Toekomst DIV

 

Komende jaren gaat er binnen het team DIV van de Gemeente Purmerend nogal wat veranderen. Volgend jaar komt er een nieuw zaaksysteem waarmee we (hopelijk) eindelijk afscheid kunnen nemen van de hybride situatie waarin we al geruime tijd zitten. Daardoor zullen we veel minder uitvoerende taken hebben en ons meer gaan richten op controlerende en adviserende werkzaamheden. Naast dat onze rollen en taken gaan veranderen, hebben wij tevens een flink aantal collega’s die de komende jaren met pensioen zullen gaan. Het DIV-vak is nog altijd niet bepaald aantrekkelijk voor jonge mensen, terwijl hun kennis in een steeds digitaler wordende werkomgeving juist erg gewenst is. Binnenkort gaan wij tijdens een teamdag brainstormen over hoe wij de toekomst van DIV zien. Wij zijn op zoek naar iemand (liefst vanuit een gemeentelijke organisatie) die zijn/haar ervaringen met dit verandertraject met ons wilt delen. Het is wel belangrijk dat diegene naast de nodige ervaring op het gebied van volledig digitaal werken ook een duidelijke visie heeft over de toekomst van DIV….

Weergaven: 1034

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Een andere mogelijkheid is dat he gezamenlijk een verandertraject inzet. Waar ligt je kracht, waar ligt je zwakte? GO opkeidingen doet dit soort trajecten, je zou eens bij Erik Kokke kunnen informeren. 

Femke, ik denk dat we vanuit de gemeente Amsterdam wel een interessant verhaal hebben om met jullie te delen, want de ontwikkelingen die je schetst hebben wij alweer de nodige jaren achter ons liggen. Als je interesse in ons verhaal hebt, stuur me dan even een mailtje (r.ouwerkerk2@amsterdam.nl).

het is goed om verschillende ontwikkelingen naast elkaar te leggen en van daaruit keuzes te maken voor jullie zelf. Jullie ambitie en de ambitie van de organisatie.
Dat DIV-vak is niet meer aantrekkelijk is, klopt denk ik. Het is nog steeds een onbekend fenomeen en verdwijnend. Je rolt er niet meer in. Het klassieke werk verdwijnt in rap tempo. Functioneel beheer en gebruikersondersteuning komen in de plaats. En er moet wel iemand of meerdere personen zijn die het informatiebeheer in de juiste banen leiden, incl. archivering, ongeacht het systeem.
Het zaaksysteem is slechts een van de systemen, met een ander doel dan het oude, vertrouwde DMS. De wereld is veranderd.

@Jack, ik zie ook dat veel traditionele kennis verdwijnt en niet op een andere manier weer terugkomt. Je ziet bij andere vakgebieden dat daar gewerkt wordt aan een toekomstbestendige toekomst, de overdracht van de kennis van de oudere generatie aan de nieuwe.  Zie bijvoorbeeld pagina 16 in het Magazine. Wat in deze ook niet bijdraagt, is het vervallen van de diploma eis in de Archiefwet 2021. Niet dat het huidig opleidingsaanbod echt aansluit bij de beroepspraktijk, maar dit is echt het kind met het badwater weggooien.

hallo Yvonne, welke traditionele kennis bedoel je? Deels verdwijnt inderdaad kennis van /over de papieren archieven en vakinhoudelijke kennis. En helaas is er op veel plaatsen te weinig oog (geweest) voor die kennis. Die kennis was er al niet en is de DIV een afdeling met een gebrek aan actuele kennis. Op andere plaatsen is de DIV een afdeling geworden die alleen oog heeft voor het zaaksysteem en zaakgericht werken. Met zaaktypecatalogi die onvolledig zijn en kant nog wal raken. Ja, er is meer dan genoeg om ons zorgen om te maken.

Vervallen van de diploma-eis. Tsja. Waar haal je de archivarissen vandaan als er overal eentje aangewezen moet zijn? Ze zijn er niet of er komt teveel op het bordje van de weinige die er zijn. Dan komt het ook niet goed.
Nu al wordt veel toezicht gehouden op informatiebeheer door niet-archivarissen. 
Ik ben benieuwd hoe et uiteindelijk wordt.

Alles bij elkaar is het een heel vraagstuk, met diverse invalshoeken en mogelijkheden. Hopelijk maken veel overheden goede voornemens op gebied van de informatiehuishouding :-)

Beide terreinen, ik herken je zin bij de weinige archivarissen komt te veel op het bordje. Toch vind ik de ontwikkeling met partijen, inclusief VHIC, niet goed. Kennis moet ook geborgd zijn binnen een organisatie. Externe partijen kunnen adviseren, maar daarna moet de kennis binnen de eigen organisatie aanwezig zijn.

Overigens heb ik een genuanceerder beeld van DIV medewerkers, de ene gemeente is de andere niet. Bij vooral grote gemeenten en gemeenten die samenwerken zoals Dimpact is veel specialistische kennis in huis. In Noord-Brabant verrichten op dit moment alleen de archivarissen horizontaal toezicht, best een grote provincie. Ik hoorde wel dat het IBT Limburg gebruik maakt van Doxis, omdat de specifieke kennis ontbreekt.

Daarnaast denk ik dat VNG Realisatie een andere rol moet krijgen dan nu, in plaats van diverse handreikingen (van de vele) zzp ers, gewoon concrete kennis aanreiken hoe het moet.

En ook een soort realisme wat reikwijdte van de Archiefwet zou wenselijk zijn.

Begrijp me niet verkeerd! Ik denk dat ik ook een behoorlijk gevarieerd beeld heb van de DIV. De zorgen zijn terecht en de vraag Femke ook. Het is zoeken naar andere wegen. Ik denk dat Purmerend een afdeling heeft die dit aan kan en niet stil heeft gestaan in de tijd.

Ik denk wel dat het DIV-vak ten einde is, het vak waarin documentregistratie en dossiervorming een grote rol speelden. Die activiteiten verdwijnen in vrij snel tempo van DIV naar vakambtenaren en de burger. Functioneel beheer en gebruikersondersteuning mbt het zaaksysteem is veelal in de plaats gekomen. Maar dat is niet de hele wereld van het informatiebeheer. Daar horen ook andere applicaties en de schijven bij. Daarin en daarop moet informatie ook beheerd worden; het begeleiden daarvan zou veel meer onze tak van sport moeten zijn. Dat hebben we (te) lang laten liggen, denk ik. 
Als je nadenkt over de toekomst van een DIV-afdeling denk ik dat je er zo naar moet kijken. 

Je verwijzing naar VHIC kan ik niet plaatsen / begrijp ik niet. 
Ik ben VHIC-er en Beleidsmedewerker DIV bij een gemeente, beide parttime. Dat geeft best een aardige blik op het werkveld hoop ik :-)

Bedankt voor jullie reacties! We zijn vooral benieuwd naar de ervaringen van iemand die wat verder in dit verandertraject zit. We zijn in Purmerend gelukkig mondig genoeg voor de nieuwe rol als gebruikersondersteuner (informatiecoach vind ik eigenlijk een veel betere omschrijving). Het is altijd nuttig om te luisteren naar ervaringen van collega's van andere gemeenten. Dus Rens ik ga zeker op je aanbod in! Zelf ben ik met mijn 36 jaar de op één na jongste van het team. Alleen de inhuurkracht is jonger. Dat is juist ook wat zo frustrerend is: er is werk zat en uitdagingen genoeg maar de instroom van jonge mensen blijft uit ...   

succes!

jonge mensen komen/kwamen via traineeships, daar weet je alles van :-)

Jack, je moet mij ook niet verkeerd begrijpen. Ik geef een concreet voorbeeld. VHIC adviseert over het Zaakgericht werken bij een gemeente, en vertrekt na een tijdje. Dan moet voor die tijd de kennis zijn geborgd. 

Een van de oorzaken waarom DIV minder aantrekkelijk is geworden is m.i. het salaris. Je krijgt geen beleidsmedewerker op schaal 7 of 8. Die mensen met ervaring denken ook na en vertrekken

naar het bedrijfsleven. Je ziet dat ook bij archiefinspecteurs. 

ok

Yvonne Welings zei:

Jack, je noet mij niet verkeerd begrijpen. Voorbeeld VHIC adviseert bij het Zaakgeticht werken bij een gemeente, en vertelt ba een tijdje. Dan moet voor die tijd de kennis zijn geborgd. 

@Femke, het is een heel interessant traject waar je erg veel voordeel voor je team en je organisatie uit kan halen. Recent hebben we bij mijn gemeente de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem afgerond en zijn we gestart met de POC. Het is het tweede all-in-one, dus er ligt al een mooie basis voor digitaal werken.

In het verleden heb ik twee verandertrajecten bij gemeenten meegemaakt. De uitvoerende taken werden zoveel mogelijk overgeheveld naar secretariaten en de postintake naar het KCC. Het is een traject dat je niet moet onderschatten, want er spelen allerlei krachten op de achtergrond die het veranderen moeilijk maken. Ook terecht en goed te verklaren, bijvoorbeeld mensen die voor hun baan vrezen of vinden dat ze 'geen archivaris zijn', etc. Zo lang je de focus niet alleen op 'harde zaken' hebt, maar oog hebt voor de menselijke aspecten, dan kom je in stapjes verder. Wat ook helpt is als je de doelen klein houdt. Zorg eerst maar dat je de basis op orde krijgt; digitaal werken is echt niet de hemel op aarde. Systemen kunnen heel veel niet, wees daar eerlijk over.

Een paar jaar geleden heb ik een cursus gevolgd bij Dino4. Dat heeft wel geholpen, met name in de bevestiging dat veranderen complex is, maar haalbaar als je in beweging komt, kleine stapjes zet en rekening houdt met de mensen waar het om gaat.

Mijn persoonlijke opvatting als het gaat om de toekomst van DIV: ik zie veel goede mensen om me heen die een hoop voor elkaar krijgen. Het helpt om regelmatig bij collega's van andere gemeenten langs te gaan of te sparren. Ik heb zelf altijd behoefte aan praktische oplossingen. Beleid en visie zijn in mijn ogen heel erg overschat. Het is natuurlijk belangrijk dat je een richting hebt, maar de vertaling naar de werkvloer is heel belangrijk en wordt vaak 'vergeten' door de beleidsmakers. Ook vaak omdat ze geen idee hebben hoe het moet. Dan krijg je van die 'handreikingen' waarbij je eigenlijk helemaal niet meer weet wat je moet doen. Ik zou zeggen: lees ze vooral niet, maar denk zelf na, spar met collega's en vraag advies bij leveranciers. Op zich heeft Yvonne wel een punt dat de borging van kennis in de organisatie te weinig aandacht krijgt. Externe adviseurs kunnen je goed op weg helpen, maar je moet zelf ook blijven ontwikkelen.

Waar ik recent aan denk is de ontwikkeling dat steeds meer functionaliteit die je in een zaaksysteem hebt, ook in taakapplicaties terecht komen. Van webportalen tot archivering. De uitgangspunten van een paar jaar geleden dat je dat centraal regelt met een zaaksysteem zijn achterhaald. Toch zie je bij de aanbesteding dat alle leveranciers nog op het standpunt staan dat alles in het zaaksysteem kan. De dagelijkse praktijk is echter dat ik vooral bezig ben met oplossingen te verzinnen hoe bepaalde processen nog in het zaaksysteem komen, met allerlei omwegen omdat het systeem veel niet kan, of dat we aan het kijken zijn hoe je processen in andere applicaties kan inrichten. Het is complexe materie dat vraagt om betrokkenheid van meerdere disciplines, met niet alleen aandacht voor de archivering.

Mocht je een keer willen sparren, dan ben je altijd welkom. Stuur maar een PB.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden