Beste collega's,
 
Mijn organisatie vervangt regelmatig (op termijn te vernietigen) fysieke documenten voor digitale informatieobjecten om zodoende de werkprocessen te verbeteren en een zo min mogelijk hybride archief te hebben. Het proces is goed ingericht en bestuurlijk "afgehecht" met een besluit vervanging, een vervangingsregister en een jaarlijkse verklaring van vervanging.
 
Het onderhouden en beheren van het vervangingsregister is een behoorlijk arbeidsintensief klusje. Dit zou ik graag vereenvoudigen. Is er iemand die tips of praktijkvoorbeelden heeft om het onderhoud van het vervangingsregister te vereenvoudigen?
 
Ik hoor het graag!
 
Met vriendelijke groet,
Arjan

Weergaven: 205

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goedemiddag Arjan,

Kun jij uitleggen wat een vervangingsregister is? Hier bij de gemeente Dronten hebben we dat (vermoedelijk) niet. Wij hebben vervanging voor wat zaakgericht verwerkt wordt maar we houden niet bij wat daadwerkelijk vervangen wordt.

Bij de gemeente waar ik eerder voor werkte werden wel scanbatch-formulieren bewaard. Op deze formulieren wordt aangegeven wat er gescand is, door wie er gescand is en wie de 4-de ogen waren. Of ze dit nu nog doen kan ik je niet vertellen.

Maar een vervangingsregister bijhouden ken ik niet.

Gegroet Jan-Jaap

Goedemiddag Jan-Jaap,

Excuus voor mijn late antwoord.

Binnen het besluit vervanging van mijn organisatie is vastgelegd dat we een vervangingsregister bijhouden van (het wat en waarom van) alle fysieke documenten die we vervangen voor digitale exemplaren.

Omdat we sinds een aantal jaren bijna alle fysieke documenten (die we nog binnen krijgen) vervangen voor digitale exemplaren (ten behoeve van het digitale werkproces) is het bijhouden daarvan inmiddels een behoorlijk arbeidsintensief klusjes.

Dat zou ik graag anders willen inrichten en daarom zocht ik naar andere voorbeelden.

Met vriendelijke groet,

Arjan

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden