In het meest recente model Besluit staat "Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging."

Veel overheden zetten informatie om naar PDF/A, ook diverse digitale informatie (documenten dan toch). De PDF/A wordt dan beheerd en gezien als duurzaam archiefdocument. 
Het model-besluit bestempelt dit als vervanging (terwijl het evt. conversie is). Toch is het een belangrijk punt.

Ik ben benieuwd welke overheden de digitale originelen van -om het niet te moeilijk te maken-  digitale Office-documenten en e-mails inderdaad beheren dan wel op welke manier de vervanging/conversie naar PDF/A is verantwoord/beschreven.

Weergaven: 601

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

In aanvulling hierop ben ik ook wel benieuwd of er organisaties zijn die ontvangen Pdf's optimaliseren zodat zij doorzoekbaar zijn. En wanneer dat inderdaad wordt gedaan, waar in het proces gebeurt dat en worden de originelen ook bewaard?

Hoi Jean-Luc,

Dank je voor de info. Als ik het goed begrijp is dat dus een standaard functionaliteit van Corsa. Weet jij misschien of er ook andere automatische oplossingen zijn voor als die functionaliteit niet in je systeem zit?

@ Christina: Adobe biedt in haar programma naast Acrobat Pro meer goede tools. Je kunt ook kijken naar: Abby PDF Converter, Easy-Separate van Easydata. Maar er zijn er meer op de markt

@Leon, bedankt voor de tips!

@Jean-Luc, dat klopt. Alleen welk bestand is je archiefbestand? De PDF of het origineel?

Jean-Luc Rouvroye zei:

Corsa zet alle bestanden automatisch om naar pdf, maar slaat ook altijd het bronbestand op. Volgens mij hangt het af van het bestandsformaat welk programmatje het omzet naar pdf. De originelen blijven dus bewaard, zie bijlage: de eerste rij zijn je origineel bestanden, de twee rij de archiefbestanden. Als je erop klikt (icoontje) opent het bestand.

nuttig onderzoek.
Wat wordt er aan het e-depot overgedragen? Het bestand in originele vorm of de PDF/a? Ik denk dat vele collega's de pdf-versie als archiefbestand beschouwen (zo heet het in Corsa ook) en verder niet nadenken over het origineel.

Dubbele opslag en beheer (tot in de eeuwigheid) is niet gewenst: bestanden moeten bij overdracht in duurzaam formaat geleverd worden. Wat is dat duurzame formaat?

Jean-Luc Rouvroye zei:

Christina, Leon heeft al wat genoemd. Je hebt ook nog Neevia. 

Jack, als je beide versies opslaat, dan is toch geen sprake van vervanging? Volgens mij is omzetten naar PDF vooral omdat dit prettig werkt in de viewer van het DMS. 

De Zuidelijke Rekenkamer heeft bij een onderzoek bij de Provincie Noord-Brabant over het omzetten naar PDF het volgende geconstateerd:

Uit het onderzoek is gebleken dat in Corsa gewerkt wordt met PDF-bestanden, zowel
voor Word-, PowerPoint-, Access- als voor Excelbestanden. Wanneer een Officebestand
in Corsa wordt opgeslagen, wordt door Corsa automatisch een PDF/Abestand
gegenereerd. De oorspronkelijke brondocumenten in Word-, PowerPoint-,
Access- of Excelformaat worden niet in Corsa opgenomen, maar blijven wel
beschikbaar zo lang er voldoende opslagruimte beschikbaar is of totdat de
brondocumenten expliciet worden opgeruimd. Met name voor Excel-en (eventuele)
Access-bestanden en in mindere mate ook voor PowerPoint- en Wordbestanden,
houdt dit in dat uitsluitend het eindresultaat van de oorspronkelijke berekeningen
(formules) blijven bestaan, terwijl de formules en ingebrachte variabelen niet meer
beschikbaar zijn. De rekenkamer constateert dat hierdoor bepaalde keuzes en
aannames die binnen een proces zijn gemaakt, niet meer kunnen worden
gereconstrueerd. Indien naast de bestanden in PDF/A-formaat tegelijkertijd ook de
oorspronkelijke brondocumenten worden vastgelegd in Corsa, moet Corsa voor een
correcte reproductie in staat zijn om de specifieke versie van de software vast te
leggen. De rekenkamer constateert dat Corsa dat in deze versie van het systeem
(nog) niet kan.

https://www.brabant.nl/politiek-en-bestuur/provinciale-staten/verga...

Bij de Provincie Noord-Brabant wordt die functionaliteit van Corsa kennelijk anders ingezet, maar eerlijk gezegd wist ik niet dat je de bronbestanden in Corsa kon opruimen. 

Heb zo mijn twijfels over hoe dogmatisch begrippen als creatievorm, brondocument of digitaal geboren worden gedefinieerd. Vanaf de jaren ’90 zijn de typemachines uit de kantoren verdwenen en zijn vanaf dat moment zijn in feite nagenoeg alle documenten digitaal geboren. De eerste officepakketten met Word (WP) en Excel worden soms al vanaf 1989 gebruikt. Maar pas nadat we deze hadden geprint kreeg het een formele processtatus. Tot voor nog niet zo heel lang geleden maakte niemand zich druk om de oorspronkelijke digitaal gecreëerde versies. Het werd dan wel digitaal gecreëerd, maar we gingen pas handelen op basis van het analoge dossier.

Wat betreft ontvangen documenten lijkt mij hier minder twijfel over. Een ontvangen document heeft immers door het versturen van de afzender formele betekenis en status gekregen. We weten dan helemaal niet of dat dan wel de oorspronkelijk gecreëerde versie was vanuit het gezichtspunt van de verzender. Tocht geven wij als ontvanger hier de originele status aan omdat het de versie is waarop wordt gehandeld. Misschien moeten we pas van creatieversie spreken in de vorm bevindt waaraan we er processtatus aan geven. Dat zou zelfs nu nog analoog kunnen zijn. Dan zijn alle creatieversies daarvoor werkversies en concepten waarop niet is gehandeld. Niet de creatie in de letterlijke zin bepaald dan of het origineel is, maar de versie/vorm/formaat waarin we het processtatus geven en het aan de zaak, het dossier wordt toegevoegd. Alles wat je er daarna aan vorm/formaat veranderd is dan een vorm van vervanging.

Het probleem doet zich voor wanneer we er al processtatus aan geven en al op handelen in formaten (Word, Excel, etc.) die we pas later in het proces, soms zelfs na afsluiting van het proces in duurzame formaten omzetten. Het omzetten in duurzame formaten moet misschien wel plaatsvinden op het moment dat het een formele status in de zaak, het dossier krijgt. Het is dus een kwestie van goed afspreken in welke vorm je er status aan toekent.

Jean-Luc, Het klopt inderdaad dat artikel 26a conversie en migratie buiten de reikwijdte houdt van vervanging zoals bedoeld in art. 26b. Neemt niet weg dat dit wel vormen van vervanging zijn, maar is hiervoor geen vervangingsbesluit vereist, wel een migratie-, conversieplan en achteraf een verklaring. Maar dat is een ander vraagstuk dan het moment en de vorm wanneer het stuk een processtatus krijgt. Wanneer je die vorm veranderd (migratie/conversie) nadat het een formele rol in een proces heeft gekregen doe je aan een vorm van vervanging.

Een PDF is op zichzelf helemaal geen doel. Het is ook helemaal geen probleem wanneer je de originele versie bewaard, wanneer je in afwachting van de nieuwe inzichten tot betere preservering maar kan voldoen aan de borging van het behoudt van duurzaamheid, authenticiteit, integriteit, en niet kan worden gemanipuleerd tot het moment van overbrenging (uiterlijk 20 jr). Begrijp tenminste dat je alleen in de dynamische en semi-statische niet de noodzaak ziet om deze in duurzame formaten om te zetten. Betekent dat dat je bij overbrenging deze dan wel in een duurzaam formaat omzet? Wanneer de originele formaten dan ook nog bewaard blijven hebben de duurzame formaatversies slechts een kopiestatus. Maar wanneer je wel die originele exporteert die kennelijk al die jaren al aan de vereiste borging voldoet, en niet de PDF versies, moet je je afvragen waarom je organisatie dan nog PDF versies maakt

Dat je afzonderlijke versies voor verschillende raadpleegfunctie toepast kan ik inkomen, Maar vertrouw je de duurzaamheid het origineel dan niet meer omdat je voor preservering toch nog een en afzonderlijk, kennelijk betrouwbaarder opslagformaat opneemt?  Dat blijft dan immers een kopie van het origineel. En wat als blijkt dat het origineel op termijn toch gebreken vertoond, vertrouw je dan weer wel op het preservering exemplaar?

Dat het e-depot wel 1200 bestandsformaten kan herkennen is het punt niet. Maar dat die bestandsformatie tot dat moment van opname een voldoende geborgd duurzaam, authentiek en integer leven hebben geleid. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden