OC curve uit handboek vervanging archiefbescheiden versie 1.0

Kwaliteit van de batch

Bij het vaststellen van een controleprotocol moet altijd de vraag zijn: hoeveel fouten accepteer ik?  Maar, de vraag is ook: Hoe groot is de kans dat ik met mijn controleprotocol te veel foute items ‘doorlaat’? Dit is met behulp van de ‘Operating Characteristics’ uit de norm vast te stellen.

Helaas is de OC curve op bladzijde 79 van het handboek onleesbaar.

Wie kan mij helpen aan een leesbaar exemplaar?

Weergaven: 321

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik kan je niet aan het handboek helpen. Wel kan ik je informeren dat sommige gemeentes over zijn gegaan op de volgende handelswijze met betrekking tot kwaliteitscontroles:

Kwaliteitsbewaking van zaken is gebaseerd op risicoanalyse. Onderstaande matrix geeft de omvang van controle weer. De nadruk van controleren ligt op zaken die langer bewaard moeten worden.

 

Categorie

Controle

Permanent te bewaren zaken

100%

Zaken met een vernietigingstermijn van > 10 jaar

50%

Zaken met een vernietigingstermijn van 6-10 jaar

20%

Zaken met een vernietigingstermijn van 1-5 jaar

10%

 

Aan alle beschikbare zaken is een categorie toegekend op basis van de bewaartermijn. Deze categorieën worden gewaardeerd met een wegingsfactor. De permanent te bewaren zaken zijn het belangrijkst om te controleren. De zaken met een vernietigingstermijn zijn van minder belang. Op grond van deze wegingsfactor is het percentage van controle toegekend. Permanent te bewaren zaken worden 100% gecontroleerd. Van zaken die tussen 1 en 4 jaar worden vernietigd wordt een steekproef van 10% genomen.

Beste Bert,

Ik weet niet zeker of je dit precies bedoelt, maar wellicht zijn de tabellen bruikbaar die Ingmar Koch enige tijd geleden op zijn blogpagina gepubliceerd heeft:

http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2010/12/kwaliteitscontr...

Met vriendelijke groet

Leon van Oosterom

Dag Leon,

Helaas staat ook op die site de niet leesbare OC curve. Ik blijf zoeken.

Bert



Leon van Oosterom zei:

Beste Bert,

Ik weet niet zeker of je dit precies bedoelt, maar wellicht zijn de tabellen bruikbaar die Ingmar Koch enige tijd geleden op zijn blogpagina gepubliceerd heeft:

http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2010/12/kwaliteitscontr...

Met vriendelijke groet

Leon van Oosterom

Bedankt voor je reactie Yvonne.

Eén van de uit te werken zaken uit het kaderdocument kwaliteitszorg van de gemeente is een instructie voor het uitvoeren van operationele kwaliteitscontroles. De omvang van de steekproef wordt bepaald met behulp van de AQL-methodiek. Zo ook de norm voor het afkeuren/goedkeuring van de steekproef. De onderverdeling (naar bewaartermijn) als wegingsfactor zullen we hierbij gaan betrekken. Maar een 100% controle vind ik een behoorlijke belasting, zeker gelet op beschikbare capaciteit hiervoor in de organisatie.

Yvonne Welings zei:

Ik kan je niet aan het handboek helpen. Wel kan ik je informeren dat sommige gemeentes over zijn gegaan op de volgende handelswijze met betrekking tot kwaliteitscontroles:

Kwaliteitsbewaking van zaken is gebaseerd op risicoanalyse. Onderstaande matrix geeft de omvang van controle weer. De nadruk van controleren ligt op zaken die langer bewaard moeten worden.

 

Categorie

Controle

Permanent te bewaren zaken

100%

Zaken met een vernietigingstermijn van > 10 jaar

50%

Zaken met een vernietigingstermijn van 6-10 jaar

20%

Zaken met een vernietigingstermijn van 1-5 jaar

10%

 

Aan alle beschikbare zaken is een categorie toegekend op basis van de bewaartermijn. Deze categorieën worden gewaardeerd met een wegingsfactor. De permanent te bewaren zaken zijn het belangrijkst om te controleren. De zaken met een vernietigingstermijn zijn van minder belang. Op grond van deze wegingsfactor is het percentage van controle toegekend. Permanent te bewaren zaken worden 100% gecontroleerd. Van zaken die tussen 1 en 4 jaar worden vernietigd wordt een steekproef van 10% genomen.

Hallo Bert en anderen,

Met interesse lees ik jullie discussie nu ik bezig ben om onze kwaliteitscontrole op zaakdossiers beter vorm te geven.

Of mijn reactie helemaal aansluit durf ik niet te zeggen, maar voor het inrichten van een steekproef denk ik ook aan risiconiveaus. Het idee is om zaken in te delen naar (3?) risiconiveaus. Daarbij is mijn gedachte nu, dat niet alleen bewaartermijn een rol speelt. Ook andere factoren maken dat je de ene zaak nauwkeurig wilt volgen (dus vaker wilt controleren) dan andere zaken. Ik denk daarbij aan andere risico's voor de organisatie, zoals juridisch, financieel, operationeel en afbreuk risico. (Deze opsomming heb ik niet zelf bedacht, maar komt uit de selectielijst voor gemeenten.) Ik loop er nu echter tegen aan hoe (hoog) het risico (kans x gevolg/impact) per zaaktype in te schatten. Ook met onze eigen vakspecialisten ben ik daar nog niet uitgekomen. Zijn er collega's onder jullie die hier ervaring mee hebben?

Ik heb de indruk, Eelco, dat de inhoud van het onderwerp kwaliteit wat verschuift. De percentages, zoals Yvonne ze noemt, gebruiken wij in ons DSP (i-Navigator) om zaakdossiers bij het (automatisch) archiveren te controleren. In Apeldoorn willen we de kwaliteitscontrole op zaakdossiers in een vroeg stadium aanpakken. Achteraf controleren is vrij zinloos en ondoenlijk gebleken, alleen al vanwege de grote hoeveelheden zaakdossiers. Elementen die je noemt om te kiezen, wat wel, wat niet, gebruiken wij eventueel ook. Hoe we het aanpakken kun je hier lezen: http://www.od-online.nl/artikel/od-februari-maart-2018/kwaliteitsmo...

 Beste Wim,

Om het artikel te kunnen lezen moet je een abonnement hebben op het blad.

is de informatie ook op een andere manier te delen? Ben erg geïnteresseerd hoe jullie het hebben aangepakt.

Bert

Ik stuur je een pb, Bert, en bespreek het met mijn collega.
 
Bert Brons zei:

 Beste Wim,

Om het artikel te kunnen lezen moet je een abonnement hebben op het blad.

is de informatie ook op een andere manier te delen? Ben erg geïnteresseerd hoe jullie het hebben aangepakt.

Bert

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden