Beste collega's,
 
Mijn organisatie vervangt regelmatig (op termijn te vernietigen) fysieke documenten voor digitale informatieobjecten om zodoende de werkprocessen te verbeteren en een zo min mogelijk hybride archief te hebben. Het proces is goed ingericht en bestuurlijk "afgehecht" met een besluit vervanging, een vervangingsregister en een jaarlijkse verklaring van vervanging.
 
Het onderhouden en beheren van het vervangingsregister is een behoorlijk arbeidsintensief klusje. Dit zou ik graag vereenvoudigen. Is er iemand die tips of praktijkvoorbeelden heeft om het onderhoud van het vervangingsregister te vereenvoudigen?
 
Ik hoor het graag!
 
Met vriendelijke groet,
Arjan

Weergaven: 446

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goedemiddag Arjan,

Kun jij uitleggen wat een vervangingsregister is? Hier bij de gemeente Dronten hebben we dat (vermoedelijk) niet. Wij hebben vervanging voor wat zaakgericht verwerkt wordt maar we houden niet bij wat daadwerkelijk vervangen wordt.

Bij de gemeente waar ik eerder voor werkte werden wel scanbatch-formulieren bewaard. Op deze formulieren wordt aangegeven wat er gescand is, door wie er gescand is en wie de 4-de ogen waren. Of ze dit nu nog doen kan ik je niet vertellen.

Maar een vervangingsregister bijhouden ken ik niet.

Gegroet Jan-Jaap

Goedemiddag Jan-Jaap,

Excuus voor mijn late antwoord.

Binnen het besluit vervanging van mijn organisatie is vastgelegd dat we een vervangingsregister bijhouden van (het wat en waarom van) alle fysieke documenten die we vervangen voor digitale exemplaren.

Omdat we sinds een aantal jaren bijna alle fysieke documenten (die we nog binnen krijgen) vervangen voor digitale exemplaren (ten behoeve van het digitale werkproces) is het bijhouden daarvan inmiddels een behoorlijk arbeidsintensief klusjes.

Dat zou ik graag anders willen inrichten en daarom zocht ik naar andere voorbeelden.

Met vriendelijke groet,

Arjan

Hoi Arjan,

kan je me vertellen hoe het 'bijhouden' en 'beheren' er in de praktijk in grote lijnen uit ziet? 

Met de informatie die ik nu heb zou ik net als Jan-Jaap de oplossing creëren vanuit het (zaak)systeem waarin je de binnengekomen stukken registreert. Hieruit een overzicht produceren lijkt me niet de grootste uitdaging. Als het registeren handmatig gebeurt (slim scannen wordt nog niet overal toegepast) en je wilt dat efficiënter maken dan heb je een andere uitdaging.

Denk graag met je mee.

Groeten,

Johannes

Volgens mij is het zo dat je in het handboek vervanging archiefbescheiden opneemt welk bereik de vervangingsprocedure omvat. Je geeft daarbij dus op voorhand aan welke documentreeksen komen te vallen onder het vervangingsbesluit. 

Voor zover ik weet hoef je dan niet nog extra zoiets als een "vervangingsregister" bij te houden.

Artikel 8 van het Archiefbesluit eist dat je van iedere vervanging een verklaring opstelt met ten minste een specificatie van de [...] vervangen [...] archiefbescheiden. Ik denk dat Arjan dat bedoelt met een 'register'.

Jaren geleden heb ik al eens beschreven hoe je dat eenvoudig zou kunnen regelen in je DMS of Hoe Je Het Systeem Dan Ook Noemt:

Het specificeren van vervanging kan gemakkelijk in de metadata in het DMS of HJHSDON. Het lijkt mij voldoende als je bij ieder document twee velden toevoegt:
Vervangen ja/nee
Vervangen op dd/mm/yyyy
(Misschien kan het ook wel alleen met het tweede veld, trouwens).
In je verklaring verwijs je dan naar de documenten die in het DMS of HJHSDON zijn gemarkeerd met Vervangen op dd/mm/yyyy. Het mooie van deze specificatie is dat je hem precies zo lang bewaart als nodig is. Als het om permanent te bewaren archiefstukken gaat, moet je de metadata ook permanent bewaren. Als het om te vernietigen documenten gaat, vernietig ik de specificatie tegelijk met de rest van het document en de metadata. Als een archiefstuk vernietigd is, is het volgens mij niet meer relevant dat dit bij leven en welzijn het resultaat van vervanging was.

Leon van Oosterom zei:

Volgens mij is het zo dat je in het handboek vervanging archiefbescheiden opneemt welk bereik de vervangingsprocedure omvat. Je geeft daarbij dus op voorhand aan welke documentreeksen komen te vallen onder het vervangingsbesluit. 

Voor zover ik weet hoef je dan niet nog extra zoiets als een "vervangingsregister" bij te houden.

Hartelijk dank voor de reacties heren, en excuus dat ik zo laat reageer (de Archiefwet 2021 heeft behoorlijk wat tijd gekost afgelopen periode).

Zoals Ingmar al stelt doel ik op deze specificatie die in artikel 8 van het Archiefbesluit staat. In het Besluit vervanging van mijn organisatie is dit vastgelegd als een vervangingsregister (daar hebben we dus zelf voor gekozen een aantal jaren terug), waar deze specificatie plaats vindt.

Ik ga eens kijken of jullie voorstel om dit in de metadata op te nemen (en daar eventueel een rapportage uit op te maken) mogelijk is binnen onze systemen. Dank voor de tip.

Een idee waar wij nu intern over aan het nadenken zijn is om ons Besluit vervanging als het ware "om te draaien". Hiermee besluiten we om alle fysieke documentatie voor de primaire processen standaard te vervangen door digitale reproducties. Alleen de uitzonderingen (uitzonderlijke processen) op deze regel zullen worden vastgelegd.

Weten jullie toevallig of bovenstaande is toegestaan?

 

 

Hoi Arjan, ik weet niet bij welke of welk type organisatie je werkzaam bent maar bij de Politie werd in een recent verleden vergelijkbare randvoorwaarden gecreëerd om de diverse fysieke poststromen dagelijks het hoofd te kunnen bieden. Intern werkt men aldaar in de uitvoer namelijk al een tijdje digitaal. 

Maar als ik het goed begrijp willen jullie ook in retrospectief zoveel als mogelijk kunnen vervangen? Is dat on demand of wil je daar een project voor optuigen? Ik zou namelijk zo min mogelijk extra moeite steken (dus alleen het noodzakelijk) in de papieren wereld. Verder welke uitzonderingen blijven dan in fysieke staat? Ken er zelf weinig die verplicht zijn zoals Bankgaranties.  

Hi Johannes,

Dank voor je antwoord.

Ja, ik werk bij een soortgelijke grote organisatie die in eenzelfde situatie zit. Goed om te horen dat bij de Politie vergelijkbare randvoorwaarden zijn gecreëerd.

Nee, wij gaan niet in retrospectief vervangen, daar gaan we geen energie meer in steken. De uitzonderingen zijn in sommige gevallen verplicht en in sommige gevallen nog "legacy". Deze legacy gevallen pakken we aan zodra daar capaciteit voor is. We hebben de afgelopen jaren al een aantal flinke slagen kunnen maken in het digitaal werken.

Als er voor de rest geen reacties meer komen op mijn vraag of we ons Besluit vervanging op deze manier mogen "omdraaien" ga ik dit uitvragen bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.   

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden