Binnen mijn organisatie wordt voor een aantal processen gewerkt met het systeem Competensys. Bij het opstellen van het informatiebeheerplan voor de betreffende afdelingen heb ik geconstateerd dat hierin archief wordt gevormd en dat dat Competensys (in ieder geval zoals wij dat hebben draaien) niet voldoet aan de Archiefwet.

De afdelingen hebben daarop de opdracht te geven om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de archivering te verbeteren en op orde te krijgen. Competensys geeft aan dat zij verschillende aspecten van informatiebeheer (zoals vernietiging) voor diverse klanten uitvoeren.

Ik ben op zoek naar collega's die hier ervaring mee hebben, zodat we van die aanpak kunnen leren!

Weergaven: 235

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Marieke, ik ken het systeem niet, maar heb laatst wel een demonstratie bijgewoond van Bart Suers van Key2Control. Niet echt een oplossing voor je vraagstelling maar geeft wel een goed beeld om kwaliteitsbeheer te monitoren.

Mijn advies zou zijn audit het systeem.

op welke punten voldoet Competensys niet aan de Archiefwet?

Twee weken geleden kreeg ik de tip van iemand van VNG Realisatie dat wanneer je als gemeente aanbesteedt op grond van de nieuwe GIBIT (vanaf 2017/18?) archivering kunt eisen van een leverancier. Overigens kont uit onderzoek dat wij zelf hebben gehouden naar de archivering van videotulen ook maar voren dat je naast GIBIT altijd algemene inkoopvoorwaarden moet hanteren. Aanbesteding is een vak apart.

Er zijn twee problemen (in mijn ogen):

- Er kunnen geen bewaartermijnen worden toegekend.

- De structuur van Competensys is 100 % client-gericht, niet proces-gericht waardoor het toekennen van bewaartermijnen op resultaat van het proces niet mogelijk is. Het systeem wordt namelijk gebruikt voor verschillende processen met verschillende bewaartermijnen.

De leverancier geeft aan verschillende taken voor andere klanten uit te voeren en ik hoopte via Breed in contact te komen met vakgenoten die ervaring hebben met Competensys en informatiebeheer.

jack karelse zei:

op welke punten voldoet Competensys niet aan de Archiefwet?

Dat klopt Yvonne, dat is zo. En dat doen we ook bij nieuwe aanbestedingen. Alleen soms heb je te maken met bestaande systemen waarvoor een oplossing gevonden moet worden.

Yvonne Welings zei:

Twee weken geleden kreeg ik de tip van iemand van VNG Realisatie dat wanneer je als gemeente aanbesteedt op grond van de nieuwe GIBIT (vanaf 2017/18?) archivering kunt eisen van een leverancier. Overigens kont uit onderzoek dat wij zelf hebben gehouden naar de archivering van videotulen ook maar voren dat je naast GIBIT altijd algemene inkoopvoorwaarden moet hanteren. Aanbesteding is een vak apart.

Dat klopt, wij hebben die nu ook voor Youforce gevonden.

dat zijn twee lastige punten. Het is niet anders. Het betekent dat selectie op een creatieve manier vorm gegeven moet worden. Ik zou zeggen: geniet er van! Laat zien dat je dit kunt en ga niet te veel uit van onze kijk op de materie en onze wensgedachte dat systemen aan archiveringseisen -liefst nog by design ook- moeten voldoen en anders niet deugen. 

Marieke Klomp zei:

Er zijn twee problemen (in mijn ogen):

- Er kunnen geen bewaartermijnen worden toegekend.

- De structuur van Competensys is 100 % client-gericht, niet proces-gericht waardoor het toekennen van bewaartermijnen op resultaat van het proces niet mogelijk is. Het systeem wordt namelijk gebruikt voor verschillende processen met verschillende bewaartermijnen.

De leverancier geeft aan verschillende taken voor andere klanten uit te voeren en ik hoopte via Breed in contact te komen met vakgenoten die ervaring hebben met Competensys en informatiebeheer.

jack karelse zei:

op welke punten voldoet Competensys niet aan de Archiefwet?

Dankjewel, Marieke, voor de waarschuwing. N.a.v. jouw post ben ik bij mijn gemeente, Tilburg, gaan navragen, en wij blijken het systeem ook te gebruiken. Het was nog niet bij mij in beeld. Dit wordt voor mij, na YouForce, de tweede uitdaging tot creativiteit :-). Als ik me er wat beter in verdiept heb, neem ik contact met je op.
 
Marieke Klomp zei:

Er zijn twee problemen (in mijn ogen):

- Er kunnen geen bewaartermijnen worden toegekend.

- De structuur van Competensys is 100 % client-gericht, niet proces-gericht waardoor het toekennen van bewaartermijnen op resultaat van het proces niet mogelijk is. Het systeem wordt namelijk gebruikt voor verschillende processen met verschillende bewaartermijnen.

De leverancier geeft aan verschillende taken voor andere klanten uit te voeren en ik hoopte via Breed in contact te komen met vakgenoten die ervaring hebben met Competensys en informatiebeheer.

jack karelse zei:

op welke punten voldoet Competensys niet aan de Archiefwet?

Hoi Roland, prima, graag. Ik ben heel benieuwd naar hoe de inrichting en het gebruik van het systeem bij de gemeente Tilburg is.

Roland van Abel zei:

Dankjewel, Marieke, voor de waarschuwing. N.a.v. jouw post ben ik bij mijn gemeente, Tilburg, gaan navragen, en wij blijken het systeem ook te gebruiken. Het was nog niet bij mij in beeld. Dit wordt voor mij, na YouForce, de tweede uitdaging tot creativiteit :-). Als ik me er wat beter in verdiept heb, neem ik contact met je op.
 
Marieke Klomp zei:

Er zijn twee problemen (in mijn ogen):

- Er kunnen geen bewaartermijnen worden toegekend.

- De structuur van Competensys is 100 % client-gericht, niet proces-gericht waardoor het toekennen van bewaartermijnen op resultaat van het proces niet mogelijk is. Het systeem wordt namelijk gebruikt voor verschillende processen met verschillende bewaartermijnen.

De leverancier geeft aan verschillende taken voor andere klanten uit te voeren en ik hoopte via Breed in contact te komen met vakgenoten die ervaring hebben met Competensys en informatiebeheer.

jack karelse zei:

op welke punten voldoet Competensys niet aan de Archiefwet?

Genieten, dat doe ik zeker! We gaan een tweesporenbeleid volgen: enerzijds het thema agenderen voor de volgende aanbesteding, zodat informatiebeheer wel meegenomen wordt. Bij het volgende systeem kunnen we dan het wel 'by design' inrichten. Voor nu gaan we kijken wat er mogelijk is en voor de organisatie in ieder geval de risico's (ook ten aanzien van privacy) inzichtelijk maken, zodat we geïnformeerde en onderbouwde keuzes kunnen maken.

jack karelse zei:

dat zijn twee lastige punten. Het is niet anders. Het betekent dat selectie op een creatieve manier vorm gegeven moet worden. Ik zou zeggen: geniet er van! Laat zien dat je dit kunt en ga niet te veel uit van onze kijk op de materie en onze wensgedachte dat systemen aan archiveringseisen -liefst nog by design ook- moeten voldoen en anders niet deugen. 

Marieke Klomp zei:

Er zijn twee problemen (in mijn ogen):

- Er kunnen geen bewaartermijnen worden toegekend.

- De structuur van Competensys is 100 % client-gericht, niet proces-gericht waardoor het toekennen van bewaartermijnen op resultaat van het proces niet mogelijk is. Het systeem wordt namelijk gebruikt voor verschillende processen met verschillende bewaartermijnen.

De leverancier geeft aan verschillende taken voor andere klanten uit te voeren en ik hoopte via Breed in contact te komen met vakgenoten die ervaring hebben met Competensys en informatiebeheer.

jack karelse zei:

op welke punten voldoet Competensys niet aan de Archiefwet?

Dat lijkt mij helemaal in orde!

Ik heb gehoord dat steeds meer leveranciers bezig zijn met mogelijkheden om informatie te kunnen verwijderen. "Vroeger" was dat nog niet zo nodig / geen vraagstuk.

Fijne dag.

Marieke Klomp zei:

Genieten, dat doe ik zeker! We gaan een tweesporenbeleid volgen: enerzijds het thema agenderen voor de volgende aanbesteding, zodat informatiebeheer wel meegenomen wordt. Bij het volgende systeem kunnen we dan het wel 'by design' inrichten. Voor nu gaan we kijken wat er mogelijk is en voor de organisatie in ieder geval de risico's (ook ten aanzien van privacy) inzichtelijk maken, zodat we geïnformeerde en onderbouwde keuzes kunnen maken.

Dat hoorde ik ook, Alfresco is nu ook met een nieuwe versie gekomen, met de AVG moeten ze wel.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden