versies daadwerkelijk vernietigd zijn.

Is er sprake van op termijn te vernietigen archiefmateriaal dan is een dergelijk vervangingsbesluit niet noodzakelijk en kunnen de papieren originelen na opname in het digitale archief vernietigd worden.

Er zijn nogal wat afwegingen te maken over het al of niet vervangen en vernietigen van archiefbescheiden. wellicht kun je wat meer achtergrondinformatie geven zodat de beantwoording van je vraag wat meer "to the point" kan zijn.

Ook voor te vernietigen documenten moet een vervangingsbesluit genomen worden, bewaartermijnen kunnen soms 110 jaar zijn. Zie met de tijdelijkheid van systemen en
Migraties dat er problemen ontstaan met het beheer van documenten. My-Lex is niet altijd een oplossing.



jack karelse zei:

??? Ik begrijp je vraag niet?


Het gaat om te bewaren analoge documenten die digitaal in dms zitten en er is nog geen vervangingsbesluit.
Gert Carras zei:



jack karelse zei:

??? Ik begrijp je vraag niet?

aha, dan zul je de analoge documenten dus niet mogen vernietigen. Of je neemt een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht.

Zo zou ik het ook doen. Verder is een steekproef op kwaliteit bij de reeds gescande archiefbestanden ook geen overbodige luxe. En dat gaat verder dan het aflezen van een beeldscherm. De vraag is ook of je huidige technische middelen, dan wel die zijn ingezet ten tijden van digitalisering, voldoen aan de standaarden (lees minimale eisen) die je benoemt in het handboek vervanging. Ik heb vorig jaar een opdracht uitgevoerd waarbij ik uiteindelijk moest constateren dat alle scans, die men zag als volwaardig digitaal archief, niet voldeden aan de minimale kwaliteitseisen (zoals leesbaarheid/ volledigheid / OCR / metadata / resolutie / bestandstype).

Voor dat laatste is de "Handreiking vervanging archiefbescheiden" vanuit het Nationaal Archief een mooie bron.

jack karelse zei:

aha, dan zul je de analoge documenten dus niet mogen vernietigen. Of je neemt een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden