Vanuit de afdeling sociaal domein van onze gemeente heb ik het volgende vraagstuk gekregen met verzoek hierover actief mee te denken (onze functionaris gegevensbescherming is ook gevraagd om mee te denken):

 

Gegeven de omstandigheden:

  • dat we steeds meer thuis en op locatie (bij klanten/in het gebied) werken;
  • dat we nog zeker een jaar te maken hebben met papieren dossiers, omdat we helaas niet (volledig) digitaal werken;
  • dat wij zo efficiënt mogelijk moeten werken in het sociaal domein

HOE kunnen we dan zo veilig mogelijk werken met de minste kans op lekken van data of klant informatie.

Het management van het sociaal domein wil hun medewerkers hierbij zo goed mogelijk faciliteren.

 

Ik ben heel erg benieuwd naar ervaringen bij andere gemeenten/organisaties die ook met dit vraagstuk of soortgelijke vraagstukken te maken hebben (gehad). Alle suggesties/ideeën zijn welkom!

Weergaven: 330

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goede vraag, lijkt me ook iets voor personeelszaken, het heeft ook met integriteit te maken. Hoe ga je om datalekken?

Ik zou inzetten op het "on-demand" digitaal via de werkomgeving beschikbaar stellen van papieren dossiers.

Daarmee gebruik je in ieder geval de veiligheidswaarborgen van het eigen systeem en is de toegankelijkheid ook gewaarborgd.

maar ook ik ben heel benieuwd hoe andere gemeenten/organisaties dit reële probleem aanpakken of gaan aanpakken

Personeelszaken wordt ook betrokken bij dit vraagstuk inderdaad. Naast vertegenwoordiging van personeelszaken worden ook de CISO en de FG erbij betrokken. 

Yvonne Welings zei:

Goede vraag, lijkt me ook iets voor personeelszaken, het heeft ook met integriteit te maken. Hoe ga je om datalekken?

Een bekend dilemma waarbij ik in de oplossingen sfeer mij aansluit bij Leon van Oosterom. Omdat fysiek per (beveiligde) koerier geen doen is ivm logistiek, doorlooptijd en extra kosten meebrengt zal je het binnen de eigen ICT voorzieningen moeten zien te faciliteren. Als er bij jouw organisatie ook anno 2020 nog steeds fysieke dossiers worden gevormd, en deze aan elkaar beschikbaar moeten zijn, dan wordt de informatiepuzzel wel wat complexer. Ik ga er in jou situatie(s) van uit dat de fysieke dossiers enkel nodig zijn ter inzage? Dus reeds bestaand gevormd archief van een jaar of wat oud.
Zo ja dan zou je deze lokaal kunnen scannen en een kopie per netwerkmap/onedrive/sharepoint (ook Teams) beschikbaar kunnen stellen, met mailen als laatste optie (= foutgevoelig, beperkingen bij grote bestanden als bijlage en de minst veilige dataverbinding). Zo vormt zich een nieuwe bron ter input van het werkproces. Die bij voorkeur na het verlopen van de doelbinding vernietigen.  
Let wel deze kopieën zijn geen vervanging van de bestaande fysieke documenten tenzij je een vervangingsbesluit hebt en dito -handboek op dit domein (incl technische randvoorwaarden bij de implementatie). Inzage digitaal op afstand enig sinds geregeld.

Dan de andere input kant. Gaat het in jouw situatie ook over inkomende fysieke stukken als zijnde post?
Die kan je ook op eenzelfde manier verwerken. Ook dat blijven digitale kopieën. De reeds digitaal binnengekomen stukken zijn digital born. Dus die vooral NIET uitprinten! euro in de pot welke collega dat nog wel koppig blijft doen ;-)  

Het vormen van dossiers cq het verwerken van de output is een andere uitdaging. Hebben jullie een zaaksysteem? 

Ik zou inzetten op het versneld digitaliseren en zoals Leon ook aangeeft on demand digitaliseren. Digitaal is de toekomst en Corona en het online en thuiswerken heeft dit alleen maar versneld.

Ik zou inzetten op het versneld digitaliseren en zoals Leon ook aangeeft on demand digitaliseren. Digitaal is de toekomst en Corona en het online en thuiswerken heeft dit alleen maar versneld.

Hoi Marieke, bedoel je met versneld digitaliseren een nieuwe (definitieve) werksituatie creëren? 

Marieke Klomp zei:

Ik zou inzetten op het versneld digitaliseren en zoals Leon ook aangeeft on demand digitaliseren. Digitaal is de toekomst en Corona en het online en thuiswerken heeft dit alleen maar versneld.

Ja. Ik begrijp goed dat men enerzijds op zoek is naar een tijdelijke tussenoplossing. Anderzijds is mijn ervaring dat tijdelijke tussenoplossingen een heel langdurig permanent karakter kunnen krijgen. En een argument kunnen worden om het creeeren van de nieuwe werksituatie zelfs uit te stellen. 

Duidelijk. Daar zit hem ook vaak de crux: Wat kan je redelijk vlot in gang zetten op korte termijn met interne samenwerking? Wat zijn de voorzieningen en tot hoever rijkt je beïnvloedingssfeer? Wetende dat het tijdelijk is omdat je misschien stappen moeten overslaan.
Het is verder ook niet te voorspellen hoe het nieuwe werknormaal eruit komt te zien als overheidsorganisatie. Wat ik gelukkig wel zie bij verschillende opdrachtgevers is een grote verandering in het denken en doen, mede uit nood, waardoor de versnelling in digitaal werken feitelijk al in gang is gezet. Hybride werken was (begin) anno 2020 ook eigenlijk al onhoudbaar. Een bijzonder mooie werktijd om informatieprofessional te zijn :-)

Heb je iets gehad aan de reacties gehad Hendrika?

Ja, ik heb er zeker wat aan gehad. Het was ook al wel waar wij als organisatie aan zaten te denken, maar toch is het mooi om te lezen hoe anderen hierin staan.

Dank voor de reacties!

Johannes Lijnse zei:

Heb je iets gehad aan de reacties gehad Hendrika?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden